Для цього необхідно розробити чітку структуру цього підрозділу бюджетної установи.

Регламентація діяльності бухгалтерської служби та окремих її працівників

Бухгалтерська служба бюджетної установи виступає як окремий її структурний підрозділ. Тому необхідна чітка регламентація діяльності кожного зі штатних працівників і всього підрозділу в цілому. Розподіл функцій закріплюється в положеннях про структурні підрозділи, зокрема, в Положенні про бухгалтерську службу.

Положення є внутрішнім нормативним актом, який визначає порядок створення, права, обов'язки та організацію роботи бухгалтерської служби, бухгалтерії. Даний документ відноситься до організаційно-розпорядчих документів і складається з таких розділів:–

загальні положення;–

цілі та завдання;–

функції;–

права й обов'язки головного бухгалтера (його заступників);–

службові зв'язки;–

організація роботи.

Таким чином, Положення про бухгалтерію – це багатопрофільний документ, який чітко регламентує порядок роботи даного структурного підрозділу. Від рівня професійності та чіткості розробки даного документу прямо залежить ефективність організації бухгалтерського обліку бюджетної установи.

Для бухгалтерської служби розробляється структурний графік робіт, який передбачає комплекс облікових робіт, в які терміни вони виконуються та кому передаються відомості про виконання.

Планування діяльності окремих облікових працівників здійснюється на підставі розроблених індивідуальних графіків.

З метою раціонального розподілу праці в бюджетних установах розробляються посадові інструкції. Виходячи із необхідності чисельності працівників і можливостей їх утримання, керівник бюджетної установи затверджує штатний розпис. На кожну посаду, передбачену штатним розисом (крім категорій робітників), керівником бюджетної установи затверджується посадова інструкція.

Посадова інструкція - це документ, у якому зафіксовані завдання, функції, обов'язки, права та відповідальність посадової особи, який розробляється для кожної конкретної штатної посади.

Правильно складені посадові інструкції працівників дають змогу:–

встановити для кожного працівника перелік належних до виконання операцій;–

визначити та закріпити обов'язки кожної особи, а також її права та персональну відповідальність;–

контролювати виконання роботи кожного виконавця, оцінити її результати.

При розробці посадових інструкцій використовуються типові та галузеві інструкції.

У процесі розробки посадових інструкцій використовуються типові та галузеві інструкції. При їх складанні необхідно керуватися Довідником професій працівників. У цьому Довіднику відображені специфічні для різноманітних посад кваліфікаційні характеристики, на підставі яких, з урахуванням специфіки установи, працівники відділу кадрів і керівники структурних підрозділів розробляють посадові інструкції для кожної посади. У посадових інструкціях чітко й конкретно визначається перелік робіт, які повинен виконувати працівник, тобто його обов'язки з урахуванням посади, яку він обіймає, здобутої освіти, а також права й відповідальність за виконання своїх обов'язків.

Для працівників бухгалтерії посадові інструкції розробляються головним бухгалтером бюджетної установи.

Посадові інструкції узгоджуються з юристом і затверджуються керівником підприємства у встановленому порядку та доводяться до відома виконавців під розписку із зазначенням дати ознайомлення.

Вимоги посадової інструкції є обов'язковими для працівника, що працює на певній посаді, з моменту його ознайомлення з інструкцією під розписку та до переміщення на іншу посаду або звільнення.

Посадові інструкції затверджуються щорічно. Зміни до них вносяться на підставі наказу керівника установи, яким визначена зміна повноважень посадової особи, посади тощо.

1.3. Кошторис бюджетних установ: поняття, види, структура,

порядок складання та затвердження

Поняття та види кошторисів

Бюджетні установи створені та функціонують з метою забезпечення виконання функцій держави. Фінансування їх діяльності відбувається за рахунок бюджетних коштів.

Оскільки бюджетні ресурси обмежені, то для ефективної діяльності бюджетних установ необхідним є визначення вартості ресурсів, потрібних для їх нормального функціонування. Разом з тим потрібно оцінювати можливі джерела покриття видатків для забезпечення діяльності бюджетних установ. Планові величини зазначених показників – доходів і видатків – визначаються в результаті проведення аналітичних розрахунків і знаходять узагальнення у плановому документі. Цей документ фактично виступає дозволом, яким бюджетній установі надаються повноваження отримувати й розпоряджатися коштами, які будуть їй виділені з бюджету або ж отримані нею в результаті надання певних послуг. Наприклад, міській раді необхідно виконувати свої повноваження щодо здійснення контролю за надходженням місцевих податків і зборів (утримання автостоянок, заробітна плата контролерам, які стягують збір за паркування автомобілів, контроль за повнотою надходження виручки тощо), тобто здійснювати видатки. Управління культури повинно планувати, які культурно-масові заходи будуть проведені протягом року, яка буде потрібна сума коштів на проведення відповідних заходів, чи принесуть вони дохід бюджету, в якій сумі та в якому періоді.

Основним плановим документом, який визначає склад доходів і видатків бюджетної установи на визначений період, обсяг і напрями використання бюджетних коштів для виконання бюджетною установою своїх функцій і досягнення цілей, визначених на бюджетний період відповідно до бюджетних призначень, є кошторис доходів і видатків (Додаток 2).

Фінансування бюджетних установ, проведення ними видатків за загальним і спеціальними фондами можуть здійснюватися тільки за наявності затверджених кошторисів і планів асигнувань (за видатками загального фонду).

Розрізняють декілька видів кошторисів бюджетних установ, які наведено на рис. 1.7.

Рис. 1.7. Види кошторисів доходів і видатків бюджетних установ

Розпорядники коштів бюджету незалежно від того, чи веде вона облік самостійно, чи обслуговується централізованою бухгалтерією, для забезпечення своєї діяльності складає індивідуальні кошториси та плани асигнувань за кожною виконуваною нею бюджетною програмою (функцією). Бюджетні установи, які ведуть бухгалтерський облік самостійно, індивідуальні кошториси для затвердження подають своїй вищій установі, а ті, що обслуговуються в централізованій бухгалтерії, – безпосередньо до централізованої бухгалтерії (для здійснення контролю за ним).

Зведені кошториси складаються головними розпорядниками бюджетних коштів, розпорядниками вищого рівня для подання їх до Міністерства фінансів України, Міністерства фінансів Автономної Республіки Крим, місцевих