Матеріал у таблиці систематизований, на першому плані виступають цифри. У таблицях не використовуються дієслівні форми, прислівники. Найчастіше вживаються слова разом, усього, у тому числі.

Реквізити: номер; тематичний заголовок; заголовна частина, яка розміщується вгорі розділові знаки в кінці заголовків і підзаголовків не ставляться); основна частина, що містить графи і рядки; примітки (якщо вони є) виносяться в окрему колонку або за межі таблиці.

Таблиця має бути компактною і наочною.

Накладна

Накладна – це обліковий документ, який дає право на отримамання, відправлення вантажів чи матеріальних цінностей [16, c.26].

Реквізити:

Назва – угорі посередині великими літерами: НАКЛАДНА № __________ від________(дата);

Підстава, на основі якої видано накладну;

Кому видано (назва установи або прізвище, ім’я, по батькові приватної особи);

Від кого (назва установи або штамп установи, її адреса, телефон, поточний рахунок);

Позначення кожної графи: назва предметів; сорт; розмір; одиниця виміру; номенклатурний номер; кількість (за вимогою, видано); вартість; сума вартості.

Підпис керівника установи й бухгалтера;

Дата;

Хто видав;

Хто одержав;

Печатка або штамп установи.

Термін збереження первинних документів, облікових реєстрів, звітності в архіві підприємства визначається Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.Первинні бухгалтерські документи вилучаються тільки органами дізнання, попереднього наслідку і прокуратури, судами і податковими адміністраціями на основі їхніх постанов і відповідно до діючого законодавства України [14, c.137]. Усі вилучені документи оформляються відповідно протоколом, копія якого зберігається на підприємстві. При зникненні або знищенні первинних документів на підприємстві створюється спеціальна комісія, що розслідує причини зникнення або загибелі; на підставі її висновків складається акт, затверджуваний керівником підприємства.

Розділ 3. Практика оформлення обліково-фінансових документів

Вимоги до оформлення акта про вилучення документів з Національного архівного фонду (НАФ)

Акт про вилучення документів з НАФ складається в двох примірниках за встановленою формою (додаток Є), схвалюється ЕПК та затверджується директором державного архіву (керівником архівного відділу райдержадміністрації, міської ради).

Акт оформлюється таким чином:

Ю текст акта слід друкувати на конторський друкарській машинці або за допомогою комп’ютерної техніки на папері формату А4, розмір шрифту 12–14 друкарських пунктів через 1-1,5 міжрядкових інтервали;

Ю текст акта друкується на одному боці аркуша;

Ю під час оформлювання акта на двох і більше аркушах, друга та подальші аркуші мають бути пронумеровані посередині верхнього берега арабськими цифрами без слова “аркуш” та розділових знаків;

Ю акти мають валову нумерацію, починаючи з № 1.

Ю зазначається назва акта, а саме: “Про вилучення документів з Національного архівного фонду”;

Ю назва архівного фонду має бути чітко сформульованою, у дужках зазначаються всі перейменування фондоутворювача у хронологічній послідовності, наприклад: ф. Р - 138, Колгосп “Спільна праця” (з 1951 р. – колгосп ім. М.С. Хрущова), с. Шевченкове Баришівського району Київської області – після назви фонду зазначають категорію архівного фонду, наприклад: фонд ІІІ категорії;

Ю в акті робиться посилання на нормативно-методичні документи, на підставі яких проводиться експертиза цінності (типовий або відомчий переліки документів зі строками зберігання, методичні рекомендації, інструкції тощо).

Наприклад: Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений наказом Головархіву України від 20.07.98 № 41 із змінами та доповненнями; або Перечень видов статистической отчетности, подлежащих приему на хранение в госархивы областей, гг. Киева и Севастополя и в госрайгорархивы, затверджений рішенням Головархіву України від 18.01.89; або Примерный перечень дублетных документов и документов временного срока хранения, выделяемых к уничтожению из фондов, находящихся на госхранении, затверджений рішенням колегії Головархіву України від 14.06.90;

Ю у табличній формі акта заповнюються всі графи, а саме: зазначаються порядкові номери справ, назви груп справ та їхні крайні дати, №№ описів, №№справ за описами, кількість справ, примітки;

Ю назви однорідних справ, відібраних для знищення, вносяться до акта під загальним заголовком: Звіти колгоспу за 1950-1951 роки; Виробничі плани на 1950-1960 роки.

Ю у графі 2 обов’язково зазначають крайні дати документів;

Ю графа 3 вказує на № опису, а номери справ за описом зазначаються у графі 4;

Ю у графі 5 має бути зазначена загальна кількість, відібраних для знищення справ;

Ю у графі “Примітки” обов’язково зазначають, чому знищуються справи (як дублетні примірники), або робиться посилання на статті відповідних переліків.

Таблична форма акта закривається підсумковим записом, де зазначається кількість справ цифрами та словами, а також крайні дати, наприклад: Всього 16 (шістнадцять) справ за 1950-1960 роки.

Одним із основних елементів оформлення акта є запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість справ, що залишилися на зберіганні,при цьому бажано зазначити види таких справ, а в разі усунення міжфондової дублетності – зазначити архівні фонди, в яких ці справи залишені на зберігання.

У кінці акта має бути зазначено підпис особи, яка проводила відбір справ для знищення, та підпис завідувача відділу (архівосховища).

В акті передбачається гриф схвалення ЕПК та гриф погодження ЦЕПК.

Акти направляються на розгляд ЦЕПК у двох примірниках, після їх погодження один примірник залишається в Держкомархіві, а другий направляється до відповідного державного архіву разом із супровідним листом та витягом з протоколу засідання ЦЕПК.

Вимоги до оформлення відбіркового списку первинних партійних організацій Компартії України

Не підлягають експертизі цінності всі фонди первинних парторганізацій, в складі яких є документи до 1946 року, а також документи цехових, факультетських, відділових, бригадних і інших первинних парторганізацій за цей період в складі партійних комітетів. Для вивчення історії і практики партійного будівництва в Україні доцільно в повному обсязі залишати фонди первинних парторганізацій декількох районів, які в основному