На субрахунках № 314, 324 обліковуються кошти, які надійшли на ім'я установи на виконання окремих доручень, а також гранти, подарунки, благодійні внески, інвестиції, які згідно з чинним законодавством отримують бюджетні установи.

На субрахунках № 316, 326 обліковуються кошти установ, які відносяться до інших надходжень спеціального фонду бюджету.

Активний субрахунок № 674 «Розрахунки за спеціальними видами платежів» призначений для обліку розрахунків за навчання учнів у гуртках при школах, з батьками за утримання дітей у дошкільних закладах, за формений одяг, харчування за місцем роботи тощо.

У централізованих бухгалтеріях для обліку розрахунків з батьками на підставі відомостей за розрахунками складається меморіальний ордер № 15 «Зведення відомостей за розрахунками з батьками на утримання дітей» — форма № 406 (бюджет).

Облік видатків.

Облік касових видатків.

Планом рахунків бухгалтерського обліку не передбачено окремих рахунків для обліку касових видатків, оскільки ці видатки збігаються з кредитом рахунків №31 «Рахунки в банках» і № 32 «Рахунки в казначействі». За кредитом цих рахунків відображаються здійснені касові видатки, тобто суми, отримані з рахунків у банку чи казначействі готівкою або перераховані в безготівковому порядку. Одночасно робиться запис до дебету різних субрахунків залежно від напрямку видатків.

До касових видатків відносяться також суми грошових коштів, переведених із поточних чи реєстраційних рахунків для подальших розрахунків із постачальниками акредитивами або чеками з лімітованих чекових книжок.

За кожним кодом функціональної класифікації видатків за загальним та спеціальним фондами, за кожним видом коштів спеціального фонду складаються окремі картки. У централізованих бухгалтеріях для установ, що обслуговуються, складають окремі і картки за кожною установою згідно з зазначеними параметрами та загальну картку за всіма обслуговуючими установами. Картки відкриваються щомісячно та заповнюються щоденно на підставі виписок із рахунків. Суми відшкодованих касових видатків записуються на зворотному боці картки.

Облік фактичних видатків. Здійснення витрат за рахунок коштів спеціального фонду знаходиться під строгим контролем органів Державного казначейства України.

Оплата витрат розпорядників позабюджетних засобів здійснюється органами Державного казначейства України на підставі наданих платіжних доручень, до яких додаються відповідні рахунки, рахунки-фактури, накладні, товарно-транспортні накладні, договори на виконання робіт і т.п. Платіжні доручення приймаються до виконання в межах наявності коштів по визначеному коді економічної класифікації витрат відповідного реєстраційного рахунка. Виключення складають доручення на перерахування в бюджет і державні цільові Фонди сум податків і зборів (обов'язкових платежів), пені, штрафів і інших санкцій, передбачених законодавством. Такі доручення приймаються незалежно від наявності залишку коштів на спеціальному реєстраційному рахунку. Облік таких доручень здійснюється органами Державного казначейства України відповідно до Порядку безперечного списання коштів з реєстраційних рахунків установ і організацій, оплата витрат яких здійснюється з єдиного казначейського рахунка, затвердженим наказом Головного керування Державного казначейства України від 22.03.99 р. № 25. Безперечне стягнення зі спеціальних реєстраційних рахунків здійснюється за рахунок надходжень на цей рахунок, без обліку кодів економічної класифікації витрат.

Видача наявних зі спеціальних реєстраційних рахунків на всі видатки (заробітна плата, господарські витрати, відрядження і т.п.) здійснюється на підставі представленої органу Державного казначейства України заявки, затвердженої наказом Головного управління Державного казначейства України від 12.08.99 р. № 64.

У випадку порушення бюджетними установами порядку використання позабюджетних засобів (нецільове і неефективне використання) органи Державного казначейства України відмовляють в оплаті. У цьому випадку на документах ставиться штамп: «Відмовлено в оплаті».

Так само, як бюджетні асигнування, кошти, що надходять бюджетним організаціям від надання платних послуг, виконання робіт, реалізації продукції, повинні використовуватися по цільовому призначенню, відповідно до кошторису. З цією метою наказом № 146 визначені напрямки використання отриманих спеціальних засобів.

Планом рахунків для обліку фактичних витрат, здійснюваних бюджетною установою за рахунок коштів спеціального фонду на зміст установи й інші заходи, передбачені спеціальним фондом кошторису доходів і витрат даної установи, передбачений рахунок 81 «Витрати спеціального фонду».

До рахунка 81 «Витрати спеціального фонду» відкриваються наступні субрахунку:

· 811 «Витрати за коштами, отриманими як плата за послуги»;

· 812 «Витрати по інших власних надходженнях»;

· 813 «Витрати по інших коштах».

На субрахунку 811 «Витрати по спеціальних коштах» враховуються фактичні витрати спеціального фонду кошторису доходів і витрат бюджетної організації (у частині спеціальних коштів).

На субрахунку 812 «Видатки спеціального фонду» враховуються фактичні витрати спеціального фонду кошторису доходів і витрат бюджетної установи (у частині інших власних надходжень установи).

На субрахунку 813 «Витрати по іншим коштам» враховуються фактичні витрати спеціального фонду кошторису доходів і витрат у частині інших коштів.

Тимчасово вільні кошти спеціального фонду можуть бути спрямовані на витрати, що повинні фінансуватися за рахунок коштів загального фонду (заробітна плата, грошове забезпечення, стипендії й інші соціальні виплати), з наступним відшкодуванням. Порядок відшкодування коштів спеціального фонду, спрямованих на заходи, зв'язані з фінансуванням витрат загального фонд/, викладений у листі Державного казначейства України від 02.08.2000 р. № 07-06/803-5690.

Відповідно до вимог даного листа рішення про напрямок коштів спеціального фонду на бюджетні витрати і їхнє відшкодування приймається розпорядником бюджетних коштів самостійно й оформляється наказом по установі. Про це розпорядник повинний письмово повідомити відповідний орган Державного казначейства України, на території якого він знаходиться.

Відновлення тимчасово вільних коштів спеціального фонду, що були спрямовані на фінансування витрат загального фонду, проводиться органами Державного казначейства України за умови надання розпорядником бюджетних коштів наступних документів:

· заяви розпорядника бюджетних засобів (у довільній формі) із указівкою засобів спеціального фонду спрямованих на погашення заборгованості по заробітній платі,