В наступному, основному, розділі відомості 3.2. який представляє кредитову частину субрахунку 372 , які відображають суми повернення і утримання невикористаних підзвітних сум і здійснених платежів за рахунок підзвітних сум. В кожному конкретному випадку вказується дата, номер авансового звіту і сума. Сума платежів відображаються в цілому і по кореспондуючих рахунках . Записи повернення і утримання невикористаних підзвітних сум проводяться на основі документів по касі і розрахунково-платіжних відомостей. Записи по витрачених сумах здійснюються на основі затверджених авансових звітів з додатками до них документів.

Суми, які віднесені в дебет рахунків 23, 91, 92 підлягає групуванню по статтях аналітичного обліку в листках — розшифровках. По придбаним за рахунок підзвітних сум матеріальних цінностей вказується їхня облікова вартість.

Після закінчення місяця по кожній підзвітній особі визначають сальдо на кінець місяця, яке потім буде перенесено у відомість 3.2 наступного місяця, як вступне сальдо.

Після закінчення журналу 3 та відомості 3.2 до нього вказується дата завершення записів в ньому і дата переносу оборотів в Головну книгу. Все це завіряється підписами виконавців та підписом головного бухгалтера підприємства.

Узагальнення інформації по розрахунках з підзвітними особами
у фінансовій звітності

Для того, щоб повністю вивчити і зрозуміти облік розрахунків з підзвітними особами залишається розглянути відображення витрат в деяких формах фінансової звітності, а саме в Балансі і Звіті про фінансові результати.

Згідно Інструкції про застосування Плану рахунків сальдо субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами" може бути як дебетовим, так і кредитовим. В балансі підприємства дебетове сальдо відображається в складі активів, а кредитове — в складі зобов'язань. Відображення дебетового сальдо по рахунку 372 відбувається по рядку 210 "Інша поточна дебіторська заборгованість активу Балансу, а кредитового сальдо — по рядку 610 "Інші поточні зобов'язання " пасиву Балансу.

Що стосується відображення відрядних витрат в Звіті про фінансові результати, то тут порядок відображення залежить від того, до якого виду витрат в обліку були віднесені відрядні витрати: до загальновиробничих витрат з наступним списанням на собівартість реалізації, до адміністративних витрат, витрати на збут чи до інших витрат, операційної діяльності. Виходячи з цього відповідні суми знайдуть відображення в рядках 040, 070, 080, 090 розділу І "Фінансові результати" . В розділі ІІ "Елементи операційних витрат" відрядні витрати знайдуть відображення в рядку 270 "Інші операційні витрати".

Висновок

Серед розрахункових операцій особливе місце займають розрахунки з підзвітними особами, які є на кожному підприємстві, незалежно від форми власності та галузі діяльності.

На досліджуваному підприємстві ВАТ ” Івано-Франківський хлібокомбінат” ведеться облік розрахунків з підзвітними особами за:

- авансами виданими на господарські потреби виробництва;

- службовими відрядженнями.

Оскільки, операції по розрахунках з підзвітними особами, відображаються і в податковому, і в фінансовому обліку, то на них необхідно звернути особливу увагу.

Щодо фінансового обліку, то тут усе просто, усі суми, які витрачені підзвітною особою і затверджені керівником включаються до витрат підприємства.

Для того, щоб віднести витрати, які понесла підзвітна особа, у податковому обліку до складу валових витрат необхідно, щоб виконувалися наступні умови :

- згода керівника ;

- документальне підтвердження витрат ;

- зв’язок понесених витрат з основною діяльністю підприємства ;

- не перевищення граничних норм добових витрат.

Також підприємство має право на податковий кредит, якщо до витрат, які понесла підзвітна особа включена сума ПДВ, і на неї є податкова накладна.

Останнім часом, щодо операцій по обліку розрахунків з підзвітними особами, відбулися певні зміни, підставою для них стало видання наприкінці минулого року таких нормативних актів:

1. наказ №440 від 19.09.03 р. ”Про затвердження форми звіту про використання коштів наданих на відрядження або під звіт, і порядку складання зазначеного звіту.

Даний нормативний документ вступив у дію з 01 січня 2004 р.

Основним нововведенням стало те, що на авансовому звіті з’явилося поле для розрахунку штрафу за несвоєчасно повернені кошти, не витрачені підзвітною особою на відрядження, чи закупівлю товарно – матеріальних цінностей для підприємства.

2. Постанова №1732 від 05.11.03 р. ”Про внесення змін до постанови КМУ від 23.04.99 р. №663”

Даним документом були внесені зміни до граничних норм добових

витрат в межах України.

Необхідно зазначити також, що багато підприємств відряджають своїх працівників також і за межі України. Для обліку цих операцій необхідно пам’ятати, що термін відрядження працівника за кордон не повинен перевищувати 60 календарних днів, а граничні норми добових для відрядження працівників за межі України становлять:

- без довідок про харчування — 252 грн;

- одноразове харчування — 201,60 грн;

- дворазове харчування — 136,60 грн;

- трьохразове харчування — 88,20 грн.

Отже висновком даного дослідження розрахунків з підзвітними особами на ВАТ ”Івано-Франківський хлібокомбінат” є такий : розрахунки з підзвітними особами, серед інших розрахункових операцій на підприємстві, займають своє належне і важливе місце, і жодне підприємство не зможе нормально працювати без підзвітних сум. А облік даних розрахунків є важливою ділянкою, на яку бухгалтери підприємств повинні звертати увагу.