Організація бухгалтерського обліку в бюджетній установі – це цілеспрямована діяльність державних органів влади, що забезпечують прийняття та сприяють виконанню кошторису доходів і видатків, зі створення, постійного впорядкування та удосконалення системи бухгалтерського обліку з метою забезпечення інформацією внутрішніх і зовнішніх користувачів.

Особливість організації бухгалтерського обліку бюджетних установ полягає у забезпеченні контролю за виконанням кошторису доходів і видатків, що вимагає чіткого та правильного ведення обліку фактичних видатків і пов'язаного з попереднім обліку зобов'язань. Отже, організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах повинна вирішити наступні завдання (див. рис. 1.2)

Рис. 1.2. Завдання організації бухгалтерського обліку

в бюджетних установах

Від рівня вирішення цих завдань залежать структура та якість бухгалтерського обліку, врахування запитів управлінського персоналу та структура інформаційної системи бюджетної установи.

Виходячи зі специфіки поняття "організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах", можна виділити такі рівні суб'єктів організації бухгалтерського обліку.–

перший рівень – власник, а в бюджетних установах – держава в особі уповноважених на це органів влади;–

другий рівень – керівник і головний бухгалтер бюджетної установи.

Об'єктами організації бухгалтерського обліку в бюджетних установах виступають обліковий і аналітичний процеси, структура обліково-економічних підрозділів апарату управління, праця виконавців - спеціалістів, зайнятих обліком, контролем і аналізом, організаційне та технічне забезпечення обліку, контролю і аналізу та їх розвиток.

Згідно із Законом про бухгалтерський облік відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксації фактів здійснених всіх операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів. Якщо ж говорити про бюджетні установи, то відповідальність за зазначену діяльність несе держава в особі уповноважених на це органів влади, а також керівник і головний бухгалтер бюджетної установи.

Етапи організації бухгалтерського обліку в бюджетних установах

Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах складається з трьох взаємопов’язаних етапів (рис. 1.3.).

Рис. 1.3. Етапи організації бухгалтерського обліку в бюджетних установах

Перед розглядом змісту окремих етапів, необхідно вказати, які з питань методології, методики, технічного забезпечення у бюджетних установах не мають альтернативи. Це пов'язано з централізованим визначенням методологічних, методичних, технічних і організаційних аспектів бухгалтерського обліку в бюджетних установах уповноваженими державними органами влади. Роль керівника та головного бухгалтера бюджетної установи полягає у забезпеченні ведення бухгалтерського обліку діяльності самої бюджетної установи.

На першому, методичному, етапі організації бухгалтерського обліку Державним казначейством України (не самою бюджетною установою!) встановлюється система способів і прийомів, які базуються на елементах методу бухгалтерського обліку: документуванні, інвентаризації, використанні синтетичних та аналітичних рахунків, застосуванні подвійного запису, оцінці майна та зобов'язань, калькулюванні, бухгалтерському балансі та звітності. На цьому етапі відбувається:–

проведення комплексу заходів щодо вибору об'єктів первинного документування та носіїв первинної інформації, складання переліку форм первинних документів, їх проектування, встановлення порядку та процедур здійснення записів до первинних документів;–

встановлення строків і порядку проведення інвентаризації;–

визначення методу оцінки активів підприємства;–

визначення номенклатури статей витрат, способу калькулювання собівартості;–

вибір номенклатури рахунків бухгалтерського обліку й розробка структури субрахунків та аналітичних рахунків для конкретної бюджетної установи вищою установою;–

вибір і затвердження переліку типових бухгалтерських проводок;–

визначення переліку та розробка форм внутрішньої звітності й порядку їх заповнення.

Другий етап організації бухгалтерського обліку, технічний, передбачає вибір форми ведення бухгалтерського обліку. Бюджетна установа має право (у деяких випадках, за погодженням з вищою установою і за наявності фінансових можливостей) обрати форму ведення бухгалтерського обліку. Тобто вести бухгалтерський облік за меморіально-ордерною формою або з використанням комп'ютерної техніки та відповідного програмного забезпечення.

Це вимагає обов'язкового прийняття розпорядчого документу в бюджетній установі (наказу або розпорядження керівника).

Розробка переліку та форм облікових регістрів, встановлення порядку здійснення записів до регістрів і перенесення даних до фінансової звітності здійснюється Державним казначейством України.

Якщо на першому та другому етапах здійснюється організація ведення облікових записів, то третій етап – організаційний – полягає в організації роботи облікового апарату. Цей етап в цілому є повноваженням керівництва бюджетної установи. Він включає:–

визначення оптимальної структури облікового апарату (розподіл облікових робіт за ділянками обліку);–

встановлення норм праці та часу, необхідного для виконання робіт і визначення оптимальної чисельності бухгалтерів;–

набір кадрів та їх навчання;–

організацію робочих місць бухгалтерів;–

раціональне розміщення облікового апарату (розташування поруч з тими підрозділами бюджетної установи, працівниками, які часто взаємодіють з бухгалтерією тощо);–

встановлення належних інформаційних зв'язків між окремими частинами бухгалтерії, а також між бухгалтерією й іншими підрозділами бюджетної установи, а також із зовнішнім середовищем (налагодження системи діловодства та документообігу);–

організація матеріального, інформаційного та технічного забезпечення облікових працівників;–

мотивація працівників бухгалтерії (оплата праці, інші види стимулювання);–

встановлення правильного й точного обліку роботи працівників та контроль за виконанням ними своїх функцій;–

організація архіву бухгалтерських документів;–

організація безпеки та захисту облікової інформації.

Розподіл обов'язків у бухгалтерії, технічне забезпечення ведення обліку залежать від обсягу облікових робіт, наявності комп'ютерної техніки, а також від вимог вищої установи.

Облікова політика бюджетної установи

Організація бухгалтерського обліку передбачає визначення облікової політики, тобто сфери нормалізації обліку через певні правила, стандарти, методологічні норми.

Оскільки бухгалтерському обліку в бюджетних установах характерна відсутність альтернативи у виборі методів обліку його об'єктів, то не можна говорити про облікову політику бюджетних установ на рівні розпорядників нижчого рівня. При цьому слід відмітити, що облікова політика бюджетних установ повністю обмежена державною регламентацією, що чітко визначає ведення бухгалтерського обліку. Так, нормативні документи, що регулюють бухгалтерський облік в бюджетних установах не передбачають різних варіантів оцінки майна бюджетної установи, форм ведення бухгалтерського обліку.

Якщо облікова політика інших підприємств