При реєстрації документи поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо, наприклад: накази по основній діяльності, накази по особовому складу, актиревізій, протоколи засідань, звіти, доповідні записки і т.д. Порядкові реєстраційні номери (індекси) привласнюються документам у межах кожної групи, яка реєструється. До складу індексу документа входять: порядковий номер у межах масиву документів, що реєструються; індекс по номенклатурі справ [11, c. 27].

Наприклад: 218/08-17,

де 218 - порядковий реєстраційний номер, 08-17 - номер справи, в яку буде підшитий документ або його копія (для вихідних документів). До складу індексу можуть додатково входити номера (коди) із класифікаторів кореспондентів, структурних підрозділів, питань діяльності і т.д.

Для внутрішніх документів звичайно застосовується проста порядкова нумерація, наприклад: наказ 28, протокол 3, акт 7.

Як реєстраційні форми, у залежності від обсягів масивів документів, що реєструються, використовують реєстраційні журнали або регістраційно-контрольні картки (РКК) [3, c.57]. Журнали зручні при порівняно невеликій кількості документів, що реєструються, тому що пошук інформації з журналу досить тривалий за часом. Крім того, по журналу неможливо вести контроль за виконанням документів, необхідно вдруге реєструвати поставлені на контроль документи на контрольних картках.

Цих недоліків позбавлені РКК, що дозволяють більш оперативно вести інформаційно-довідкову роботу і здійснювати контроль за виконанням документів без повторної реєстрації. РКК друкується в декількох екземплярах, що дозволяє створити декілька довідкових (з питань діяльності, по кореспондентах і т.п.) і контрольну картотеки.

Установлено наступний обов'язковий склад реквізитів для реєстрації документів:

Ю автор (кореспондент);

Ю назва документа;

Ю дата документа;

Ю індекс документа;

Ю дата надходження документа (для вхідних документів);

Ю індекс надходження документа (для вхідних документів;

Ю заголовок документа або його короткий зміст;

Ю резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

Ю термін виконання;

Ю оцінка про виконання (короткий запис рішення питання власне кажучи, дата фактичного виконання й індекс документа - відповіді);

Ю номер справи [7, с. 66].

У разі потреби склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений наступними:

Ю виконавці;

Ю розписка виконавця в одержанні документа;

Ю хід виконання;

Ю додатки й ін [7, c.68].

Порядок розташування реквізитів на реєстраційних формах визначається самим підприємством.

Реєстрація документів – відповідей повинна вестися на реєстраційних формах ініціативних документів. Документу – відповіді привласнюється самостійний порядковий реєстраційний номер у межах відповідного реєстраційного масиву.

1.2. Основні правила оформлення документів

Назва установи відтворюється на бланку в повному розгорнутому найменуванні.

Назва (вид, різновид) документа обов'язковий його реквізит, який не проставляється лише у листах. Назва документа наявна на бланку або вдруковується в лівому верхньому кутку. Залежно від виду документа встановлюються перелік необхідних для його оформлення реквізитів, побудова тексту й ступінь обов'язковості виконання його положень [21, c.93].

Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа, абонентського телеграфу, номер телефону, факсу оформляються відповідно до поштових правил. Наприклад: 252053, Київ-53, вул. Ю. Коцюбинського, 15 тел. 216-20-32, факс 214-16-25.

Для здійснення розрахунково-грошових операцій у блан-ках вказується номер розрахункового рахунку у відділенні банку. Наприклад: Розрахунковий рахунок 3467059 в Залізничному УСБ м. Києва МФО 322034.

Дата це обов'язковий реквізит усіх документів. Документ датується днем його підписання (для наказів) або затвердження (для інструкцій). Акти і протоколи датуються днем здійснення документованих у них подій. Дату проставляє власноручно особа, яка підписує або затверджує документ [21, c.96].

До складу дати входять число, місяць і рік, які простав-ляються в одному рядку трьома парами арабських цифр. Наприклад: 12.07.95 (тобто )2 липня 1995 р.).

Дата підписання ставиться у лівій верхній частині доку-мента разом з індексом. Якщо документ складено не на бланку, його дата ставиться нижче тексту, зліва, поряд з підписом.

Індекс. До складу індексу входять три пари арабських цифр, перша пара індекс структурного підрозділу, друга номер справи за номенклатурою, третя порядковий номер за книгою обліку. Наприклад: вхідний 08-13/86, де 08 шифр струк-турного підрозділу автора документа; 13 номер справи, де зберігається копія вхідного документа; 86 реєстраційний иомер документа за книгою облку вхідних документів.

Місце складання або видання.

Цей реквізит вказує на назву міста чи населеного пункту, де видано документ.

Адресат. Листи, доповідні записки, довідки, повідомлення та інші документи адресуються до організації, установи, структурного підрозділу, службової або приватної особи. Назва установи і структурного підрозділу подається у називному відмінку, а найменування посади й прізвища у давальному [19 c.179]. Наприклад: Кам'янець-Подільський педінститут Відділ кадрів Коваленку І.П.

Якщо документ адресовано керівникові установи, її назва «входить у найменування посади й пишеться у даваль-ному відмінку. Наприклад: Ректорові Українського державного педагогічного університету ім. М. П. Драгоманова проф. Шевченку І. М.

До реквізиту "адресат" може також входити поштова адреса. Слід пам'ятати, що коли документ адресовано до установи, поштова адреса вказується після назви устано-ви, структурного підрозділу й прізвища службової особи. Кожний елемент реквізиту друкується з нового рядка. Наприклад: Київський університет імені Тараса Шевченка Навчальна частина Пономаренку О. П. 252060 Київ-60 вул. Грінченка, 8/2 Якщо документ адресовано приватній скобі, то поштову адресу вказують перед її прізвищем. У таких випадках слід користуватися конвертами. Наприклад: 123086, м. Ніжин-86 вул. М. Гоголя, 13, кв. 10 Гордієнку М. І.

Підпис – це обов'язковий реквізит будь-якого документа, він засвідчує його законність. Підписує документи, як правило, керівник установи, його заступник чи керів-ник структурного підрозділу. Керівник установи або його заступник підписує документи, що надсилаються до вищих організацій. Деякі документи підписують керівники структурних підрозділів, але у межах своєї компетенції.

Документи колегіальних органів (протоколи, постано-ви, рішення) підписують дві особи голова та секретар колегіального органу