Д-т 372 К-т 301 350

У поданому звіті відображено такі витрати :

- залізничний квиток до м. Києва —46,80грн з ПДВ;

- залізничний квиток до м. Івано-Франківська —45,00 з ПДВ;

- користування постільною білизною —12грн з ПДВ;

- телефонні розмови (затверджені керівником) —18грн з ПДВ;

- рахунок готелю (4х40,05) 160,20грн з ПДВ;

- добові (5х18) 90грн.

Проставлено такі бухгалтерські проведення:

Д-т 93 К-т 372 325,00грн

Д-т 6415 К-т 372 47,00грн

Фактична сума витрат на відрядження складає 372грн. Оскільки ця сума більша за ту яку було видано працівнику авансом то сума перевитрат повинна бути відшкодована працівнику з каси. При цьому складається таке проведення:

Д-т 372 К-т 301 22,00грн.

2.1.3. Відображення витрат на відрядження згідно вимог податкового законодавства.

В попередньому питанні було розкрито деякі особливості віднесення до складу валових витрат сум коштів які були затрачені працівником у зв'язку з відрядженням.

Порядок податкового обліку витрат, зв'язаних з відрядними, регулюється п.п. 5.4.8 ст. Закону "Про оподаткування прибутку підприємств". До складу валових витрат підприємства можуть бути віднесені витрати на відрядження фізичної особи, яка знаходиться у трудових відносинах з платником податків чи є членом адміністративного апарату платника податку, в межах фактичних витрат відрядженої особи на проїзд (включаючи перевезення багажу) як до місця відрядження так і в зворотному напрямку до місця постійної роботи , так по місцю відрядження, на оплату вартості проживання в готелях (мотелях), а також включені у такі рахунки витрати на харчування чи побутові послуги (користування телевізором, холодильником), наймання інших житлових приміщень, оплату телефонних рахунків і інших витрат.

Необхідно також звернути увагу на те, що всі витрати, які пов'язані з відрядженням можуть бути включені до складу валових витрат підприємства тільки при наявності виправдних документів (проїзні квитки, квитанції, рахунки готелів і посвідчення про відрядження з відмітками в ньому про прибуття і вибуття).

Поряд з цією необхідною умовою для включення цих витрат є наявність документів, які б підтверджували зв'язок даного відрядження з основною діяльністю підприємства. До таких документів належать:

- запрошення приймаючої сторони, діяльність якої співпадає з діяльністю того підприємства, яке направляє працівника у відрядження ;

- підписані договору (контракти) і інші документи, які засвідчують наміри встановити між підприємствами цивільно-правові відносини

- документи, які засвідчують те, що відряджений працівник бере участь у переговорах, конференціях чи презентаціях, які проводяться на тематику, яка торкається основної діяльності підприємства, яке відрядило працівника для участі в них.

Відрядні витрати відносяться до складу валових витрат тільки після затвердження авансового звіту керівником підприємства, а не в момент видачі відрядженій особі авансу на витрати, які пов'язані з відрядженням.

Не включаються до складу валових витрат:

- суми грошових коштів, витрачені на цілі вказані в п.п. 5.3.1 і п.п.5.4.4 ст. Закону "Про оприбуткування прибутку підприємств" (організація і проведення прийомів, презентацій, свят, розваг і відпочинку, придбання і розповсюдження подарунків, включаючи безоплатну роздачу зразків товарів або безоплатне надання послуг (виконання робіт) з рекламними цілями, але не більше 2% від оподаткованого прибутку платника податку за попередній звітній (податковий ) рік).

- суми добових, випадку якщо на посвідченні про відрядження відсутні відмітки відряджаючої і приймаючої сторін ;

- суми добових понад встановлені граничні норми, а також інші витрати, відшкодовані працівнику за рішенням керівника підприємства за рахунок чистого прибутку підприємства.

В декларації про прибуток витрати підприємства на службові відрядження фізичних осіб, які знаходяться у трудових відносинах з платником податку чи є членом керівних органів платника податку, відображені по рядку 28 ”Інші витрати, пов’язані з підготовкою, організацією, веденням виробництва, продажем продукції (робіт, послуг)”

Відрядженому працівнику понад встановлені норми компенсації витрат в зв'язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на сплату "Податку на додану вартість" за куплені проїзні документи, користування в поїздах постільною білизною і по найму житла згідно з виправдними документами в оригіналі (п.1.8 розділу І Інструкції №59).

При цьому не потрібно податкової накладної, так як в зв'язку з п.п. 7.2.6 ст.7 Закону України " Про податок на додану вартість" від 09.04.97 р. №168/97—ВР, зі змінами і доповненнями, податкова накладна не виписується у випадку продажу транспортних квитків і при виписці рахунків готелю. В такому випадку основою для збільшення суми податкового кредиту є товарний чек (інший розрахунковий чи платіжний документ), в якому окремим рядком повинна бути вказана сума ПДВ. Право на податковий кредит виникає у підприємства в момент затвердження авансового звіту.

У випадку якщо відряджений працівник здійснює будь-які інші витрати, пов'язані з виробничою (господарською) діяльністю підприємства (закупівлю товарно-матеріальних цінностей, користування послугами ), то в такому випадку для одержання підприємством права на віднесення сум ПДВ по вказаним витратам до складу податкового кредиту у підприємства повинні бути належним чином оформлені податкові накладні. Винятком є тільки випадки, коли об'єм разової продажі товарів (робіт, послуг) не перевищує 20грн.

Для того, щоб краще засвоїти і зрозуміти це питання, треба розглянути числовий приклад проведення розрахунків з працівниками, відрядженими по території України, а також відображення у податковому обліку таких операцій.

1) Працівник відряджений з м. Івано-Франківська до м. Дніпропетровська терміном на 4 дні для укладання договору на поставку сировини. Згідно попередніх розрахунків відрядні витрати склали —372грн з яких:

- проїзд залізничним транспортом до м. Дніпропетровська і назад, з