Курсова робота

Обліково-фінансові документи

Зміст

Вступ………………………………………………………………………………….3

Розділ 1. Загальні вимоги до діловодства підприємства………………………….5

1.1 Організація документообігу та реєстрації документів………………………..5

1.2 Основні правила оформлення документів……………………………………..9

Розділ 2. Обліково-фінансові документи підприємства…………………………15

2.1 Класифікація та вимоги до обліково-фінансових документів підприємства………………………………………………………………………..15

2.2 Перелік обліково-фінансових документів та строки їх зберігання…………16

Розділ 3. Практика оформлення обліково-фінансових документів……………..21

Висновок…………………………………………………………………………….26

Список використаної літератури…………………………………………………..28

Додатки……………………………………………………………………………..30

Вступ

Актуальність теми дослідження. У сучасних умовах для підвищення ефективності керування необхідне удосконалювання роботи з документами, тому що всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі.

Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарата керування, організацію і культуру праці управлінських працівників. Удосконалювання керування виробничо-господарськими системами, підвищення рівня організації й ефективності управлінської праці багато в чому залежить від того, наскільки раціонально поставлено в установах і на підприємствах діловодство і наскільки професійно ведеться документація, гарантується успіх управлінської діяльності в цілому.

Значення діловодного обслуговування як однієї з найважливіших сфер діяльності визначається рядом факторів і насамперед його універсальністю. Основу інформаційного середовища будь-якого підприємства, організації або установи складають обліково-фінансові документи, створені як «традиційним» рукописним, машинописним, типографським способом, так і отримані з використанням комп'ютерних технологій. Інформація, що утримується в них, буде мати юридичну силу і може бути використана тільки при здійсненні ряду обов'язкових діловодних операцій. У правильній організації діловодства закладена основа схоронності й ефективного використання документної інформації в майбутньому.

Раціональні форми і методи створення й обробки документів, які виправдали себе на практиці, можуть бути доведені до рівня загальної норми лише за умови, що всі обробки, що беруть участь у процесах створення і використання документів і документної інформації, будуть досить точно дотримуватися у своїй діяльності цих єдиних правил і норм діловодства.

Об'єктом даної курсової роботи є обліково-фінансові документи підприємства, організації, установи.

Предмет дослідження - вивчення різних аспектів обліково-фінансового діловодства.

Метою даної курсової роботи є аналіз такої важливої частини документообігу підприємства, організації, установи, як обліково-фінансові документи. Дана мета реалізується в рамках конкретних завдань:

1). Визначення загальних понять сучасної системи документаційного забезпечення управлінського процесу, а саме обліково-фінансових документів;

2). Вивчення систем ведення обліково-фінансової документації;

3). Визначення переліку документів, що є обліково-фінансовими;

4). Аналіз різних аспектів ведення обліково-фінансової документації;

5). Класифікація обліково-фінансових документів;

6). Виклад рекомендацій з поліпшення документообігу обліково-фінансових документів на підприємстві, в установі, організації.

Теоретичною, методологічною та практичною основою роботи послужили періодичні публікації провідних вітчизняних та зарубіжних знавців діловодства, практиків юридичної та діловодної справи.

Розділ 1. Загальні вимоги до діловодства підприємства

1.1. Організація документообігу та реєстрації документів

Документообіг – це рух документів з моменту їхнього одержання або створення до завершення виконання, відправлення або здачі в справу [6, c.12].

Документи, що надходять на підприємство проходять:

Ю первинну обробку;

Ю попередній розгляд;

Ю реєстрацію;

Ю розгляд керівництвом [13, c.42].

Після цього вхідні документи передаються конкретним виконавцям.

Служба документаційного забезпечення управління (ДЗУ), що може бути представлена на підприємстві як самостійним структурним підрозділом (канцелярія, загальний відділ, секретаріат), так і окремим співробітником (секретар - референт) повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну чинність і прислані в повному комплекті (при наявності додатків). В іншому випадку прислані документи повертаються авторові з відповідним супровідним листом, де вказуються причини повернення.

Конверти від документів, що надходять, знищуються за винятком тих випадків, коли тільки по конверті можна визначити адреса відправника, час відправлення і дату одержання документів. Не розкриваються і передаються по призначенню документи з позначкою "особисто" і на адресу громадських організацій.

Попередній розгляд документів проводиться працівником служби ДЗУ з метою розподілу документів, що надійшли, на підприємство, на ті, що направляються на розгляд керівникові; направляються безпосередньо в структурні підрозділи або конкретних виконавців.

Без попереднього розгляду передаються по призначенню документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам. На розгляд керівництва передаються документи, адресовані керівникові підприємства і документи, що містять інформаціюз найбільш важливих питань діяльності підприємства [8, c.116].

Обробка і передача документів виконавцям повинна здійснюватися в день їхнього надходження в службу ДЗУ. Якщо документ повинний виповнюватися декількома підрозділами або посадовими особами, його розмножують у потрібній кількості екземплярів.

Документи, що підлягають відправленню в іншу організацію, сортують, упаковують, оформляють їх як поштове відправлення і здають у відділення зв'язку. Перед упакуванням служба ДЗУ зобов'язана перевірити правильність оформлення документів, наявність усіх додатків, відповідність кількості екземплярів кількості адресатів і т.д. Неправильно оформлені документи підлягають поверненню виконавцеві на доробку. На замовлену кореспонденцію складається опис розсилання, що підписується працівником служби ДЗУ і датується.

Вихідні документи повинні оброблятися і відправлятися в день реєстрації 8, c.118].

Внутрішні документи підприємства передаються виконавцям під розписку в реєстраційній формі.

Служба ДЗУ повинна систематично вести облік кількості оброблюваних документів, включаючи всі їхні види і розмножені екземпляри. Результати обліку документообігу узагальнюються службою ДЗУ і доводяться до уваги керівника підприємства для вироблення заходів для удосконалювання роботи з документами.

Реєстрація документів - фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому індексу з наступним записом необхідних зведень про документ у реєстраційних формах. Реєстрації підлягають усі документи, що вимагають обліку, виконання і подальшого використання в довідкових цілях, (організаційно-розпорядницькі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові і т.д.). Реєструються вхідні, вихідні і внутрішні документи [15, c. 91].

Однак, не всі документи підприємства реєструє служба ДЗУ. Документи спеціальних (функціональних) систем документації (планові. бухгалтерські, фінансові й ін.) реєструються у відповідних підрозділах. У службі ДЗУ на цих документах ставиться тільки дата надходження.

Реєстрація документів повинна бути тільки однократною. Документи, що надходять, реєструються в день надходження, що відправляються і внутрішні - у день підписання