За результатом звірки записів даних Відомості 3.3 (до рахунку 63) підприємства-покупця та Відомості 3.1 (до рахунку 36) підприємства-постачальника складають акт у двох примірниках, на основі якого виправляють помилки способами допровелення чи списання виявлених різниць,внаслідок чого сальдо заборгованостей стає ідентичним.

У графах 7-12 записують оплачені постачальником чи підрядником суми в погашення заборгованості за вже отримані від них ТМЦ, роботи (послуг) чи як попередню оплату під майбутні поставки.

У графах 8-11 Відомості 3.3 записують кредит тих рахунків, з якими кореспондує рахунок 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками” за дебетом. У графі 12 “Усього за дебетом” підбивають підсумок за графами 8-11. ці підсумки за кожним рядком (постачальником) є загальними дебетовими оборотами за аналітичними рахунками, а підрахована сума за перетином із рядком “Усього за рахунком 63” – загальним дебетовим оборотом за синтетичним рахунком, який має дорівнювати наведеному в Головній книзі за графою 24 відповідного місяця.

У графі 7 записують дату її вказують за документами на проведення розрахунків з постачальниками та підрядниками. Це не обов’язково будуть номери платіжних доручень, розрахункових чеків чи видаткових касових ордерів, адже на сьогодні розрахунки здійснюються також через бартерний обмін. Крім того, в цих оядках можуть бути відображені операції, пов’язані не розрахунками за поставлені ТМЦ чи виконані роботи, а з формуванням пайового капіталу чи статутного фонду, виправлення помилок та ін

Графи 13-19 у цій Відомості 3.3 призначені для відображення кредитових оборотів за рахунком 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками” у кореспонденції за дебетом інших рахунків. Зокрема, для відображення капітальних вкладень, виконаних підрядним способом, можна використати графу 13, вписавши номер рахунку зверху, а суму за актом виконаниз робіт – нижче, у рядку навпроти навпроти назви відповідного підрядника.

Оприбуткування від постачальників матеріалів можна записати у графі 14 за даними товарно-транспортних накладних (накладних). За такими документами також оприбутковують від постачальників молодняк тварин або малоцінні та швидкозношувані предмети, відображуючи суми відповідно до них у вільних грфах 15 та 16.

У графі 17 можна відобразити виконані підрядним способом роботи (послуги) для виробництва за актами виконаних робіт. У графі 18 записують оприбуткування матеріалів, що надійшли від постачальника за товарно-транспортними накладними.

У графі 20 Відомості 3.3 відображують загальну суму, що належить сплаті постачальнику, підряднику за отримані товарно-матеріальні цінності, нематеріальні активи, прийняті роботи і послуги, яка є кредитовим оборотом за аналітичним рахунком, а загальний підсумок за всіма операціями у рядку “Усього за рахунком 63” – кредитовим оборото за синтетичним рахунком 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками”. Саме цей цей загальний підсумок переносять із Відомості 3.3 у графу 10 Журналу 3 за рядком 18 “Усього”. За рядками 1-17 записують часткові суми у розрізі рахунків, що кореспондують за дебетом із кредиту рахунку 63: у рядку 1 – за дебетом рахунку 15, тобто суму, наведену у графі 13 Відомості 3.3 за рядком “Усього за рахунком 63”; у рядку 2 – за бдебетом рахунку 20, тобто підсумок за рядком “Усього за рахунком 63” у грфі 14 Відомості 3.3 і т.д.

Усі операції у Журналі 3 за кредитом синтетичного рахунку 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками” відображують у графі 10 його розділу I у кореспонденції з дебетом рахунків, наведених у рядках 1-17. Отже, якщо за попереднім варіантом журнально-ордерної форми Журнал-ордер № 6 був об’єднаний з відомістю аналітичного обліку, оскільки в ньому відображувались також дебетові обороти, то зараз ці реєстри роз’єднані. Це зумовлює певні особливості запису операцій у них. Зокрема, що стосується сучасних Журналу 3 та Відомості 3.3 аналітичного обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками, то записи операцій спочатку слід зробити у цій Відомості, а підсумки грф 13-19 (рядок “Усього за рахунком 63”) з неї перевести до графи 10 розділу I Журналу 3, хоч загальний принцип методики ведення реєстрів цієї форми передбачає, що як журнали, так і відомості аналітичного обліку складаються у більшості випадків одночасно.

Таким чином, послідовність синтетичного і аналітичного обліку на цьму рахунку така: на підставі первинних документів проводять записи у відомість аналітичного обліку, в якій відкрито аналітичні рахунки в розрізі окремих постачальників та підрядників, указують суми початкового сальдо на кожному з них. Якщо протягом звітного періоду (місяця) з одним із постачальників відбулася більше ніж одна операція одержання цінностей чи оплати, то виникає необхідність ці операції узагальнити в окремому документі – Реєстрі розрахунків з постачальниками та підрядниками, підсумкові суми з яких у розрізі кореспондуючих рахунків переносять у відомість. Після такого рознесення у відомості виводиться сальдо на кінець місяця на всіх аналітичних рахунках, після чого підбиваються сальдо на рахунку загалом шляхом додавання дебетових залишків на кредитових окремо. Таним чином, сальдо на рахунку № 63 може бути розгорнутим, тобто дебетовим і кредитовим одночасно. Це певною мірою суперечить кваліфікаційній ознаці віднесення рахунку № 63 до пасивних рахунків у 6-му класі Плану рахунків, проте логічно, що за результатами розрахунків з постачальниками та підрядниками останні можуть бути винні підприємству.

2.5 Автоматизація обліку розрахунків з постачальниками на підприємстві ТзОВ “Карпати-Міст”

У період переходу до повноцінної ринкової економіки автоматизація бухгалтерського обліку, точність і оперативність інформації є вирішальними факторами успішного розвитку економіки України.

Завдання автоматизації – підвищення якості роботи як бухгалтерів, так і бухгалтерії в цілому. Перехід до автоматизованого бухгалтерського обліку вимагає не лише бажання і коштів, а й значної підготовчої роботи як