Джерелами контролю обліку операцій з необоротніх активів є первинна документація на їх надходження, вибуття та внутрішнє переміщення, на ремонт, по нарахуванню амортизації, а також інші дані аналітичного і синтетичного обліку основних засобів.

Ревізор проводить перевірку документів, які стосуються необоротніх активів коледжу, у наступній послідовності:

- контроль прибуткових, витратних первинних документів і облікових записів по необоротніх активах;

- звірка записів по аналітичних облікових регістрах, які стосуються рухом необоротніх активів;

- контоль записів в головній книзі і по синтетичних рахунках, які пов'язані з рухом основних засобів [57, с.21].

Перевіряючи стан обліку необоротніх активів, ревізору необхідно пересвідчитися у правильності організації аналітичного обліку; з'ясувати, чи всі необоротні активи закріплені за матеріально відповідальними особами; чи правильно проведена остання інвентаризація, які її результати і чи відображені вони в облікових регістрах, а також проконтролювати достовірність облікових даних про наявність та рух основних засобів.

При перевірці фонду у МШП ревізор зобов'язаний звернути увагу на:

1. Умови зберігання МШП в складському приміщенні;

2. Наявність договорів про матеріальну відповідальність;

3. Порядок оформлення операцій по руху МШП;

4. Наявність маркування спецодягу, спецвзуття;

5. Правильність віднесення МШП до складу запасів. Необхідно пам'ятати, що до складу МШП, які обліковуються у складі запасів, відносять тільки ті активи, які використовуються у виробничому процесі чи для управління підприємством терміном, що менший року або одного операційного циклу (якщо він більший за рік);

6. Своєчасність проведення інвентаризації МШП.

Детальній перевірці підлягають операції з видачею спецодягу та спецвзуття.

При цьому слід вияснити: хто має право на таке отримання; за рахунок яких джерел; норми видачі тощо.

Щодо перевірки виконання державного бюджету за видатками здійснюють попередній контроль — на етапі реєстрації зобов'язань розпорядників бюджетних коштів, зокрема фінансових, а також поточний контроль у процесі оплати рахунків розпорядників бюджетних коштів, згідно з Порядком касового виконанн державного бюджету за видатками, затвердженим Наказом Державного казначейства України від 22.01.2001 № 3.

Аналіз бази даних інформаційних карт, звітності про контрольно-ревізійну роботу за формою 1-кр, термінових донесень та інформаційних листів свідчить про різні підходи до трактування виявлених ревізіями і перевірками “інших порушень фінансової дисципліни”, зокрема про перекручення показників “суми заниження в обліку вартості необоротних та оборотних активів” та “лишки грошових коштів і матеріальних цінностей та нематеріальних активів”.

Для правильного трактування виявленого порушення працівники КРУ аналізують причинно-наслідкові зв’язки між недодержанням посадовими особами об’єкта контролю встановлених регламентів обліку, недотриманням вимог нормативно-правових актів тощо, та результатами контрольних дій,

якими зафіксовано порушення [64,с.18].

Слід також звернути увагу на численні випадки неправильної кваліфікації порушень, пов’язаних з неправильним відображенням в обліку операцій з придбання (спорудження) необоротних активів та малоцінних і швидкозношуваних предметів. Наприклад, при перевірці в акті зазначено, що ревізією виявлено незаконні витрати внаслідок безпідставного (без підтвердних документів) списання трансформатора. Насправді ж об’єктом контролю було не дотримано лише порядок відображення операцій у бухгалтерському обліку, а саме: не було здійснено другого запису щодо оприбуткування активів.

В обліку бюджетних установ оприбуткування необоротних активів відображають двома записами: у дебет субрахунків 101 - 122 з кредиту субрахунків 364 (при попередній оплаті) або 675 (при попередньому отриманні активів) та одночасно у дебет субрахунків 801 - 802, 811 - 813 з кредиту субрахунків 401 та (на суму ПДВ) 364, 675 (якщо ПДВ не включено до податкового кредиту) або у дебет субрахунка 641 з кредиту субрахунків 364, 675 (якщо ПДВ включено до податкового кредиту).

Таким чином, вартість необоротних активів включається до касових і фактичних видатків коледжу вже під час їх придбання. У багатьох випадках бухгалтери бюджетних установ проводять помилковий запис у дебет субрахунків 801 - 802, 811 - 813 з кредиту субрахунків 364, 675, не здійснюючи другого запису в дебет субрахунків 101 - 122 з кредиту субрахунка 401. Однак ці порушення не можуть кваліфікуватися як незаконні витрати внаслідок безпідставного списання майна, якщо воно справді отримане і є; це - заниження в обліку вартості активів.

Так само при придбанні бюджетними установами малоцінних та швидкозношуваних предметів у бухгалтерському обліку роблять такі записи:

- у дебет субрахунка 221 з кредиту субрахунків 361, 362, 364 (при

попередній оплаті) або 675 (при попередньому отриманні МШП);

- у дебет субрахунків 801, 811 з кредиту субрахунка 401;

- у дебет субрахунків 801 з кредиту субрахунків 361, 362, 364, 675 (на суму ПДВ, сплачену за рахунок коштів загального фонду) або у дебет субрахунка 641 з кредиту субрахунків 361, 362, 364, 675 (на суму ПДВ, сплачену за рахунок коштів спецфонду, якщо ПДВ включено до податкового кредиту) чи у дебет субрахунків 811 - 813 з кредиту субрахунків 361, 362, 364, 675 (на суму ПДВ, сплачену за рахунок коштів спецфонду, якщо ПДВ не включено до податкового кредиту). Тобто вартість МШП включається до касових і фактичних видатків бюджетної установи вже під час їх придбання.

До показника “лишки” повинні включатися лишки коштів, матеріальних цінностей та нематеріальних активів, підтверджені оформленими у встановленому порядку матеріалами інвентаризацій, отримання яких об’єктом контролю документально не підтверджується.

Приклад 1.

Проведеною під час ревізії інвентаризацією виявлено основні засоби, які не обліковують на балансі об’єкта