Облік запасів у бюджетних установах (за винятком дорогоцінних металів для протезування і медикаментів та перев'язувальних засобів) за місцями відповідального зберігання (знаходження) ведеться матеріально відповідальними особами у Книзі складського обліку запасів, в якій обліковуються надходження, витрачання і виводяться залишки за найменуваннями, сортами у кількісному вираженні. У Книзі до початку записів нумеруються всі сторінки (аркуші). На звороті останньої сторінки за підписом головного бухгалтера робиться надпис: "У цій книзі всього пронумеровано ... сторінок (аркушів)". На титульній сторінці Книзі зазначаються найменування установи і звітний період, на який відкрито Книгу.

На кожне найменування (вид) запасів у Книзі відкривається окрема сторінка і після кожного запису виводиться залишок запасів.

Бюджетна установа може додатково вести облік запасів за номенклатурними номерами.

Номенклатурний номер - це умовний числовий код обліку, який привласнюється групі предметів одного найменування, якості та ціни.

Номенклатурний номер мас сім знаків: перші три знаки показують субрахунок, четвертий - підгрупу, три останні - порядковий номер предмета в підгрупі. Номенклатурні номери вказуються у Книзі складського обліку запасів.

9. Інвентаризація запасів

Для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності установи зобов'язані проводити інвентаризацію активів і зобов'язань, під час якої перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан і оцінка.

Об'єкти і періодичність проведення інвентаризації визначається керівником установи, крім випадків, коли її проведення с обов'язковим відповідно до законодавства.

Для окремих видів запасів встановлено індивідуальну періодичність проведення інвентаризації (табл. 14).

Таблиця 14.

Періодичність проведення інвентаризації для окремих видів запасів

Вид запасів | Періодичність

Сировина та матеріали | Не менше 1 разу на рік (після 1 жовтня)

Корми, фураж та інші матеріали

Паливо

Готова продукція

Дорогоцінні метали, каміння та вироби з них, дорогоцінний брухт, також до-рогоцінних металів і дорогоцінного каміння, що містяться у відходах і брухті | 2 рази на рік (станом на І січня та 1 липня)

Спирт | Не менше 1 разу на квартал

Продукти харчування

Молодняк тварин, тварини на відгодівлі, птиця, кролі, сім'ї бджіл

Малоцінні та швидкозношувані предмети | Не менше 1 разу на рік

При цьому у випадку передачі установ або їх структурних підрозділів, а також будівель і споруд одного міністерства іншому центральному органу виконавчої влади інвентаризацію здійснювати не обов'язково (за умови, що її було проведено раніше у встановлені терміни).

Порядок проведення інвентаризації бюджетними установами, оформлення її результатів і регулювання інвентаризаційних різниць встановлено Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу.

Порядок проведення інвентаризації запасів

Для проведення інвентаризації наказом керівішка установи створюється комісія з числа Ірацівників установи за обов'язкової участі головного бухгалтера, яку очолює керівник установи або його заступник. Крім складу інвентаризаційної комісії, у наказі зазначається порядок і терміни проведення інвентаризації, оформлення необхідної документації.

До початку проведення інвентаризації в установі необхідно здійснити таку роботу:

в бухгалтерії установи закінчити обробку всіх документів про надходження і видачу матеріальних цінностей, здійснити відповідні записи у регістрах аналітичного обліку і визначити залишки на день інвентаризації;

на складах, в інших місцях зберігання розкласти матеріальні цінності за найменуваннями, сортами тощо. На матеріальних цінностях повинні бути вивішені ярлики з докладними відомостями про такі цінності, із зазначенням . їх якості, кількості, ваги;

у матеріально відповідальних осіб взяти розписку про те, що всі прибуткові та видаткові .документи на товарно-матеріальні цінності здано до бухгалтерії, всі товарно-матеріальні цінності, які надійшли на зберігання, оприбутковано, а ті, що вибули, списано на витрати.

Тара, в якій містились запаси, описується в інвентаризаційних описах за видами, цільовим призначенням і якісним складом. На тару, що стала непридатною, інвентаризаційна комісія складає акт на списання з дотриманням загальних вимог.

Інвентаризація. матеріалів та продуктів харчування. Інвентаризація матеріалів, продуктів харчування, палива, інших матеріальних запасів Іроводиться за місцями зберігання та окремо за матеріально відповідальними особами. Матеріальні запаси при інвентаризації записуються в описи за кожним окремим найменуванням із зазначенням номенклатурного номеру, виду, групи, сорту і кількості.

На виявлені при інвентаризації непридатні або зіпсовані продукти додатково складаються акти, в яких вказуються причини, ступінь і характер псування, а також винні особи, які допустили їх псування.

Тара вноситься до опису за видами, цільовим призначенням і якісним складом (нова, яка була у споживанні, що потребує ремонту тощо). На тару, що стала непридатною, інвентаризаційною комісією складається акт на списання із зазначенням причин псування.

Інвентаризація молодняку тварин і тварин на відгодівлі. Молодняк великої рогатої худоби та тварини на відгодівлі включається до описів окремо, із зазначенням інвентарних номерів, ;таті, масті, породи та інше. Тварини на відгодівлі обліковуються у груповому порядку, включаються до описів за віком і статевими групами, із зазначенням кількості голів та живої ваги у кожній групі.

Описи складаються за видами тварин окремо у фермах, цехах, відділеннях, бригадах у розрізі облікових груп і матеріально відповідальних осіб.

Інвентаризація малоцінних, та швидкозношуваних предметів. Малоцінні та швидкозношувані предмети нвентаризуються за їх місцезнаходженням та за матеріально відповідальними особами.

Інвентаризація проводиться шляхом огляду кожного предмета. Малоцінні та швидкозношувані предмети заносяться до описів за найменуванням відповідно до номенклатурних номерів і в одиницях виміру, що прийняті в бухгалтерському обліку.

При інвентаризації малоцінних та швидкозношуваних предметів, виданих в особисте користування працівникам, допускається складання групових інвентаризаційних описів із зазначенням в них