Початком бухгалтерського обліку як технологічного процесу є спостереження та реєстрація господарських фактів і явищ, формування яких як окремих актів діяльності бюджетних установ здійснюється в документах. У бюджетних установах використовують різні за призначенням, змістом, способом і характером відображення бухгалтерські документи. Вони складаються на бланках типових форм, затверджених Державним казначейством України, Державним комітетом статистики України, Національним банком України, на бланках спеціалізованих форм чи виготовлених самостійно із дотриманням вимог, визначених Законом України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16. 07. 1999 р.

Такий елемент як інвентаризація забезпечує відповідність даних обліку майна, коштів, розрахунків фактичній наявності їх. Порядок проведення інвентаризації передбачено Інструкцією з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ».

Для отримання узагальнених даних господарські засоби відображають в обліку за допомогою грошового вимірника. Переведення натуральних показників у вартісні за допомогою цін, тарифів, ставок, розцінок тощо називається оцінкою, обґрунтуванням якої є калькуляція – спосіб обчислення собівартості продукції, робіт, послуг. Оцінка і калькуляція є способами вартісного вимірювання об’єктів бухгалтерського обліку.

Необхідна інформація для управління фінансово-господарською діяльністю бюджетних установ, а також для здійснення контролю за процесом виконання кошторису, станом і рухом засобів та їхніх джерел у розрізі економічно однорідних груп формується за допомогою рахунків бухгалтерського обліку, відображення господарських операцій на яких здійснюється згідно із правилом подвійного запису.

Показники фінансово-господарської діяльності бюджетної установи узагальнюються в балансі та інших форм звітності. Звітність відображає майнове та фінансове становище бюджетної установи, результати виконання кошторису за звітний період (квартал, рік). Типові форми звітності, вказівки щодо порядку їх заповнення і терміни подання розробляють і затверджують відповідні міністерства та відомства України, а форми фінансової звітності з виконання бюджетів і кошторисів – Державне казначейство України. Незалежно від профілю усі бюджетні установи складають бухгалтерський баланс за формою № 1. Бухгалтерський баланс – це звіт про фінансовий стан установи, що відображає її активи, пасиви та капітал у синтезованому вигляді на певну дату.

За складом статей і побудовою баланс бюджетної установи відрізняться від балансів суб’єктів підприємницької діяльності і має на меті не розкриття інформації для інвесторів, а забезпечення контролю й аналізу використання бюджетних коштів. Важливою складовою балансу бюджетних установ є довідки про рух асигнувань загального та спеціального фондів, які дають змогу органам Державного казначейства і вищим органам влади контролювати надходження й використання бюджетних коштів.

Бухгалтерський облік у бюджетних установах ведуть за певною формою, що охоплює систему регістрів обліку, порядок і спосіб реєстрації й узагальнення інформації. Згідно із Законом про бухгалтерський облік установа сама обирає форму бухгалтерського обліку з урахуванням особливостей своєї діяльності й технології оброблення облікових даних. Бюджетні установи фактично застосовують такі основні облікові форми: меморіально-ордерна (за класичною меморіально-ордерною формою та формою «Журнал-Головна») та журнально-ордерна. Кожна із зазначених форм має автоматизований варіант.

У бухгалтерському обліку бюджетних установ застосовують різні за змістом, призначенням і побудовою бухгалтерські рахунки. Для забезпечення однаковості відображення господарських операцій, групування та накопичення облікової інформації, необхідної для систематичного контролю, складання звітності та проведення економічного аналізу, призначений План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ та Порядок застосування Плану рахунків бюджетних установ. План рахунків розроблено на підставі Плану рахунків бухгалтерського обліку підприємств, організацій та установ. План рахунків та Інструкція щодо його застосування є обов’язковим і важливим засобом державного управління бухгалтерським обліком у бюджетних установах. Оскільки План рахунків передбачено застосовувати в усіх бюджетних установах, то в кожному конкретному випадку використовують лише певну частину рахунків. Тому кожна бюджетна установа розробляє для себе робочий план рахунків.

1.2. Особливості організації бухгалтерського обліку та принципи його побудови в бюджетних установах

В Україні здійснюється державне регулювання бухгалтерського обліку та фінансової звітності.

Основними нормативними документами, відповідно до яких організується облік у бюджетних установах, є бюджетний кодекс України і Закон про бухгалтерський облік. Бюджетним кодексом регулюються відносини, що виникають у процесі складання, розгляду, затвердження, виконання бюджетів та розгляду звітів про їх виконання, а Закон про бухгалтерський облік визначає правові засади організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні. Згідно зі ст. 6 цього Закону порядок ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності про виконання кошторисів і бюджетів установ регулюється Державним казначейством України. Цей державний орган розробляє План рахунків бухгалтерського обліку і порядок його застосування, інструкції з обліку коштів загального та спеціального фондів, валютних операцій, основних засобів, видатків та доходів тощо. Важливу організаційну роль в організації бухгалтерського обліку відіграє Державний комітет статистики України, який розробляє та узгоджує з Міністерством фінансів України, Державним казначейством України форми звітності.

Відповідає за організацію бухгалтерського обліку в установі уповноважений орган, який здійснює керівництво установою. До його функцій входить забезпечення облікового процесу та формування облікового апарату. Обліковий процес полягає в реєстрації господарських операцій в момент їхнього здійснення, оформлення первинних документів та реєстрації господарських операцій в бухгалтерії, відображення операцій у формі подвійного запису на рахунках бухгалтерського обліку, узагальнення облікової інформації в реєстрах. Завершальним етапом облікового процесу є складання на підставі даних бухгалтерського обліку звітності.

Керівник установи зобов’язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, які причетні до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтера з дотриманням порядку оформлення та подання до обліку відповідних документів. Відповідають за несвоєчасне складання первинних документів та реєстрів бухгалтерського обліку, а також недостовірність відображених у них