Розрахунки з орендної плати, як і розрахунки за майно, призначені до реалізації, здійснюються в безготівковій формі.

Порядок розрахунків надання платних послуг бюджетними установами визначається специфікою діяльності установ і передусім підпорядкований вимогам їх функціонування в межах встановленого фінансового поля, яке має певні обмеження. Йдеться про обов’язкове забезпечення діяльності з надання послуг, а отже, і відповідних видатків спеціального фонду, доходами спеціального фонду. Звідси найраціональнішою схемою побудови розрахунків за навчально-педагогічні, медичні (лікувальні і діагностичні) консультаційні та інші послуги функціонально основного характеру є схема передоплати. За таких умов вимога забезпечення доходами майбутніх видатків реалізується повністю. Оплата продукції та виробів майстерень і господарств здійснюється за фактом реалізації останніх, тоді як розрахунки з науково-дослідних та дослідно-конструкторських робіт проводяться в порядку авансових платежів з остаточним розрахунком за фактом приймання НДР.

Розрахунки за харчування з огляду на потребу володіти точною інформацією про фактично понесені видатки здійснюються за фактом минулих видатків. Плата за оренду майна, житло реалізоване, майно може вноситися як в порядку передоплати, так і за фактом реалізації орендних послуг і майна.

Коли йдеться про визначення варіанта порядку розрахунків, головний бухгалтер повинен враховувати планові показники щодо доходів спеціального фонду та від реалізації продукції, виробів, робіт щодо забезпечення їх виконання, рівень забезпечення бюджетними асигнуваннями (поповнення дохідної частини загального фонду). Важливим є також вибір форми передоплати — одноразова оплата чи авансові платежі в межах загального обсягу коштів до оплати. Одноразова оплата характерна для короткочасних за періодом надання послуг, багаторазова — для тривалих послуг (підготовка студентів, виконання НДР).

Терміни внесення платні мають бути обумовлені відповідними документами — договорами на виконання НДР, контрактами на навчання, угодами на надання медичної допомоги тощо.

Організація облікових номенклатур за напрямком «Облік власних доходів» здійснюється в традиційному порядку. При цьому серед переліку облікових номенклатур відповідно до видів власних доходів виокремлюють:

нарахована квартирна плата;

нарахована плата за роботу транспорту;

нарахована плата за утримання дітей в дошкільних закладах;

нарахована плата за користування гуртожитком;

нарахована плата за харчування;

здано виконані НДР;

оприбутковано готові вироби.

Організація носіїв облікової інформації починається з визначення їх кола. До документів первинного обліку належать договори на надання послуг медичного характеру, контракти на підготовку спеціалістів, договори на виконання НДР, акти на прийняття (здачу) виконаних НДР, орендні угоди, акти на оприбуткування гуманітарної допомоги у формі майна.

Облікові реєстри, де фіксується інформація щодо власних доходів бюджетних установ, такі:

Графіки руху носіїв облікової інформації складаються за загальними принципами побудови таких документів (додаток 9).

3.2. Організація обліку видатків

Основним напрямком бухгалтерського обліку бюджетних установ виступає облік видатків. Враховуючи основне завдання бюджетних установ щодо кінцевого результату (звітного періоду) діяльності — виконання кошторису доходів і видатків — яке визначає, по суті, другу назву обліку бюджетних установ, а саме облік виконання кошторису доходів і видатків, це твердження є безсумнівним. З огляду на це організація обліку видатків є пріоритетною.

Організація обліку видатків бюджетних установ охоплює такі напрямки:

Основним нормативним документом, що визначає склад та структуру видатків бюджетних установ, є Наказ Міністерства фінансів України від 27.12.2001 № «Про бюджетну класифікацію та її запровадження». Відповідно до зазначеного документа вирізняють такі види класифікації видатків бюджету:

Перші три класифікаційні групи виконують адресну функцію щодо видатків відповідних розпорядників коштів загалом і мають досить обмежене використання у процесі бухгалтерського обліку, а саме коди класифікацій виступають одним із основних реквізитів облікових реєстрів. Економічна класифікація видатків, на відміну від попередніх, має безпосереднє застосування в межах системи бухгалтерського обліку, оскільки саме стосовно її кодів здійснюється планування та облік видатків бюджетних установ.

Зазначеним нормативним документом затверджено загальну економічну класифікацію видатків, яка визначає спрямованість як видатків бюджету в цілому, так і розпорядників коштів зокрема (дод. 10). У межах зазначеної класифікації виокремлено такі основні напрямки:

1000 — поточні видатки;

2000 — капітальні видатки;

3000 — нерозподілені видатки;

4000 — кредитування з вирахуванням погашення.

У межах кожного з напрямів виокремлюються багаторівневі коди економічної класифікації видатків у загальній кількості сімдесят найменувань.

Очевидно, що через велику кількість КЕКВ та з огляду на різнорідну специфіку діяльності бюджетних установ головний бухгалтер кожної бюджетної установи повинен розробляти робочу скорочену економічну класифікацію видатків. Зазначена робота здійснюється на наступний звітний період до початку планування діяльності, тобто перед складанням проекту кошторису доходів і видатків. Розробці робочої економічної класифікації видатків передує вивчення складу кожного з кодів економічної класифікації, результати якого доречно оформити у вигляді.

Детальна характеристика кожного з кодів четвертого рівня дає змогу повністю ідентифікувати видатки бюджетних установ. Визначимо, що в розробленій таким чином класифікації слід виокремлювати загальні і специфічні коди економічної класифікації видатків. До перших належать: