Типова конфігурація включає широкий набір документів. Частина документів призначена тільки для введення, зберігання та друку первинних документів, наприклад, „Платіжне доручення", „Рахунок". Інша частина, крім введення даних первинного документу виконує автоматичне формування проводок. Це такі документи як: „Видаткова накладна", „Видатковий касовий ордер", „Введення в експлуатацію". Для ведення витратних операцій ПМНВВП “Контингент” у своїй діяльності використовує такі документи: договір, акт виконаних робіт, видаткова накладна, банківська виписка, видатковий касовий ордер, калькуляція, нарахування зносу та ін.

Розглянемо на прикладі введення деяких документів пов'язаних з обліком штатних операцій на ПМНВВП “Контингент”.

1. Нарахування амортизації. Для нарахування амортизації в бухгалтерському та податковому обліку використовується документ „Нарахування зносу", рис.5.4, який відкривається через меню Документи –Необоротные активи и МБП - Начисление износа (рис. 5.3).

Рис. 5.3 Меню програми „Документы" 1С: Предприятие

Даний документ є регламентованим, оскільки його необхідно вводити щомісяця з ознакою „Рассчитать амортизацию в бухгалтерском учете". Натисканням кнопки ОК документ проводиться та зберігається.

Рис. 5.4 Нарахування амортизації в бухгалтерському обліку

Для відображення амортизації в податковому обліку в програмі потрібно ввести документ „Начисление износа" один раз в квартал з встановленим прапорцем „Рассчитать амортизацию в налоговом учете".

2. Відображення послуг сторонніх організацій. За допомогою документа „У слуги сторонних организаций" можна розподілити витрати за різними видами затрат. Наприклад, 30.06.04 ПМНВВП “Контингент” отримала рахунок за послуги зв'язку від ВАТ „Укртелеком" на суму 10,64 грн., в т.ч. НДС 1,77 грн. Для введення документа необхідно зробити таку послідовність дій:

- відкрити новий документ, „Услуги сторонних организаций" через меню Документи - Приход - Услуги сторонних организаций. Спочатку заповнюється шапка закладки „Основные", а потім закладка „Дополнительные";

- другим кроком є заповнення табличної частини. В графі „Услуга" необхідно вибрати потрібний елемент довідника „Номенклатура". Оскільки кожному елементу відповідає свій рахунок і вид витрат, в довіднику повинно бути два записи „Услуги связи" - для адміністративних витрат та загальновиробничих. Ввести нові записи можливо, не покидаючи форму вибору довідника, натисканням клавіші “INS” або відповідної кнопки на панелі інструментів. Після того-як таблична частина заповнена необхідно натиснути кнопку „ОК". З'явиться вікно з запитом „Провести документ ?". Натисканням на кнопку „Да" автоматично даний документ зберігається і проводиться.

Оскільки ПМНВВП “Контингент” у своїй діяльності облік витрат веде за допомогою використання 9 класу рахунків, то послідовність дій по обліку витрат в конфігурації 1С:Предприятие є наступною:

- ведення обліку витрат на рахунках класу 9;

- введення в кінці місяця регламентованого документу „Финансовые результаты” з ознакою „Закрытие административных затрат";

- введення в кінці місяця регламентованого документу „Финансовые результаты” з ознакою „Закрытие затрат на сбыт”;

- введення регламентованого документу „Финансовые результаты" для реалізації етапу „Закрытие общепроизводственных затрат";

- формування заключних калькуляцій;

- введення документа „Финансовые результати" з ознакою „визначення фінансового результату".

3. Калькулювання. Документ „Калькуляция" призначений для відображення господарських операцій, пов'язаних зі списанням матеріалів у виробництво, оприбуткуванням продукції, розрахунком її собівартості і відпускної ціни. Даний документ може працювати в режимі „предварительная" і „окончательная". Будь-яка „калькуляція", введена в режимі „ввод нового" є початковою, а будь-яка введена „калькуляція" в режимі „ввод на оснований" є заключною.

3.1 Створення початкових калькуляцій. Для створення даного документа передбачена така послідовність дій:

- Відкриття документу через меню Документи - Производство -Калькуляция.

- Шапка документу складається з двох закладок: „Основные" та „Налоги и рентабельность” (рис.5.5).

Рис. 5.5 Створення початкових калькуляцій

На закладці „Основные", в групі „Материалы и продукция", вказується продукція, її кількість, склади матеріалів, що списуються, та готової продукції. На закладці „Налоги и рентабельность” можна задати складові для розрахунку продажної вартості виробу: рентабельність, ПДВ та ін.

- В табличній частині вказується перелік витрат, які включаються в розрахунок собівартості партії продукції. В ролі витрат можуть бути матеріали з довідника „Номенклатура" та види витрат з довідника „Виды затрат".

- Кнопка „Заполнить" дозволяє заповнити табличну частину у відповідності з кількістю і складом продукції для виробу, що виготовляється. За допомогою кнопки „Подбор" можливо підібрати додатково необхідні ТМЦ з довідника „Номенклатура", використовуючи механізм підбору.

- Матеріали списуються на рахунки і види затрат, які вказані для кожного з них в формі редагування елементу довідника „Номенклатура" (група „Затрат" на закладці „Дополнительно").

3.2 Створення заключних калькуляцій.

- Для відкриття даного документу зручно користуватися меню: Сервис - Помощник „Создание окончательньїх калькуляций” (рис.5.6).

Рис. 5.6 Створення заключних калькуляцій

Обробка виконується в кінці кожного місяця, коли проведені документи „Фінансові результати" в режимах „Закрытие административных затрат"(рахунок 92), „Закрытие затрат на сбыт”(рахунок 93) та „Закрытие общепроизводственных затрат (рахунок 93)".

- В процесі роботи помічник пропонує вказати фірму, місяць і вид діяльності, за яким створюються калькуляції. Перед формуванням документів пропонується сформувати „Оборотно-сальдовую ведомость по счету 23", щоб перевірити витрати за видами і впевнитися в тому, що внесені всі документи по незавершеному виробництву.

- Останнім кроком є формування документу „Калькуляция" в режимі „окончательная" і пропонує їх провести.

Як було зазначено вище, в кінці кожного місяця рахунки витрат повинні закриватися для визначення фінансового результату.

При встановленні режиму „Закрытие элементов затрат" здійснюється списання сальдо рахунків класу 8 за елементами витрат на рахунки, які вказані для кожного елементу (виду затрат) в формі елемента довідник „Виды затрат" (тобто Д-т 9 клас К-т 8 клас). Після списання (розподілу) сальдо рахунків 8 класу

Для цього здійснюється списання сальдо рахунків