Підписується, як правило, перший примірник документа. Якщо документ написано на бланку установи, зазначається тільки посада і прізвище та ініціали особи, яка під-писує документ (не повторюється повна назва установи). Наприклад: Директор видавництва (п і д п и с) Г. К. Стеценко _______ Проректор з наукової роботи (підпис) С. В. Васильченко__________.

Якщо документ написано не набланку, то вказується повна назва установи, посада, прізвище та ініціали особи, що підписує документ. Наприклад: Директор видавництва "Освіта" (________) І.І. Лукаш.

При підписанні документів колегіальних органів зазна-чаються обов'язки осіб, що підписали документи, а не їхні посади. Наприклад: Голова зборів (_________) Г. К. Мусієнко, Секретар зборів (________) В. А. Грищук.

Підпис ставиться праворуч під текстом через два-три рядки після його закінчення. Найменування посади пишеть-ся ліворуч від прізвища, яке вказується на рівні останньо-го рядка посади. Наприклад: Директор Київської середньої школи 165 Б. П. Мандрик.

Гриф затвердження. Після підписання документ за-тверджується, тобто засвідчується його дія на визначене коло організацій, структурних підрозділів чи приватних осіб [22, c.103]. Реквізит затвердження включає: слово Затверджую, назву посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, що затвердила документ, дату затверджений. Наприклад: Затверджую: Директор Інституту змісту і методів навчання, Міністерства освіти України (__________) О.І. Тименко. 09.11.95

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку документа і пишеться великими літерами. Після за-твердження документ набуває юридичної сили.

Віза – це позначка, зроблена службовою особою на документі, що свідчить про його вірогідність або надає йому юридичної сили [12, c.99].

Печатка. Документи, які потребують особливого засвід-чення, завіряються печаткою. Гербова печатка ставиться на документах, що засвідчують права певних осіб, витрати коштів і матеріальних цінностей, а також на документах, які передбачають наявність відбитка печатки правовими актами [12, c.101].

Простими печатками засвідчують документи, які вихо-дять за межі організації, й розмножені примірники.

Печатка ставиться перед особистим підписом таким чи-ном, щоб відбиток її захоплював частину слів назви посади і підпису особи, що засвідчила документ. Наприклад: Ректор університету (підпис) О. П. Потапенко. Печатка.

Резолюція – це напис службової особи на документі, що являє собою коротке рішення з приводу викладених у цьому документі питань [12, c.103].

Резолюція складається з таких елементів: прізвища та ініціалів виконавця, якому передається документ; вказівки про порядок виконання документа; особистого підпису ке-рівника; дати резолюції.

Якщо резолюція вказує на кількох виконавців, то обов'яз-ково зазначається особа, відповідальна за виконання доку-мента. Відповідальний виконавець має право скликати співвиконавців та отримувати від них необхідну інформацію.

Як правило, у резолюції керівник висловлює своє рі-шення щодо суті розглянутих питань. Але інколи в резо-люції немає вказівок, отже, рішення мусить приймаки ви-конавець.

Резолюції з конкретними вказівками передаються за допомогою наказового способу або неозначеної форми діє-слова. Наприклад: Про результати і вжиті заходи повідомте..; Терміново відрядіть..; Негайно підготуйте листа..; Розглянути й доповісти в десятиденний строк...

Загальні вказівки, як правило, виражаються так: До виконання; До керівництва; До відома.

Резолюція пишеться на першій сторінці документа (з лицевого боку) у верхній частині.

Заголовок до тексту. Кожний службовий документ незалежно від його змісту, призначення й виду, має заголо-вок, який відбиває головну ідею документа (крім повідомлення і телефонограми). Він друкується в лівому верхньо-му кутку під датою і номером документа. Заголовок має бути лаконічним, точним і максимально повно розкривати суть документа. Наприклад: Про додаткове видання "Ро-сійсько-українського словника"; Про заходи щодо по-ліпшення використання відходів підприємства шкіряно-взуттєвої промисловості.

Наявність чітких заголовків скорочує час ознайомлення з документом та період проходження його через службо-вих осіб та структурні підрозділи до реального виконавця.

Відмітка про наявність додатка. Якщо документ має додатки, то в лівому кутку його під текстом з нового рядка зазначається: Додаток: на 4 арк. у 2 пр.

Після слова Додаток можна перелічити назви докумен-тів, що додаються, у цифровій послідовності:

Додаток: Акт оцінки вартості використаних матеріалів 2 арк. в 1 пр.

Акт прийому нових будівельних матеріалів 3 арк. у 2 пр.

При великій кількості додатків окремо складається їх список, а в документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до списку на 10 арк.

Відмітка про виконавця. Цей реквізит обов'язковий лише у вихідних документах (листах, довідках, висновках) і складається з прізвища виконавця та номера його служ-бового телефону. Ці відомості проставляються на остан-ній сторінці документа у нижньому лівому кутку (лицевої сторони або звороту).

Відмітка про виконання вміщується в лівій або централь-ній частині нижнього поля першої сторінки документа.

Відмітка про надходження. Цей реквізит містить: ско-рочену назву організації, що надіслала документ; реєстра-ційний номер документа (індекс); дату його надходження.

Відмітка про надходження робиться праворуч на нижньо-му полі першої сторінки документа за допомогою реєстрацінного штампа.

При оформленні документів слід дотримуватися основ-них правил їх складання, які передбачають правильне на-писання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної сили.

Розділ 2. Обліково-фінансові документи підприємства

2.1. Класифікація та вимоги до обліково-фінансових документів підприємства

В Україні єдину типову форму первинних документів по ділянках обліку розробляють централізовано. Розроблені первинні документи є обов'язковими для виконання на підприємствах. Такі первинні документи в практичній роботі називають уніфікованими формами (наприклад, форми касових документів, банківських документів і т.д.) [10, c.129].

Бухгалтерські документи класифікуються по наступних ознаках: призначенню, порядку складання і способу охоплення операцій [10, c.283].

По призначенню документи підрозділяються на розпорядницькі, виправдувальні, бухгалтерського оформлення і комбіновані.

Необхідна для відображення в бухгалтерському обліку інформація, що утримується в прийнятих до обліку первинних документах, накопичується і систематизується в облікових реєстрах, що рекомендуються Міністерством фінансів України. Підприємства, що складають облікові реєстри на машинних носіях, зобов'язані забезпечити технічні