На практиці допустимим є ситуація, коли підзвітна особа витрати на господарські потреби або на закупівлю сільгосппродукції проводить за рахунок власних коштів, після чого товариство відшкодовує такому працівнику витрачені суми. В цьому випадку підзвітна особа всі дії виконувані їм при витрачанні коштів на ці цілі повинна здійснювати від імені і за рахунок товариства.

Видавати готівку під звіт з каси можна за умови повного звіту конкретної підзвітної особи по раніше виданих під звіт сумах.

Видача готівки під звіт оформляється видатковим касовим ордером.

Підзвітна особа зобов'язана відзвітувати по виданих йому сумах. Звітування проходить в наступному порядку:

складається звіт про використання засобів, наданих на відрядження або під звіт;

касир оформляє прибутковий ордер (при поверненні невикористаних грошових коштів підзвітною особою) або витратний ордер (при перевитраті грошових коштів підзвітною особою).

Порядок заповнення звіту наступний.

Основні реквізити звіту на лицьовій і оборотній стороні заповнює підзвітна особа (дата складання, призначення авансу, розмір отриманих і витрачених сум готівки, перелік підтверджуючих документів). Решта граф звіту, такі як:

«Звіт перевірений»;

«Залишок внесений (перевитрата видана) в сумі по касовому ордеру»;

бухгалтерські проводки;

розрахунок штрафу і суми утриманого податку за несвоєчасно повернені витрачені засоби на відрядження або під звіт (заповнюється у разі порушення обличчям термінів представлення звіту, що відряджається (підзвітним) і повернення підзвітних сум) - заповнює особа, що надала грошові кошти в підзвітну суму (бухгалтер), а графи – «Доцільність проведених витрат підтверджую», «Звіт затверджений», підписує керівник товариства.

Відривну частину звіту - розписку заповнює і підписує працівник товариства, якому підзвітна особа здає звіт. По суті, розписка, також як і квитанція прибуткового касового ордера є для підзвітної особи документом, підтверджуючим виконання певних зобов'язань (своєчасність звіту і повернення залишку підзвітних сум).

Видача готівки під звіт на відрядження. Товариство, направляючи працівника у відрядження, зобов'язано забезпечити його грошовими коштами (авансом) в розмірах, в межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житлового приміщення і добові.

Працівник відправляється у відрядження на підставі наказу (розпорядження) керівника товариства. Відрядження працівника оформляється посвідченням про відрядження, в якому указується пункт призначення, назва товариства на яке відряджається працівник. Термін і ціль відрядження.

Для того, щоб видати грошові кошти з каси товариства, бухгалтеру необхідно розрахувати суму авансу виходячи з норм добових витрат, вартості проїзду і найма житла.

Порядок розрахунку авансу, необхідного для видачі працівнику залежить від того, куди він відряджається: по території України або за межу. Як правило, аванс видається в цілих гривнях без копійок. Розраховується аванс з урахуванням добових витрат, вартості проїзду в пункт призначення і назад, витрат на мешкання і якщо працівник у відрядженні доповів провести витрати на господарські потреби, то з урахуванням таких передбачуваних витрат.

Видача авансу на відрядження обов'язкова.

Після повернення з відрядження працівник, що відряджається, зобов'язаний відзвітувати протягом трьох робочих днів банку наступних за днем завершення відрядження - надати звіт про використання засобів, наданих на відрядження або під звіт і здати невитрачену готівку.

Разом із звітом підзвітна особа представляє відрядне посвідчення з відмітками про прибуття і вибуття в пункти призначення, документи про найм житлового приміщення і проїзд, інші документи, що підтверджують понесені витрати на відрядження. Після повернення із закордонного відрядження, до звіту додається також ксерокопія відміток в закордонному паспорті, завірена відділом кадрів або керівником товариства.

За наявності надмірно витрачених грошових коштів їх сума повертається працівником в касу або зараховується на банківський рахунок особи, яка їх надала, до або у момент представлення вказаного звіту.

Терміни повернення наявних, отриманих підзвітними особами, і надання звіту встановлені Положенням № 637 і Законом про податок з доходів фізичних осіб.

Згідно із Законом про податок з доходів фізичних осіб ( п.9.10.2) звіт незалежно від цілі видачі грошових коштів представляється працівником до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, в якому працівник:

завершує відрядження;

завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок особи, що видала їх.

Згідно п. 2.11 Положення № 637:

повернення коштів, отриманих на закупівлю сільськогосподарської продукції повинен проводитися протягом 10 робочих днів з дня видачі наявних засобів під звіт;

повернення коштів, отриманих на інші виробничі (господарські) потреби – не пізніше за 2 робочі дні, включаючи день отримання наявних засобів під звіт.

Тобто, що стосується термінів представлення звіту і видачі готівки на закупівлю сільськогосподарської продукції і на інші виробничі (господарські) потреби, Закон про податок з доходів фізичних осіб і Положення № 637 трактує їх по-різному. Приведемо ці терміни в таблиці 2.3

Таблиця 2.3 – Терміни повернення готівки і представлення Звіту

На які цілі видана готівка |

На який термін видається готівка під звіт (п. 2.11 Положення № 637) | Строки надання Звіту (п. 9.10 Закону № 889)

1 | 2 | 3

Відрядження | Видача готівки під звіт на відрядження здійснюється відповідно до чинного законодавства України (тобто відзвітувати і у разі потреби повернути надлишок потрібно до закінчення 3-го банківського дня після повернення з відрядження). | До закінчення 3-го банківського дня, наступного за днем повернення з відрядження

Закупівля сільгосппродукції, продуктів її переробки, заготівка вторсировини, окрім металолому | Не більше 10 робочих днів з дня видачі готівки під звіт | До закінчення 3-го банківського дня, наступного за днем після в якому завершено виконання окремої цивільно-правової дії по дорученню і за рахунок особи, що надала грошові кошти під звіт

Інші виробничі (господарські) потреби |