Оформивши надходження наявної виручки прибутковим касовим ордером потрібно також зробити прибутковий запис в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів. Після отримання коштів в касу і видачі квитанції про оплату треба здійснити запис у касовій книзі. Запис в касовій книзі не обов'язково робити відразу ж після виписування прибуткового ордера. Цілком допустимо зробити запис в касовій книзі протягом робочого дня касира, але обов'язково в день надходження грошових коштів.

Видача готівки. Видача готівки з каси здійснюється на підставі видаткових касових ордерів (типова форма № КО-2), які являються документами строгої звітності або відповідним чином оформлених розрахунково – платіжних відомостей, підписаних керівником і головним бухгалтером товариства або працівником товариства, уповноваженим на це керівником.

До видаткових ордерів можуть додаватися документи (заяви на видачу готівки, рахунки, звіти про використовування засобів, розрахунки і т.п.).

Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках тощо є дозвільний напис керівника товариства, то його підпис на видаткових касових ордерах не є обов'язковим.

Видача готівки окремим фізичним особам (як працівникам, не так і не працівникам товариства) по видатковому касовому ордеру або видаткові відомості здійснюється тільки при пред'явленні ними паспорта або документа, що його замінює. При цьому у видатковому ордері обов'язково повинні бути записані його назва, номер, ким і коли він виданий.

Фізична особа розписується у витратному касовому ордері або витратній відомості про отримання готівки з вказівкою отриманої суми (гривень — словами, копійок — цифрами), використовуючи чорнильну або кулькову ручку з чорнилом темного кольору. Якщо витратна відомість складена на видачу готівки декільком особам, то одержувачі також пред'являють паспорти або замінюючи їх документи і розписуються у відповідній графі документа.

Для виведення залишку готівки в касі не приймаються видаткові касові ордери або видаткові відомості, в яких видача готівки з каси не підтверджена підписом одержувача.

Особи, яких немає в штатному розкладі товариства, наявні видаються по видаткових касових ордерах, виписаних окремо на кожну особу або по окремій видатковій відомості.

У видаткових ордерах, що оформляються на загальну суму проведених товариством касових операцій (видача готівки по витратних відомостях, здача готівки в банк), реквізит «Отримав» не заповнюється.

Видачу готівки касир здійснює тільки особі, вказаній у видатковому документі. Виняток становлять випадки, коли готівка видається за дорученням.

Якщо готівка видається за дорученням, в тексті видаткового ордера після прізвища, імені і по батькові одержувача готівки, бухгалтер указує прізвище, ім'я і по батькові особи, якій довірено отримати готівку. У разі видачі готівки по витратній відомості перед підписом в отриманні грошей касир робить в ній напис «За дорученням».

Довіреність залишається у касира і додається до видаткового касового ордера або видаткової відомості.

Видаткові документи відразу ж після видачі по них готівки підписує касир, а на прикладених до них документах ставить штамп або напис «Сплачено» з вказівкою дати (число, місяць, рік).

У видатковому ордері обов'язково указуються документи, які є підставою для його складання (таблиця 2.2), а в реквізиті «Додаток» перераховуються прикладені до нього документи.

Таблиця 2.2 – Документи, які є підставою для оформлення видаткових касових ордерів

Господарська операція | Підстава

1 | 2

Здача наявної виручки в банк:

Самостійно | Оголошення на внесення готівки

шляхом інкасації | Супровідна відомість

Видача під звіт на господарські потреби | Наказ керівника підприємства

Видача під звіт на відрядження | Наказ керівника підприємства

Виплата забортної платні, матеріальної допомоги | Платіжна (розрахунково-платіжна) відомість

Видача готівки по витратному касовому ордеру може проводитися тільки в день складання документа. Виправлення у витратних документах не допускаються.

Видача з каси коштів на оплату праці своїм найманим працівникам товариство може проводити із засобів, отриманих в банку або з виручки.

Раніше було встановлено, що товариства, що мають податковий борг, здійснюють виплату заробітної платні виключно за рахунок засобів отриманих в установах банків. З наявної виручки такі виплати проводити заборонялося. Зараз подібної заборони не існує. Тобто ніяких обмежень по виплатах з виручки для товариств, які мають податковий борг постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004р. №637 не містить.

Наявні кошти, отримані товариством в установі банку для виплат, що відносяться до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій, дивідендів можуть зберігатися понад встановлений ліміт каси протягом 3 робочих днів включаючи день отримання готівки в банку (в сумі, вказаній в переданих в касу платіжних (розрахунково – платіжних відомостях).

Для проведення цих виплат працівникам віддалених відособлених підрозділів товариства залізничного транспорту і морських портів готівка може зберігатися в їх касах понад встановлений ліміт каси протягом п'яти робочих днів, включаючи день отримання готівки в банку. Наявні, отримані в банку на інші виплати, повинні видаватися товариством своїм працівникам того ж дня.

Суми готівки, отримані в банку і не використані за призначенням протягом встановлених вище термінів, повертаються товариством в банк не пізніше за наступний робочий день банку або можуть залишатися в його касі (в межах встановленого ліміту).

Видача готівки під звіт. Наявні кошти видають під звіт для здійснення витрат, пов'язаних з виробничими (господарськими) потребами товариства, на закупівлю сільськогосподарської продукції, а також на відрядження.

Підзвітною вважається особа - обов'язково працівник товариства, якому видані наявні грошові кошти на виробничі (господарські) потреби, на закупівлю сільськогосподарської продукції або на витрати по службових відрядженнях.

Видача готівки під звіт може проводитися із засобів коштів, що знаходяться в касі товариства або надійшли до каси