Книга кількісно-сумового обліку (форма № 3-6а)

На початок року | Бухгалтерією | В одному примірнику | Для аналітичного обліку матеріаль-них цінностей у централізованих бухгалтеріях. Книга відкривається у розрізі аналітичних рахунків за кож-ним найменуванням запасів як в ці-лому по всіх установах, що обслуго-вуються, так із виділенням кожної установи (мат.-відповідальної особи)

Картка кількісно-сумового обліку (формат № 3-7)

Призначення картки та порядок її ведення аналогічній Книзі кількісно-сумового обліку форм № 3-6, № 3-6а. Застосовується в установах, де аналітичний облік в бухгалтерії ведеться на картках

Книга обліку тварин (форма №3-8)

На початок року | У централізованих бухгалтеріях книги відкриваються за кожною установою, Ідо обслуговується | В одному примірнику | Для аналітичного обліку молодняку тварин і тварин на відгодівлі. У книзі відкриваються окремі аналі-тичні рахунки за видами та віковими групами молодняку тварин, а також за видами тварин на відгодівлі

Книга складського обліку запасів (форма № 3-9)

На початок року | Матеріально відповідальною особою за найменуваннями, сортами та кількістю запасів на підставі прибутково-видаткових документів | В одному примірнику | Для обліку матеріалів, продуктів харчування, готових виробів та інших запасів на складі (в коморі). В кінці книги не рідше одного разу на квартал виконуються записи про пе-ревірку бухгалтерією. Після кожного запису виводиться залишок запасів

1 | 2 | 3 | 4

Журнал реєстрації битого посуду (форма № 3-10)

На початок року | Матеріально відповідальною особою | В одному примірнику | Для обліку списання розбитого посуду в установах, що мають у складі їдальню та/або харчоблок. Постійно діюча комісія стежить за правильним веденням журналу і щокварталу (або щомісяця) складає акт про списання розбитого посуду, який затверджується керівником

Оборотна відомість (форма № 3-11)

При звірянні даних складського бухгалтерського обліку | Бухгалтерією | В одному примірнику | Відкривається на рік і складається щомісяця на підставі даних бухгалтерського обліку за кожною групою аналітичних рахунків у кількісному та вартісному вираженні. За кожним субрахунком виводяться загальні сумові підсумки, які повинні відповідати показникам синтетичного обліку

Накопичувальна відомість з надходження продуктів харчування (форма № 3-12) 

Бухгалтерією на підставі первинних документів у кількісно-вартісному вираженні | В одному примірнику | Для обліку надходження продуктів харчування. Відомість складається за кожною матеріально відповідальною особою

Накопичувальна відомість з витрачання продуктів харчування (форма № 3-13)

Бухгалтерією на підставі меню-вимог та інших документів | В одному примірнику | Облік витрат продуктів харчування протягом місяця. Складається за кожною матеріально-відповідальною особою

Опис карток з обліку запасів (форма№ 3-14)

Реєстрація здійснюється на момент відкриття картки | Бухгалтерією, якщо облік операцій ведеться не в книгах, а на картках | В одному примірнику | Реєстрація відкритих карток аналітичного обліку

У бюджетних установах, крім вищезазначених документів, залежно від господарської операції списання з балансу відпущених запасів може оформлюватися й іншими документами. Так, якщо на балансі бюджетної установи перебуває автотранспорт, то списання витраченого палива проводиться на підставі подорожніх листів виходячи з фактичних витрат палива, але не вище норм витрат, встановлених для окремих марок автотранспорту.

Підставою для списання витраченого палива є наступні подорожні листи:

службового легкового автомобіля - № 3;

вантажного автомобіля в міжнародному сполученні - № 1;

вантажного автомобіля - № 2.

При списанні запасів можуть також складатися акти довільної форми із зазначенням вичерпної інформації про кількісну та якісну характеристику цінностей, а також причини вибуття (списання).

Якщо списуються з балансу установ матеріальні цінності, що вибули внаслідок аварій, до акту на списання додається копія акту про аварію із зазначенням причин, які викликали аварію, та вказуються заходи, прийняті щодо винних осіб.

Якщо в результаті ліквідації матеріальних цінностей окремі деталі, вузли, матеріали можуть бути використані чи підлягають передачі в установленому порядку, комісією додатково складається акт оцінки таких цінностей.

Акти на списання матеріальних цінностей, складені комісією, затверджуються керівником установи.

Дозвіл на списання з балансу матеріальних цінностей надається керівником установи, установою вищого рівня або головним розпорядником бюджетних коштів, залежно від вартосі запасів та причин їх списання.

Дані надходження та вибуття запасів заносяться до облікових регістрів на підставі первинних документів (товарних чеків, витратних накладних, рахунків, актів на списання тощо), в яких повинно бути вказано: найменування постачальника покупця відділу, в який передаються запаси), найменування запасів, сорт, кількість (вага), ціна, сума ПДВ, загальна вартість, дата надходження на склад і розписка матеріально відповідальної особи, яка їх прийняла.

Характеристика рахунків з обліку запасів. Для узагальнення інформації про наявність та рух запасів призначено рахунки другого класу Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ (див. рис. 2).

Рис. 3. Балансові та позабалансові рахунки для обліку запасів

3. Облік виробничих запасів

Основними завданнями обліку виробничих запасів є забезпечення збереження та контролю за рухом і правильним використанням усіх матеріальних цінностей, дотримання встановлених норм запасів і витрачання, своєчасне виявлення матеріалів, що не використовуються і підлягають реалізації у встановленому порядку; отримання точних даних про залишки на складах бюджетних установ.

Для обліку виробничих запасів призначено рахунок 20 "Виробничі запаси", до якого відкриваються наступні субрахунки (табл. 3).

Таблиця 3.

Характеристика субрахунків до рахунку 20 "Виробничі запаси"

№

з/п | Шифр і назва субрахунків | Призначення субрахунку

1 | 201 "Сировина і матеріали" | Облік сировини та матеріалів короткострокового використання для науково-дослідних робіт і капітального

2 | 202 "Обладнання, конструкції і деталі до установки" | Облік будівельних конструкцій і деталей, зокрема:

металевих, залізобетонних і дерев'яних конструкцій;

блоків і збірних частин будівель