При проведенні експертизи цінності фондів первинних партійних організацій КПУ рекомендується застосовувати “Методичні рекомендації по проведенню експертизи наукової та практичної цінності документів первинних організацій Компартії України в Державному архіві Харківської області (протокол № 3 від 03.12.96.), схвалені Головархівом.

У процесі експертизи цінності документів первинних парторганізацій спочатку виявляються фонди, справи яких вилучаються для знищення повністю. Після перегляду справ на відібрані фонди складаються відбіркові списки.

До складання та оформлення відбіркових списків є такі вимоги:

Ю текст слід друкувати на конторський друкарській машинці або за допомогою комп’ютерної техніки на папері формату А4, розмір шрифту 12–14 друкарських пунктів через 1-1,5 міжрядкових інтервали;

Ю текст відбіркового списку друкується на одному боці аркуша;

Ю оформлюючи список на двох і більше сторінках, друга та подальші сторінки мають бути пронумеровані, номери сторінок ставлять посередині верхнього берега арабськими цифрами без слова ”сторінка” та розділових знаків;

Ю списки мають валову нумерацію, починаючи з № 1;

Ю списки складаються по районах, наприклад: Відбірковий список № 21 фондів первинних організацій Компартії України Чуднівського району Житомирської області, що не підлягають зберіганню;

Ю список складається за встановленою формою (додаток Ж);

Ю усі графи у табличній формі мають бути заповнені:

графа 1 - “Порядковий номер”.

графа 2 - “Назва фондів” (фонди зазначаються в порядку зростаючих номерів).

графа 3 - “№ фонду”.

графа 4 - “№ опису”.

графа 5 - “Крайні дати”.

графа 6 - “Кількість справ”.

графа 7 - “Примітки”.

Ю у кінці списку робиться запис про кількість фондів первинних парторганізацій даного району, що знаходяться на зберіганні в архіві, а також зазначається кількість фондів, вилучених для знищення, наприклад: Всього по Червоноармійському району Житомирської області в архіві зберігається 85 фондів первинних парторганізацій. Вилучено для знищення повністю 46 фондів.

Ю у кінці відбіркового списку має бути зазначено підпис особи, яка проводили відбір документів для знищення, та підпис завідувача відділу (архівосховища);

Ю у списку передбачається гриф схвалення ЕПК та гриф погодження ЦЕПК.

Ю відбіркові списки затверджує директор державного архіву (керівник архівного відділу райдержадміністрації, міської ради).

Відбіркові списки направляються на розгляд ЦЕПК у двох примірниках, після їх погодження один примірник залишається в Держкомархіві, а другий направляється до відповідного державного архіву разом із супровідним листом та витягом з протоколу засідання ЦЕПК.

Висновок

Документообіг – це рух документів з моменту їхнього одержання або створення до завершення виконання, відправлення або здачі в справу.

Служба документаційного забезпечення управління (ДЗУ), що може бути представлена на підприємстві як самостійним структурним підрозділом (канцелярія, загальний відділ, секретаріат), так і окремим співробітником (секретар - референт) повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну чинність і прислані в повному комплекті (при наявності додатків). У противному випадку прислані документи повертаються авторові з відповідним супровідним листом, де вказуються причини повернення.

Установлено наступний обов'язковий склад реквізитів для реєстрації документів:

Ю автор (кореспондент);

Ю назва документа;

Ю дата документа;

Ю індекс документа;

Ю дата надходження документа (для вхідних документів);

Ю індекс надходження документа (для вхідних документів;

Ю заголовок документа або його короткий зміст;

Ю резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

Ю термін виконання;

Ю оцінка про виконання (короткий запис рішення питання власне кажучи, дата фактичного виконання й індекс документа - відповіді);

Ю номер справи.

У разі потреби склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений наступними:

Ю виконавці;

Ю розписка виконавця в одержанні документа;

Ю хід виконання;

Ю додатки й ін.

В Україні єдину типову форму первинних документів по ділянках обліку розробляють централізовано. Розроблені первинні документи є обов'язковими для виконання на підприємствах. Такі первинні документи в практичній роботі називають уніфікованими формами (наприклад, форми касових документів, банківських документів і т.д.).

Бухгалтерські документи класифікуються по наступних ознаках: призначенню, порядкові складання і способові охоплення операцій.

По призначенню документи підрозділяються на розпорядницькі, виправдувальні, бухгалтерського оформлення і комбіновані.

Реєстри бухгалтерського обліку повинні містити назву, період реєстрації господарської операції, прізвища і підписи або інші дані, що дозволяють ідентифікувати осіб, що брали участь у їхньому складанні. Господарські операції повинні бути відбиті в облікових реєстрах у тім звітному періоді, у якому вони були здійснені.

Термін збереження первинних документів, облікових реєстрів, звітності в архіві підприємства визначається Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

Список використаної літератури

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы. - М.: 1996. – 128 с.

2. Головач А. С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. – Донецьк: Сталкер, 1997. – 352 с.

3. Горшенев В.М., Бенедик Й.В. Юридическая деонтология: Учеб. пособие – К. 1988 – 280 с.

4. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – К., Либідь, 1998. – 289 с.

5. Ділова українська мова: Навч. посібник / За ред. проф. О. Д. Гор-була. – К.: Знання, 2000. – 226 с.

6. Ділове мовлення: Метод, рекомендації та зразки ділових паперів / Уклад. С. В. Шевчук. – К.: КДПІ, 1993. – 32 с.

7. Документы и делопроизводство. Справочное пособие. – К.: 1991. – 85 с.

8. Глущук С.В. Сучасні ділові папери: навчальний посібник для вищих та середніх навчальних закладів. – К., 1998. – 165 с.

9. Головач А.С. Зразки оформлення документів. – Донецьк, Талкен, 1998. – 548 с.

10. Завгородний В.П. Бухгалтерский учет в Украине. – К.: А.С.К., 2003. – 847с.

11. Зубенко Л. Ділові папери в менеджменті : Навч. посіб./ Людмила Зубенко, Віктор Нємцов, Маргарита Чупріна,. – К.: ЕксОб, 2003. – 269 с.

12. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие – 2 изд. –