Таким чином, якщо підприємство вирішило придбати ті чи інші товарно-матеріальні цінності, то про таку подію свідчать принаймні два різні документи: банківський (касовий) документ про оплату їх вартості та накладна про надходження від постачальника. Банківський документ про оплату хоча й містить відомості про конкретний товар, однак жодним чином не свідчить про фізичне надходження цих товарів, так само як накладна про надходження не може свідчити про оплату їх вартості.

Альбом первинних документів по організації обліку розрахунків з постачальниками наведено в додатку.

Також слід відмітити, що важливим аспектом при розкритті організаційних аспектів обліку розрахунків з постачальниками є графік документообігу (або оперограма).

На основі структурної схеми підприємства, положень про структурні підрозділи та посадові інструкції співробітників, інших внутрішніх нормативних актів підприємства розробляється графік документообігу на підприємстві, який являється додатком до Наказу про облікову політику.

Графік документообігу – це затверджений порядок обробки інформіції, що зазначається в первинних документах, який регламентує строки складання, надання та обробки первинних документів; визначає перелік документів, час їх просування та обробки, посадових осіб, відповідальних за складання документів, порядок передачі документів по інстанціях для обробки, строк надходження документів до бухгалтерії від комірників, майстрів тощо, термін обробки і проходження документів всередині облікового відділу і завершення всіх робіт за звітний період за складання бухгалтерського балансу та звітності.

По усіх робочих місцях слід роздати розклади руху документів, які відносяться до кожного даного робочого місця. Розклади можуть бути оповідальної графічної форми, тобто оперограми.

Оперограми – це графіки, на яких фіксують за підметом види робіт, за присудком службу або структурні підрозділи, строки виконання та деякі інші харвктеристики. Згідно обліку розрахунків з постачальниками розглянуто оперограму (документограму) накладної на прихід сировини. Дана оперограма представлена в таблиці 1.1

Таблиця 1.1

Оперограма (документограма) накладної на прихід сировини

Види робіт | Склад сировини | Завідувач складом | Бухгалтер з обліку розрахунків з постачальниками | Головний бухгалтер

1. Отримання накладної на прихід сировини

2. Перевірка накладної

3. Передача накладної у бухгалтерію та перевірка правильності її з основними

4. Формування реєстрів прихідних накладних на отримання сировини

5. Перевірка прихідної накладної

- ручна обробка;

- машинна обробка.

Важливе значення для розкриття обліку розрахунків з постачальниками має і технологічна схема даного процесу.

За аналогією до виробничого процесу, обліковий процес можна розглядати як технологічну сукупність, де у вхідних даних в результаті обробки та переробки інформації одержують вихідну продукцію у вигляді показників. У такому обліку здійснюються виробничі та правові аспекти господарювання, тому необхідна юридична доказовість бухгалтерських записів, яка досягається спостереженням, сприйняттям, вимірюванням та фіксуванням факторів.

За своїм характером технологія бухгалтерського обліку поділяється на три етапи доказовості:

первинне;

вторинне;

третинне.

Кожному з цих етапів притаманні свої елементи і прийоми доказовості та відповідно, характеристики технології обліку як процесу.

Основу технології облікового процесу формують операції, їх типи дають змогу вдосконалювати структуру облікового процесу, визначати виконавські місця, подію та кооперацію праці, набувати працю виконавців та будувати графіки процесів.

Кожний вид роботи функціонує як технологічний процес. Технологічний процес обліку розрахунків з постачальниками представлено в таблиці 1.2

Таблиця 1.2

Технологічний процес обліку розрахунків з постачальниками

Назва технологічного етапу | Зміст технологічного етапу | Носії технологічного етапу

Первинний облік | Формування первинних даних по кожному постачальнику. Отримання прихідних накладних та їх перевірка | Накладна, рахунок-фактура, товарно-транспортна накладна, податкова накладна

Поточний облік | Групування даних по обліку розрахунків з постачальниками, формування даних по кожному постачальнику. Реєстрація розрахунків з постачальниками на рахунках синтетичного обліку | Журнал 3, відомість 3.3, бухгалтерські звіти, Головна книга

Узагальнюючий або підсумковий облік | Формування підсумкової інформації по кожному постачальнику. Отримання узагальнюючих показників та їх відображення у формах фінансової звітності | Баланс, примітки до фінансової звітності