Однією з особливостей бухгалтерського обліку є суцільне й безперервне спостереження за станом господарських фактів, з одного боку, та процесів, що здійснюються в господарствах – з іншого. Для проведення такого спостереження кожний господарський факт слід оформити відповідним документом. Жодного господарського факту не може бути відображено у бухгалтерському обліку без належного його оформлення за відповідними документами.

Є такі вимоги щодо оформлення документів: записи слід робити чорнилом, хімічним олівцем, пастою кулькової ручки; за допомогою друкарської машинки; іншими засобами можливість перевірити недоторканість цих записів протягом часу, встановленого для їх зберігання в архіві. Проте при документуванні деяких господарських операцій на ПП “Альянс” заповнення облікових регістрів здійснюється частково олівцем. Це недопустимо ще й тому, що документи бухгалтерського обліку є не тільки джерелом інформації для ведення господарства, а й основним джерелом контролю за станом господарських фактів та відносинами, які складаються передусім між господарюючими суб’єктами з приводу власності, державою і господарською одиницею з приводу платежів (податків тощо), кредитними установами (банками) при наданні позичок господарствам.

Ще одним недоліком організації бухгалтерського обліку на ПП “Альянс” є порушення порядку зберігання документів, які повинні у хронологічному і предметному порядку. Це перешкоджає одержувати необхідну інформацію для управління господарством, а також для розробки заходів щодо вдосконалення роботи підприємства.

Однією з концептуальних передумов побудови бухгалтерського обліку є своєчасність обліку, що передбачає таку його організованість, яка забезпечувала б повсякденний облік наявності і руху ресурсів господарства і

здійснюваних процесів господарської діяльності.

На практиці ж, облік руху коштів по поточному рахунку підприємства ведеться своєчасно (йдеться про своєчасну перевірку та обробку первинних документів, якими є виписки банку), що пов’язано з вимогою керівництва щоденно подавати звіт про наявність коштів на рахунку.

Впровадження автоматизацій обліку операцій на поточному рахунку є входження ПП “Альянс” в систему електронних платежів “клієнт-банк”, яка забезпечує:

· передачу повідомлень між клієнтом та банком у зашифрованому вигляді за допомогою сертифікованих засобів захисту;

· автоматичне ведення протоколу (та захист цього протоколу від модифікації) передавання розрахункових документів на автоматизоване робоче місце клієнта;

· автоматичне архівування протоколів наприкінці дня.

Юридичною підставою для входження клієнта в систему електронних платежів і оброблення його електронних документів банком є окремий договір між ним і банком, у якому обов’язково мають бути обумовлені права, обов’язки та відповідальність сторін у разі виникнення спірних питань і порядок їх вирішення.

Станом на 01.01.2010 року, згідно з даними Держкомстату України установи 180 банків обслуговують понад 127,2 млн. клієнтів – юридичних та фізичних осіб (резидентів та нерезидентів), які відкрили поточні та вкладні (депозитні) рахунки), з них:

125,2 млн. – фізичні особи;

2 млн. – суб’єкти господарювання.

Упродовж 2008 – 2009 років кількість клієнтів, які обслуговуються в банках, зростає переважно за рахунок клієнтів-фізичних осіб.

Загальна кількість відкритих рахунків клієнтів на звітну дату склала 159,5 млн., у тому числі:

· поточних – 98,4 млн. (61,7% від загальної кількості рахунків, відкритих у банках),

· вкладних (депозитних) – 61,1 млн. (38,3%).

Рис.3.1. Динаміка зростання кількості рахунків клієнтів банку

За допомогою системи “клієнт-банк” підприємство має можливість передати в банк електронний образ платіжного доручення і у відповідь одержувати електронні образи виписок з розрахункового рахунка. Це суттєво скорочує трудомісткість найбільш масових розрахунково-касових операцій як у банку, так і у його клієнтів. АРМ клієнта забезпечує автоматичне ведення поточного стану власного рахунка в банку. Нище наведено, яку питому вагу становлять платіжні інструменти від кількості платежів в СЕП (табл. 3.1).

Частка рахунків фізичних осіб складає майже 97,7% від усіх відкритих рахунків клієнтів (95,1 млн. поточних рахунків і 60,8 млн. вкладних (депозитних) рахунків)”.

Таблиця 3.1

Питома вага платіжних інструментів в системі електронних платежів

Назва

платіжного інструмента | Питома вага від загальної кількості початкових платежів в СЕП
(в %)
(банки та їх філії) | Питома вага від загальної сума початкових платежів в СЕП
(в %)

Платiжне доручення | 63,84 | 78,87

Меморiальний ордер | 36,13 | 21,1

Платiжна вимога | 0,021 | 0,022

Платiжна вимога-доручення | 0,0086 | 0,00087

Меморiальний ордер, сформований на пiдставi реєстру документiв за акредитивом | 0,00018 | 0,00039

Меморiальний ордер, сформований на пiдставi реєстру чекiв | 0,00053 | 0,00014

Всього | 100,0 | 100,0

Електронні документи, що подаються клієнтом в банк, мають відповідати формату платіжних документів системи електронних платежів Національного банку України, із зазначенням електронних цифрових підписів відповідальних осіб платника, яким згідно з установчими документами надане право підпису. Банківська частина системи “клієнт-банк” забезпечує перевірку наведених електронних підписів на кожному електронному розрахунковому документі клієнта та за платіжним файлом в цілому [130, с. 17].

При цьому існує можливість для підприємства вводити в свою бухгалтерську програму лише кореспондуючі з розрахунковим рахунком рахунки, оскільки суми проводок вже містяться у виписці банку. В цьому випадку достатньо лише відповісти на запит “Кореспондуючий рахунок”, а сума проводки буде автоматично занесена в журнал операцій з файлу, представленого на екрані у вигляді електронного образу виписки банку.

На основі внесених таким чином проводок комп'ютерна програма видасть оборотно-сальдову відомість по рахунку № 311 по датах здійснення операцій, підсумки з якої у згрупованому вигляді автоматично переносяться за синтетичними рахунками до Головної книги. Аналогічно ведеться облік по валютному та інших рахунках в банку з використанням системи електронних платежів “клієнт-банк”.

Таким чином використання електронно-обчислювальної техніки не тільки значно спрощує обліковий процес, а й підвищує культуру