Щодо функції, то тут подається інформація про основні напрямки діяльності. У посадових обов’язках розкриває сутність функцій. Посадові обов’язки розписують докладно, зазначаючи конкретні форми носіїв облікової інформації, що їх обробляє посадова особа, періодичність виконання окремих робіт, способи заповнення носіїв облікової інформації тощо.

Наступним елементом структури є права, тут висвітлюються права, якими наділено посадову особу щодо виконання покладених на неї посадових обов’язків.

Слідуючим пунктом визначаються напрямки відповідальності відповідно до посадових обов’язків. У взаємовідносинах міститься інформація про зв’язки, які виникають у процесі утворення інформаційних потоків щодо конкретних трансакцій. При цьому виокремлюють відносини з працівниками інших структурних підрозділів, апарату бухгалтерії та керівником структурного підрозділу бухгалтерії, до якого належить працівник. Останній елемент структури розкриває організаційні питання (режим чи графік роботи працівника, порядок контролю за його діяльністю, сумісництво за іншими видами робіт тощо), подає параметри оцінювання результатів його праці як спеціаліста і визначає напрямок подальшого використання працівника.

Посадова інструкція має статус документа постійного зберігання, тобто складається вона один раз і доповнюється при потребі [29, с.98].

Про внесені до посадової інструкції зміни сповіщають працівника, який підтверджує свою згоду підписом на посадовій інструкції.

Слід також зазначити, що від ступеня деталізації посадової інструкції залежить якість майбутньої роботи.

Зазначені організаційні регламенти конкретизуються графіками, де визначаються види робіт згідно із запланованим часом їх виконання і є стовпець “Примітка про виконання”, куди вноситься оцінка роботи працівника. Графіки розробляють керівники відповідних структурних підрозділів бухгалтерії чи головний бухгалтер.

У практиці створення організаційних регламентів використовують таблично-текстові та лінійні графіки [33, с.342].

Таблично-текстові графіки складаються, як правило, на тривалий (місяць і більше) термін. Наприклад, інвентаризаційний графік коледжу фізичного виховання.

Таблиця 2.2.1

Графік інвентаризації коледжу фізичного виховання

Виконана робота | Термін проведення

Інвентаризація каси | 1 раз на квартал

Інвентаризація будівель | 1раз на 3 р.

Інвентаризація бібліотечного фонду | 1 раз на 5 р.

Інвентаризація розрахунків з дебіторами та кредиторами | 1 раз на квартал

Інвентаризація на складі | 1 раз на квартал

Інвентаризація автотранспортних засобів, перевірка спідометрів | 1 раз на 2 міс.

Щомісячна звірка з матеріально-відповідальними особами | 1 раз на квартал

Звірка з начальниками служб (гуртожиток, легкоатлетичний манеж, басейн, навчальні корпуса) | 1раз на 2 міс.

В кінці року загальна інвентаризація, перед річною звітністю | З 1 листопада до кінця даного місяця

Для організації разових робіт застосовують лінійні графіки.

Відповідальність бухгалтера коледжу за допущені ним порушення можна розділити за такими аспектами: дисциплінарна, матеріальна, адміністративна, кримінальна [29, с.693].

Будь-яка господарська операція повинна відображатися на місці її здійснення у відповідних бухгалтерських документах.

У свою чергу документування операцій з формування власного капіталу у коледжі фізичного виховання здійснюється за допомогою таких первинних документів: акт приймання-передачі основних засобів; акт про приймання матеріалів, акт вибуття МШП; інвентарної картки обліку основних засобів; інвентарної картки групового обліку основних засобів; авансовий звіт; інвентаризаційний опис; акт ліквідації основних засобів; накладна вимога; відомість надавання матеріалів на потреби установи; опис інвентарних карток з обліку основних засобів; книга складського обліку матеріалів; інвентарний список з обліку основних засобів; акти про ліквідацію транспортних засобів; акти на списання білизни, постільних речей, інструментів, виробничого і невиробничого інвентарю, акти на списання вилученої з бібліотеки літератури, тощо.

При цьому складається така бухгалтерська документація коледжу фізичного виховання: баланс виконання кошторису; звіт про виконання кошторису видатків установи; звіт про виконання кошторису видатків з бюджету, звіт про виконання кошторису з спеціальних коштів, тощо

2.3. Синтетичний і аналітичний облік операцій з формування власного капіталу

Джерелами формування майна бюджетної установи є власні (власний капітал) і позикові кошти (позиковий капітал). Під власним капіталом розуміють власні джерела утворення господарських засобів, які забезпечують безперервну діяльність бюджетної установи [33, с. 332].

Власний капітал бюджетних установ складається із сум їхніх фондів і фінансових результатів діяльності за минулі бюджетні роки.

Фонди бюджетних установ містять суми вкладень до фонду основних засобів, інших необоротних матеріальних і нематеріальних активів з урахуванням нарахованого зносу, а також суми вкладень до фонду малоцінних та швидкозношуваних предметів, термін експлуатації яких не перевищує одного року.

Завдання бухгалтерського обліку власного капіталу такі:

- контроль за формуванням фондів за джерелами утворення і їх зменшенням за напрямками та причинами;

- визначення результатів виконання кошторису за бюджетний рік;

- забезпечення різних рівнів управління інформацією про наявність та рух власного капіталу [33, с.334].

Для обліку фондів бюджетних установ призначені пасивні фондові рахунки № 40 “Фонд у необоротних активах” (субрахунок № 401 “Фонд у необоротних активах за їхніми видами” та № 402 “Фонд у незавершеному капітальному будівництві”) і № 41 “Фонд у малоцінних і швидкозношуваних предметах” (субрахунок № 411 “Фонд у малоцінних і швидкозношуваних предметах за їхніми видами”).

За кредитом цих рахунків (субрахунків) у кореспонденції із субрахунками різних класів відображається вартість придбаних необоротних активів і малоцінних і швидкозношуваних предметів та безкоштовно отриманих, а за фондом — на суму вибулих, ліквідованих і безкоштовно переданих

необоротних активів і МШП, а також нарахованого зносу необоротних активів.

Основні бухгалтерські проведення з обліку фондів наведено в наступній таблиці.

Таблиця 2.3.1

Основні бухгалтерські проведення з обліку фондів бюджетних установ

№ з/п | Зміст операції | Кореспонденція рахунків |

Сума

Дебет | Кредит

1 | Прийнято в експлуатацію заново побудовані будинки, споруди й передавальні пристрої чи робота з реконструкції будинків і споруд |

103, 106 |

401 |

8345117,00

2 | Придбано необоротні