Для обліку розрахунків з іншими кредиторами використовують рахунок 685 “Розрахунки з іншими кредиторами”.

Синтетичний облік за кредитом рахунку 68 “Розрахунки за іншими операціями” ведеться в журналі 3 у першому розділі, аналітичний – у відомості 3.5.

Аналітичний облік розрахунків з іншими кредиторами ведеться окремо за підприємствами, організаціями, установами та фізичними особами, з якими здійснюються розрахунки, але, як згадувалося, розрахунків з іншими кредиторами в ТзОВ “Карпати-Міст” немає.

Синтетичний облік рахунку 63 в ТзОВ “Карпати-Міст”, як і у всіх інших підприємствах здійснюють в Журналі 3, а аналітичний ?окремо за кожним постачальником та підрядником у розрізі кожного документа (рахунку) на сплату у Відомості 3.3. протягом місяця записи в ній здійснюють мірою виконання зобов’язання за матеріальні цінності, нематеріальні активи, роботи й послуги та проведення розрахунків з постачальниками та підрядниками на основі первинних облікових документів

Побудова аналітичного обліку за рахунками 63 Розрахунки з постачальниками та підрядниками”, 68 “Розрахунки за іншими операціями” зображена на рисунку 2.5

Рис. 2.5 Побудова аналітичного обліку за рахунками 63 Розрахунки з постачальниками та підрядниками”, 68 “Розрахунки за іншими операціями”.

Щодо аналітичного обліку рахунку 63, то у графі 1 “Реєстраційний номер” треба вказувати ідентифікаційний номер постачальника за ЄДРПОУ, що дає змогу уникнути помилок внаслідок змішуванні документів подібних за назвою постачальників. Однак, як при розрахунках з покупцями і замовниками, тут потрібно мати більш повну інформацію про постачальників (підрядників), тому, крім їх номера, варто мати інші важливі реквізити, які допоможуть чітко вести облік розрахунків.

Відомість 3.3 має додаткову графу 4 “Номер прибуткового документа (акта), дата”, що загалом враховує специфіку оприбуткування ТМЦ на підприємствах, де на основі документів постачальників складають Прибуткові ордери (типова форма № М-4) або Акти про приймання матеріалів (типова форма № М-7).

Аналітичний облік відповідно до Інструкції до Плану рахунків здійснюють окремо за кожним постачальником та підрядником у розрізі документів (рахунків) на отримання матеріалів, робіт, послуг та оплату за них у Відомості 3.3 аналітичного обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками. Про це йдеться в Методичних рекомендаціях по застосуванню реєстрів бухгалтерського обліку, де зазначено, що протягом місяця записи у Відомості виконують мірою визнання зобов’язання за матеріальні цінності, нематеріальні активи, роботи і послуги та проведення розрахунків з постачальниками і підрядниками на основі первинних облікових документів.

Отже, такий спосіб відображення операцій передбачає, що у графі 2 цієї Відомості, як, зрештою, за іншими Відомостями, що відкриваються до Журналу 3, будуть записані окремі документи, а тому для одного постачальника доведеться відводити кілька рядків – залежно від кількості документів, за якими проводились розрахунки у поточному місяці. До того ж заздалегідь не можна визначити, скільки операцій за розрахунками з постачальниками буде здійснено протягом місяця, отже, не вдасться передбачити необхідну кількість рядків для відображення даних кожного документа окремо. Тому передбачений у Методичних рекомендаціях спосіб запису операцій за кожним документом може бути правильним лише за умови, що протягом місяця окремим постачальником (підрядником) здійснювались разові операції. Якщо таких таких операцій було кілька, робити це безпосередньо на основі первинних документів недоцільно.

Треба мати на увазі, що Відомість 3.3 аналітичного обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками відкривається на місяць. На наступний місяць відкривається нова Відомість, у якій за тими постачальниками (підрядниками), де розрахунки у поточному місяці виявились незакритими, доводиться відкривати сальдо перенесенням його з графи 21 попередньої Відомості у графу 6 нової Відомості 3.3.для цього вказується назва постачальника у графі 3 Відомості 3.3.

У Відомості 3.3 (до рахунку 63) облік розрахунків доцільно вести позиційним способом. Тобто у графі 1 зазначається не порядковий номер запису, а реєстраційний номер постачальників, що дасть змогу перенести сальдо за розрахунками з ними на наступний місяць, не збиваючись за рядками за умови, що постійні постачальники за графою 3 будуть записані лише в одному рядку. У графі 2 в цьому разі замість номера документа та його дати записується номер запропонованого реєстру операцій за розрахунками з постачальниками та підрядниками. Варто дотримуватись постійного розміщення постачальників у тих самих рядках, щоб не збиватись потім при перенесенні сальдо, звірці записів тощо. Тому у графі 3 вказується назва постачальників за їх статутом і першими записувати тих, з якими операції здійснюються постійно. Для полегшення пошуку при записах операцій на підприємствах, де кількість постачальників значна, доцільно записувати найменування в алфавітному порядку. При цьому не слід забувати, що інколи назви постачальників однакові або мало відрізняються. Для того, щоб уникнути помилок, треба звертати увану на реєстраційний номер у графі 1 цієї Відомості. Але, так як ТзОВ “Катпати-Міст” мале підприємство, то в нього труднощів з цим не виникає, оскільки постачальників у нього не багато.

Для уникнення розбіжностей у записах операцій в ТзОВ “Катпати-Міст” чи у постачальника, не рідше одного разу на рік звіряються залишки заборгованості, маючи на увазі, що при наявності кредиторської на підприємстві за певним рядком відомості 3.3 (до рахунку 63) ідентична сума в постачальника буде дебетовим сальдо за рахунком 36 “Розрахунки з покупцями й замовниками” у відповідному рядку Відомості 3.1 (до рахунку 36).

У тому разі, якщо виявлено розбіжності, роблять звірку операцій з постачання ТМЦ та оплати заборгованості, у результаті чого виявляють допущені помилки простим порівнянням даних товарно-транспортних накладних і документів про сплату коштів, адже всі операції за ними як на підприємстві, так і в постачальника, по суті, є дзеркальним