У первинних документах і облікових реєстрах виправлення помилок повинні бути підтверджені підписами посадових осіб, що підписали ці документи, ізуказівкою дати виправлення. У касових і банківських документах виправлення не допускаються.

Реєстри бухгалтерського обліку повинні містити назву, період реєстрації господарської операції, прізвища і підписи або інші дані, що дозволяють ідентифікувати осіб, що брали участь у їхньому складанні. Господарські операції повинні бути відбиті в облікових реєстрах у тому звітному періоді, у якому вони були здійснені.

На підприємстві повинен бути розроблений графік документообігу, що складається з метою упорядкування руху і своєчасного одержання для записів у бухгалтерському обліку первинних документів. У графіку повинен бути перелік робіт зі створення, перевірки й обробки документів, а також указуються конкретні виконавці, взаємозв'язки і термін виконання робіт.

Після обробки первинні документи й облікові реєстри, звітність підлягають обов'язковій передачі в архів.

2.2. Перелік обліково-фінансових документів та строки їх зберігання

На кожному підприємстві, в кожній установі, організації існує велика кількість обліково-фінансових документів.

Акт

Акт – це документ, який містить рішення щодо законів, указів, постанов і складається на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов'язаних з діяльністю установ та окремих осіб. Як правило, це документація постійних експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників організацій, що перевіряють [18, c.75].

Акт складається кількома особами з метою об'єктивного фіксування подій, фактів або певної ситуації. Виклад і форма тексту актів регламентовані. Текст акта має дві частини:

1). вступну (вказуються підстави для складання акта, перелічуються особи, що складали акт, а також присутні під час його складання);

2). констатуючу (викладаються мета й завдання акта, xaрактер проведеної роботи, перелічуються виявлені факти, даються висновки).

Після слова Підстава вказується документ чи усне розпорядження службової особи щодо необхідності та юридичної, ваги певного акта.

Після слова Складено перераховуються особи, які склали акт або були присутні під час його складання, і обов'язково зазначаються їхні посади, ініціали й прізвища. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови; прізвища інших членів комісії розташовуються в алфавітному порядку.

У кінці акта (перед підписами) зазначається кількість примірників і вказується місце їх зберігання.

Реквізити: Назва установи; Гриф затвердження; Назва виду документа; Номер та дата складання; Місце складання; Заголовок; Текст; Підписи.

Доручення

Доручення – це письмове повідомлення, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати певні юридичні чинності або отримувати матеріальні цінності [17, c.139].

Доручення видаються на розпорядження майном, отримання грошових і матеріальних цінностей. Вони поділяються на особисті та офіційні.

Особисті доручення видаються окремими особами, які передають свої права іншим особам (право на отримання заробітної плати, поштового переказу та ін.). Обов'язковою умовою правомірності особистого доручення є наявність підпису службової особи й печатка установи, підприємства, що засвідчує підпис довірителя (доручення, які видаються студентам, можуть засвідчуватись навчальним закладом).

В офіційному дорученні обов'язково зазначаються: Назва організації, яка видає доручення; Номер доручення й дата видання; Посада, прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видано доручення; Назва організації чи підприємства, від якого повинні бути отримані матеріальні цінності; Перелік цінностей із вказівкою на їх кількість і суму; Строк дії доручення; Зразок підпису особи, якій видано доручення; Назва документа, що посвідчує особу отримувача цінностей (паспорт, посвідчення); Підписи службових осіб, які видали доручення; Печатка організації, що видала доручення [17, c.140].

Офіційні доручення можуть бути разовими, спеціальними й загальними.

Разові видаються на виконання одноразової дії (отримання товарно-матеріальних цінностей, одержання заробітної платні, пенсії, стипендії, поштового переказу).

Спеціальні – на здійснення приватною чи службовою особою однотипних дій (представництво в органах суду, виконання банківських операцій у межах певного терміну) [17, c.142].

Загальні – на виконання широких повноважень (отримання документів, ведення справи в усіх судових, арбітражних і адміністративних установах з усіма правами, що надані законом позивачеві, відповідачеві; укладання угод, одержання майна тощо).

Для багатьох доручень є друковані бланки, куди від руки вписують прізвище, ім'я та по батькові того, кому доручається, що саме, де треба одержати, та завіряють підписом і круглою печаткою. Завіряється також підпис особи, на ім'я якої написано доручення.

Завірені нотаріально доручення можна передавати телеграмою. Телеграма-доручення складається з тексту доручення, який може бути відповідно скорочений, та посвідчуваль-ного напису з підписом нотаріуса й печаткою нотаріальної контори. Підпис нотаріуса засвідчується органом зв'язку, через який передається телеграма-доручення. Таке доручення має силу оригіналу.

Розписка

Розписка – це письмове підтвердження певної дії, що відбулась - передачі й отримання документів, товарів, грощей від підприємства або приватної особи [24, c.61].

Розписка може бути приватного (особа отримує цінності від особи) і службового (особа — представник установи - отримує цінності від цієї або іншої установи) характеру.

Реквізити:

Назва виду документа;

Текст:

Ю прізвище, ім'я, по батькові та посада особи, яка дає розписку і підтверджує отримання цінностей;

Ю прізвище, ім'я, по батькові та посада особи, яка передала цінності;

Ю точні найменування матеріальних цінностей, їх кількість і вартість – словами і цифрами;

Ю відомості про документ (паспорт, посвідчення), засвідчує особу, яка отримує цінності;

Ю підстава передачі й отримання цінностей.

Дата.

Підпис особи, яка отримала цінності.

Завірення підпису (у приватній розписці).

Список

Список – це документ, який містить перелік осіб, предметів, об’єктів, документів у певному порядку і складається з метою інформації або реєстрації.

Реквізити: Штамп установи; Номер; Назва виду документа; Заголовок; Текст; Підпис; Дата; Печатка.

Список складається в алфавітному або хронологічному порядку. Іноді елементи списку розміщуються в послідовності від більш значущого до менш значущого [18, c.188].

Таблиця

Таблиця – це перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей