Однак зараз наказ, який затвердив дану форму втратив силу (у відповідності з наказом Державного комітету будівництва, архітектури й житлової політики України, Державного комітету молодіжної політики, спорту і туризму України від 24.07.2000р. № 160/1261), в зв’язку з чим, документом, який підтверджує витрати відрядженого працівника на проживання, може служити документ, який містить в собі прізвище працівника відрядженого у відрядження, термін і вартість проживання. Зразок заповнення такого документу наведено в додатку №4.

Інструкція № 59 не передбачає будь яких інших варіантів на проживання у випадку відсутності документів, які б підтверджували витрати на найм житла (наприклад, відшкодування по нормах, як це було передбачено в Інструкції про службові відрядження в межах України і на території держав учасників СНГ, в редакції наказу Мінфіну від 15.05.95 р. № 80, яка діяла до квітня 1998 р.). В зв’язку з цим витрати, які не підтверджені документально або зовсім не підлягають відшкодуванню і включенню до валових витрат підприємства, або можуть бути відшкодовані працівнику за рахунок коштів підприємства з податковими наслідками, аналогічними тим які були описані для „понаднормативних добових”.

Відшкодування витрат на проїзд.

Порядок відшкодування відрядженому працівнику витрат на проїзд передбачено п.1.7 розділу 1 Інструкції № 59, де вказується, що витрати на проїзд до місця відрядження і в зворотну сторону відшкодовується в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним водним і автомобільним транспортом громадського користування (крім таксі) з врахуванням всіх витрат з покупкою проїзних документів і користуванням постільною білизною в поїздах і страхових платежів на всіх видах транспорту.

Для підтвердження реальності витрат, понесених в зв’язку з користуванням постільною білизною в поїздах існує лист ДПАУ від 21.09.99р. №5389/6/15/-1116. В даному листі вказується, що державне підприємство” Укрзалізниця” розробило єдину форму квитанцій, які зараз використовуються на залізничному транспорті України. Ці витрати відшкодовуються працівнику, і підприємство має право віднести ці витрати до валових витрат.

Крім цих, відрядженому працівнику відшкодовуються витрати на оплату вартості проїзду транспортом громадського користування (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони знаходяться за межами населеного пункту, де постійно працює працівник якого відряджають, чи до місця перебування у відрядженні.

Якщо місце постійної роботи і місце відрядження зв'язує декілька видів транспорту, адміністрація підприємства може запропонувати відрядженому працівнику вид транспорту, яким йому потрібно користуватися. У випадку відсутності такої пропозиції працівник самостійно вирішує питання про вибір транспорту.

Відрядженому працівнику відшкодовуються також витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) по місту в яке його відряджено (згідно з виправдними документами) і відповідно з маршрутом, узгодженим з керівником.

Закупівля паливно – мастильних матеріалів, техобслуговування, оплата стоянки у випадку поїздки у відрядження на власному автомобілі.

Витрати на заправку, стоянку, техобслуговування легкового автомобіля за час виконання службового завдання у відрядженні, навіть при умові їх повного документального підтвердження, не можуть бути віднесені до відрядних витрат.

Вище вказані витрати можуть бути компенсовані працівнику тільки з дозволу керівника підприємства.

Тоді в податковому обліку складається наступна ситуація. Витрати на паливно-мастильні матеріали, а також на стоянку і паркування автомобіля у відповідності з п.п. 5.4.10 ст.5 Закону про податок на прибуток не можуть бути включені до валових витрат підприємства. Але витрати на технічне обслуговування автомобіля на основі п.п. 5.2.1 ст. 5 Закону про податок на прибуток включаються у валові витрати підприємства, як витрати, зв'язані з господарською діяльністю підприємства.

Необхідно відмітити, що все вищесказане не торкається тих випадків, коли всі описані витрати здійснюють підприємства, основною діяльністю котрих є надання транспортних послуг по транспортному чи туристичному обслуговуванню сторонніх громадян чи організацій, а також якщо ці транспортні засоби належать спортивним організаціям і використовуються ними в якості спортивного спорядження.

Відшкодування інших витрат.

Витрати, зв'язані з поверненням квитків.

З дозволу керівника підприємства при наявності поважних причин і документу, який б підтверджував витрати, працівнику можуть бути відшкодовані витрати, які пов'язані з поверненням квитка на проїзд у поїзді, літаку чи інших транспортних засобах. Але до необхідних причин можуть бути віднесені можливі виклики з відрядження чи рішення про його відміну.

Витрати на оплату телефонних рахунків.

При наявності виправдних документів підлягає відшкодуванню з наступним включенням до складу валових витрат підприємства оплата відрядженим працівникам телефонних рахунків, в яких повинні бути вказані номера телефонів, по яких здійснювались дзвінки з метою відрядження і господарською діяльністю підприємства.

У січні поточного року на нашому підприємстві були здійснені наступні операції, які з службовими відрядженнями.

1. 19 січня головний інженер Андрусяк В.В. подав до бухгалтерії авансовий звіт про відрядження у Вінницьку область у місто Калинівка.

В авансовому звіті було зазначено такі витрати:

1) рахунок готелю—42,80грн. з розшифруванням:

- вартість номера—27,99грн;

- ПДВ—5,61грн;

- готельний збір—4,20грн;

- стоянка автомобіля—5,00грн.

2) добові—36грн (18х2).

Оскільки працівник їхав у відрядження за власні кошти то за результатами перевірки авансового звіту було відшкодовано з каси суму—78,80грн.

На даному авансовому звіті бухгалтер проставив проводки, оскільки головний інженер належить до працівників адміністративного апарату то суму витрат було віднесено на "92"рахунок і відображено так,

Д-т 92 К-т 372 73,19грн

Д-т 6415 К-т 372 5,61грн

а відшкодовані суми проведенням:

Д-т 372 К-т 301 78,80грн

2. Комерційний директор Телепчук