6. Своєчасність проведення інвентаризації МШП.

Детальній перевірці підлягають операції з видачею спецодягу та спецвзуття.

При цьому слід вияснити: хто має право на таке отримання; за рахунок яких джерел; норми видачі тощо.

Щодо перевірки виконання державного бюджету за видатками здійснюють попередній контроль — на етапі реєстрації зобов'язань розпорядників бюджетних коштів, зокрема фінансових, а також поточний контроль у процесі оплати рахунків розпорядників бюджетних коштів, згідно з Порядком касового виконання державного бюджету за видатками, затвердженим Наказом Державного казначейства України від 22.01.2001 № 3.

Аналіз бази даних інформаційних карт, звітності про контрольно-ревізійну роботу за формою 1-кр, термінових донесень та інформаційних листів свідчить про різні підходи до трактування виявлених ревізіями і перевірками “інших порушень фінансової дисципліни”, зокрема про перекручення показників “суми заниження в обліку вартості необоротних та оборотних активів” та “лишки грошових коштів і матеріальних цінностей та нематеріальних активів”.

Для правильного трактування виявленого порушення працівники КРУ аналізують причинно-наслідкові зв’язки між недодержанням посадовими особами об’єкта контролю встановлених регламентів обліку, недотриманням вимог нормативно-правових актів тощо, та результатами контрольних дій,

якими зафіксовано порушення [64,с.18].

Слід також звернути увагу на численні випадки неправильної кваліфікації порушень, пов’язаних з неправильним відображенням в обліку операцій з придбання (спорудження) необоротних активів та малоцінних і швидкозношуваних предметів. Наприклад, при перевірці в акті зазначено, що ревізією виявлено незаконні витрати внаслідок безпідставного (без підтвердних документів) списання трансформатора. Насправді ж об’єктом контролю було не дотримано лише порядок відображення операцій у бухгалтерському обліку, а саме: не було здійснено другого запису щодо оприбуткування активів.

В обліку бюджетних установ оприбуткування необоротних активів відображають двома записами: у дебет субрахунків 101 - 122 з кредиту субрахунків 364 (при попередній оплаті) або 675 (при попередньому отриманні активів) та одночасно у дебет субрахунків 801 - 802, 811 - 813 з кредиту субрахунків 401 та (на суму ПДВ) 364, 675 (якщо ПДВ не включено до податкового кредиту) або у дебет субрахунку 641 з кредиту субрахунків 364, 675 (якщо ПДВ включено до податкового кредиту).

Таким чином, вартість необоротних активів включається до касових і фактичних видатків коледжу вже під час їх придбання. У багатьох випадках бухгалтери бюджетних установ проводять помилковий запис у дебет субрахунків 801 - 802, 811 - 813 з кредиту субрахунків 364, 675, не здійснюючи другого запису в дебет субрахунків 101 - 122 з кредиту субрахунку 401. Однак ці порушення не можуть кваліфікуватися як незаконні витрати внаслідок безпідставного списання майна, якщо воно справді отримане і є; це - заниження в обліку вартості активів.

Так само при придбанні бюджетними установами малоцінних та швидкозношуваних предметів у бухгалтерському обліку роблять такі записи:

- у дебет субрахунку 221 з кредиту субрахунків 361, 362, 364 (при

попередній оплаті) або 675 (при попередньому отриманні МШП);

- у дебет субрахунків 801, 811 з кредиту субрахунку 401;

- у дебет субрахунків 801 з кредиту субрахунків 361, 362, 364, 675 (на суму ПДВ, сплачену за рахунок коштів загального фонду) або у дебет субрахунку 641 з кредиту субрахунків 361, 362, 364, 675 (на суму ПДВ, сплачену за рахунок коштів спецфонду, якщо ПДВ включено до податкового кредиту) чи у дебет субрахунків 811 - 813 з кредиту субрахунків 361, 362, 364, 675 (на суму ПДВ, сплачену за рахунок коштів спецфонду, якщо ПДВ не включено до податкового кредиту). Тобто вартість МШП включається до касових і фактичних видатків бюджетної установи вже під час їх придбання.

До показника “лишки” повинні включатися лишки коштів, матеріальних цінностей та нематеріальних активів, підтверджені оформленими у встановленому порядку матеріалами інвентаризацій, отримання яких об’єктом контролю документально не підтверджується.

Приклад 1

Проведеною під час ревізії інвентаризацією виявлено основні засоби, які не обліковують на балансі об’єкта контролю. Перевіркою руху основних засобів встановлено, що зазначені основні засоби на дату початку ревізійного періоду в обліку не значилися; документів про їх отримання немає і до перевірки не пред’явлено; за даними обліку зазначене майно з обліку не списувалося; за письмовими поясненнями матеріально відповідальних осіб встановити дату і джерело надходження цих основних засобів неможливо.

До показника “занижено в обліку вартості активів” відносять безпідставно не оприбутковані цінності, отримання яких об’єктом контролю підтверджується документально (рішення відповідних органів про передачу такого майна на баланс об’єкта контролю, акти приймання-передачі, акти виконаних будівельних робіт, документи про отримання благодійної чи спонсорської допомоги, фантів, дарунків тощо), а також цінності, що раніше списані з балансу і продовжують використовуватися, виявлені як лишки проведеними під час ревізій (перевірок) інвентаризаціями.

Приклад 2

Проведеною під час ревізії інвентаризацією виявлено основні засоби, які

не обліковуються на балансі об’єкта контролю. Перевіркою руху основних засобів встановлено, що зазначені основні засоби на дату початку ревізійного періоду в обліку не значилися. Під час перевірки пред’явлено документи про безоплатне отримання активів, однак їх вартість безпідставно не відображено у бухгалтерському обліку.

Приклад 3

Проведеною під час ревізії інвентаризацією виявлено основні засоби, які не обліковують на балансі об’єкта контролю, але використовують у господарській діяльності. Перевіркою руху основних засобів встановлено, що зазначені основні засоби перебували на обліку і списані як непридатні, проте продовжують використовуватися.

Приклад 4

Перевіркою розрахунків з постачальниками встановлено, що бюджетна установа - об’єкт контролю отримала необоротні активи, малоцінні та швидкозношувані предмети не оприбуткувала на рахунки обліку активів (не проводили другий запис), а їх вартість списувала на видатки. Інвентаризацією, проведеною під час ревізії, виявлено фактичну наявність такого майна.

Слід відмітити поняття “недостача ресурсів”, до якого