Етап затвердження асигнувань починається, по суті, ухваленням бюджету країни. Після опублікування Закону «Про Державний бюджет України» в тижневий термін обсяги затверджених бюджетних асигнувань доводяться до головних розпорядників коштів у формі лімітної довідки. Головні розпорядники коштів формують лімітні довідки за кожним розпорядником коштів і передають їх адресатові. Розпорядники коштів на підставі отриманої інформації уточнюють проекти кошторисів і складають проекти асигнувань. Під час уточнення проектів кошторисів з огляду на традиційне обмеження запланованих доходів загального фонду установ доведеними до них обсягами асигнувань лімітних довідок головному бухгалтерові та головному економістові необхідно повторно проаналізувати заплановані заходи наступного року з виконання основних функцій щодо першочерговості й необхідності, а в разі підтвердження — змінити джерело фінансового забезпечення останніх. Проект плану асигнувань готується на підставі уточненого проекту кошторису і являє собою помісячний розподіл повноважень, які в разі затвердження плану будуть надані розпорядниками коштів відповідно до бюджетного призначення на взяття бюджетного зобов’язання. На момент складання проекту плану асигнувань головний бухгалтер та головний економіст мають володіти даними щодо термінів здійснення запланованих заходів разового характеру (придбання необоротних активів, капітальний ремонт, преміювання працівників, відпустки), а також щодо обсягів видатків за поточними потребами установи, на підставі яких здійснюються основні розрахунки. Зауважимо, що від ретельності проведених розрахунків з розподілу асигнувань (визначених на підставі видатків) залежить якість фінансового забезпечення установи на наступний рік.

Підготовлені належним чином уточнений проект кошторису та проект плану асигнувань передаються за вертикальною схемою головному розпорядникові коштів.

Планування доходів бюджетних установ — справа, яка потребує відповідного рівня професійного досвіду головного бухгалтера, його здібностей до аналітично-планової роботи, чіткої побудови та організації облікового процесу, а також робочого часу. У разі зміни головного бухгалтера впродовж поточного року доцільно для складання планових документів залучати на консультативній основі особу, що обіймала зазначену посаду до цього. Щоб зменшити навантаження на період розробки проекту кошторису, головному бухгалтерові потрібно заздалегідь визначити, хто з його заступників виконуватиме більшість облікових функцій у цей період.
Отриманню бюджетних асигнувань передує формування відповідної бази даних щодо мережі розпорядників бюджетних коштів за міжрегіональними управліннями Державного казначейства, затвердження бюджетних призначень і доведення витягів з них до розпорядників коштів. Після отримання витягу з розпису бюджетних призначень розпорядники коштів подають затверджені кошториси доходів і видатків та плани асигнувань відповідним органам Державного казначейства з того моменту, коли обсяги бюджетних призначень буде доведено відділеннями з Державного казначейства до розпорядників. Зазначений етап потребує від головного бухгалтера чіткого дотримання термінів підготовки й подання інформації щодо мережі установ та організацій, які отримують кошти з Державного бюджету України (не пізніш як за 15 днів до початку бюджетного року); підготовки й подання розподілу показників (зведених) кошторисів доходів і видатків та (зведених) планів асигнувань (протягом трьох робочих днів після отримання витягу з розпису бюджету відповідно до мережі установ) до відповідних органів Державного казначейства.

Розпорядники коштів фактично отримують асигнування, як уже зазначалося, виключно на підставі затверджених кошторисів і планів асигнувань. Асигнування згідно з бюджетними призначеннями надходять до бюджетних установ для подальшого розподілу чи використання через систему органів казначейства. Організація роботи з отримання та розподілу асигнувань полягає в оперативній обробці інформації щодо асигнувань, які надійшли (упродовж одного дня) для їх розподілу, а також у чіткому дотриманні встановлених планів розподілу асигнувань за нижчими установами. Наступний напрямок організації обліку доходів — розробка облікових номенклатур. Облікові номенклатури створюються за традиційною схемою і містять такі складові:

надійшли асигнування із загального фонду бюджету до ГРК;
розподіляються та переводяться асигнування ГРК між РК;
отримано РК нижчого рівня асигнування;
списуються отримані за поточний рік асигнування із загального фонду бюджету.

Приклади організації облікових номенклатур подано в табл. 8.1. Організація носіїв інформації починається з визначення їх кола, а також надання характеристики кожного з них. До носіїв інформації щодо обліку асигнувань бюджетних установ належать:

картка (книга) аналітичного обліку отриманих асигнувань;
книга аналітичного обліку асигнувань, перерахованих підвідомчим установам.
Картка аналітичного обліку використовується для відображення однойменної інформації. Зазначений реєстр аналітичного обліку ведеться за кожним кодом програмної класифікації видатків згідно з кодами економічної класифікації видатків. Картка відкривається на один рік з одночасним внесенням показників кошторису з асигнувань, які поділяються за напрямами забезпечення — кодами економічної класифікації видатків.
Інформація про надходження асигнувань містить:
дату виписки органу Державного казначейства (установи банку);

назву та номер документа;

обсяг асигнувань (суми), що надійшли (в цілому і з розподілом за кодами економічної класифікації).

У разі відкликання асигнувань фіксуються аналогічні показники, при цьому сума асигнувань записується зі знаком «–» чи червоним чорнилом. Щомісяця інформаційні дані узагальнюються у вигляді підсумку «Усього асигнувань за місяць». Наприкінці року виводиться підсумок «Усього асигнувань за рік».

Книгу аналітичного обліку асигнувань, перерахованих підвідомчим установам, використовують вищестоячими розпорядники коштів. Книга відкривається за кожним кодом програмної класифікації видатків відповідно до кодів економічної класифікації видатків на рік. Первісна інформація, яка вноситься при відкритті книги, відбиває показники кошторису доходів і видатків. Зазначені показники можуть коригуватись упродовж року на підставі змін у кошторисі. Інформація щодо переведених асигнувань містить:
дату виписки органу Державного казначейства (установи банку);
назву та номер документа;

суму асигнувань (усього і за кодами економічної класифікації видатків).

Інформація про відкликані