Недостачі ресурсів встановлюють, зокрема, шляхом:

- проведення інвентаризацій (звірянням фактичної наявності ресурсів з даними бухгалтерського обліку на певну дату);

- документальної перевірки розрахункових та інших операцій, руху майна, після чого бухгалтерія об’єкта контролю вносить виправлення до облікових регістрів стосовно оприбуткування майна, яке безпідставно не було

взято на облік, з подальшим проведенням інвентаризації;

- зустрічних перевірок на підприємствах, установах, організаціях, які

постачали (передавали безоплатно) майно об’єкту контролю, з подальшим проведенням інвентаризації тощо.

Приклад 5

Інвентаризацією, проведеною під час ревізії, встановлено недостачу майна, яке обліковується на балансі об’єкта контролю. Документів, які б підтверджували правомірність відсутності такого майна на час проведення ревізії (списання, реалізація, передача на відповідальне зберігання, в оренду, для проведення ремонтних робіт тощо) немає і до перевірки не пред’явлено. Матеріально відповідальні особи також не можуть пояснити об’єктивні причини відсутності цього майна.

До показника “незаконні видатки внаслідок списання з балансу матеріальних цінностей з порушенням установленого порядку” відносять випадки, коли майно списано без достатніх на те підстав і його наявність не підтверджується матеріалами інвентаризації.

Приклад 6

Перевіркою руху виробничих запасів встановлено, що бухгалтерія об’єкта контролю безпідставно застосовувала завищені норми на списання палива, внаслідок чого зайво списано пально-мастильні матеріали. Проведеною інвентаризацією надлишків пального не встановлено (тобто облікові дані дорівнюють фактичній наявності пального). Це порушення кваліфікується як незаконні витрати.

Приклад 7

Бюджетною установою без відповідних дозволів списано з балансу придатне для подальшого використання майно, яке на порушення встановленого порядку безоплатно передано сторонній організації, що не є бюджетною установою.

Приклад 8

Бюджетною установою на порушення п.58 Інструкції № 125 при передачі

в експлуатацію МШП вартістю до 10 гривень за одиницю (комплект) включно списано на зменшення фонду МШП без складання документів, що підтверджують їх використання (роздавальних відомостей, актів на списання або на витрачання тощо). Водночас зазначені МШП (крім тих, що виготовлені з пластмаси, картону та паперу) обліковують (обліковували у ревізійному періоді) у книгах кількісного обліку у матеріально відповідальних осіб. Працівники установи, які використовували ці МШП, під час ревізії підтвердили факт їх отримання або пред’явили під час інвентаризації ті з них, які ще продовжують використовуватися. Види МШП відповідають профілю діяльності установи, і непрямими методами можна пересвідчитися у тому, що вони фактично використовувалися. У такому разі є порушення порядку ведення бухгалтерського обліку (не складання документів на списання майна), а не незаконні витрати внаслідок його безпідставного списання.

Наведені вище приклади не є вичерпним переліком можливих фінансових порушень, які виявляються ревізіями (перевірками).

Ревізор також перевіряє правильність заповнення інвентарних карток, наявність необхідних реквізитів, наявність технічних паспортів по кожній інвентарній картці. Якщо по окремих видах обладнання такі паспорти відсутні, то на підприємстві створюється спеціальна комісія у складі: головного інженера, матеріально відповідальної особи відповідної дільниці, працівника складу і ревізора, метою якої є складання дубліката техпаспорту, на основі фактичного огляду об'єкта основних засобів. У цьому паспорті відмічається технічний стан об'єкта і заповнюються всі можливі дані заводу, на якому було виготовлене це обладнання (заводський номер, дата випуску і інше).

Якщо при інвентаризації були виявлені недостачі або невраховані основні кошти, ревізор повинен вимагати від відповідних працівників письмове пояснення, яке дозволить встановити причини і винуватців цього порушення та визначити порядок регулювання розходжень даних інвентаризації і бухгалтерського обліку.

Результати проведеної інвентаризації відбиваються в порівняльній

відомості результатів інвентаризації основних засобів. У порівняльній відомості вказується дата проведення інвентаризації і розпорядження, на підставі якого ця інвентаризація проведена, а також у цьому документі вказується структурний підрозділ (відділ, цех) в якому була проведена інвентаризація і посада матеріально відповідальної особи. У порівняльній відомості відбиваються виявлені надлишки та недостачі об'єктів основних фондів, вказується коротка технічна характеристика цих об'єктів, їх інвентарний номер та загальна вартість. Порівняльна відомість результатів інвентаризації основних засобів підписується ревізором, бухгалтером підприємства, матеріально відповідальною особою та іншими членами інвентаризаційної комісії.

На підставі пояснювальних записок матеріально відповідальної особи та результатів інвентаризації, відображених в описах, ревізор визначає причини порушень і винуватців та дає вказівки щодо відображення в обліку виявлених надлишків і недостач. Результати інвентаризації повинні бути відображені в обліку протягом десяти днів після закінчення інвентаризації.

3.3. Організація контролю обліку і звітності за операціями з формування власного капіталу бюджетної установи

Регулювання бухгалтерського обліку установ, що виражається у регламентації порядку документування господарських операцій, облікової методики за відповідними напрямками, порядку складання та подання звітності тощо, має на меті забезпечити методологічну єдність щодо бухгалтерського обліку бюджетних установ в цілому, а отже, і порівнянність облікової та звітної інформації на мікро- і макрорівнях.

Внутрішнє регулювання облікового процесу здійснюється в межах нормативної бази системи зовнішнього регулювання і, як зазначено у статті 8 Закону “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, цілковито перебуває у веденні бюджетної установи чи організації.

Діяльність коледжу фінансується за рахунок коштів державного бюджету, які надаються їм безповоротно. У бюджетній сфері практично відсутні госпрозрахункові відносини, не обчислюється собівартість послуг, які надаються у більшості випадків безкоштовно. Бюджетні установи не мають статутного капіталу, а всі їхні активи є державною власністю. Починаючи з 2000 р. в бюджетній сфері відбулися значні зміни щодо організації обліку: впроваджено облік за новим планом рахунків, удосконалено облікові регістри та форми звітності, змінено порядок закриття