зберігання матеріально відповідальній особі. Ця операція оформлюється записами в Журналі обліку вантажів, що надійшли (форма М-1), складанням прибуткового ордера (форма М-4). Комірник при прийманні отриманих від підзвітної особи цінностей на супровідних документах — накладних, актах тощо, долучених до авансового звіту підзвітної особи, — проставляє відмітки про приймання з посиланням на номер прибуткового ордера. У будь-якому випадку факт приймання на підприємство придбаних підзвітною особою цінностей повинен оформлятися документом, який для підприємства має юридичну силу. При здаванні цінностей на склад або за відсутності на підприємстві складу потрібно скласти відповідний документ, наприклад, акт приймання цінностей, що складається органом підприємства, який має відповідні повноваження. Такі повноваження можуть бути покладені на спеціальну комісію з приймання (оцінки) цінностей, на постійно діючу інвентаризаційну комісію або інший орган підприємства. Встановлений порядок і повноваження відповідального органу можуть бути передбачені як окремим розпорядженням керівника стосовно розрахунків з підзвітними особами, так і в наказі про облікову політику підприємства. Наявність такого акта або відмітка комірника про прийняття цінностей на склад дає підставу бухгалтерії прийняти авансовий звіт від підзвітної особи.
2.3.Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами.
Розрахунки з підзвітними особами відносяться до розрахунків підприємства з поточної дебіторської заборгованості . Для таких розрахунків в бухгалтерському обліку використовується субрахунок 372 "Розрахунки з підзвітними особами ". Сальдо цього субрахунку може бути як дебетовим, так і кредитовим. Для забезпечення необхідної точності за даним субрахунком можуть відкритися субрахунки третього порядку, наприклад: 3721"Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті", 3722 "Розрахунки з підзвітними особами за відрядженнями в іноземній валюті ", 3723 "Розрахунки за витратами на господарські потреби " та інші субрахунки.
У таблиці 2 розглянуто відображення в бухгалтерському обліку основних операцій при отриманні коштів під звіт і повернення їх.
Таблиця 2.
Бухгалтерський облік з підзвітними особами при отриманні грошових коштів з каси із поточного рахунка
№ з/п | Зміст операції | Дата | Корекспонд.
рахунки | Сума, грн.
Д-т | К-т
1 | Видані з каси готівкові грошові кошти підзвітній особі у національній валюті на службове відрядження. Відкрито субрахунок 3721 "Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті". За відсутності податкової заборгованості в підприємства готівка видається із залишку коштів в касі. | 18.06.
2007 | 372 | 301 | 500,00
2 | Видані з каси готівкові грошові кошти підзвітній особі у національній валюті на господарські потреби (придбання товару). Відкрито субрахунок 3723 "Розрахунки за витратами на господарські потреби" у підприємства відсутня заборгованість за податками, готівка видана із залишку виручки в касі. | 18.06.
2007 | 372 | 301 | 1500,00
3 | Отримані грошові кошти з поточного рахунку в банку для видачі підзвітній особі на господарські потреби | 18.06.
2007 | 301 | 311 | 450,00
4 | Видані готівкові кошти з каси підзвітній особі на господарські потреби | 18.06.
2007 | 372 | 301 | 450,00
5 | Видані готівкові грошові кошти підзвітній особі на госп. потреби за грошовим чеком з поточного рахунка в банку | 21.06.
2007 | 372 | 311 | 582,00
6 | Видані з каси готівкові грошові кошти підзвітній особі (1) для перерахування поштовим переказом підзвітній особі (2) що перебуває у відрядженні | 22.06.
2007 | 372 | 301 | 1025,06
7 | Перераховано готівкові грошові кошти, отримані підзвітною особою (1) підзвітній особі (2), що перебуває в службовому відрядженні, поштовим переказом з повідомленням про вручення через відділення "Укрпошта" | 22.06.
2007 | 333 | 372 | 958,00
8 | Отримані підзвітною особою (2), яка перебуває у відрядженні, з каси поштового відділення "Укрпошта" перераховані йому відрядні, про що свідчить отримане підприємством повідомлення "Укрпошти". | 22.06.
2007 | 372 | 333 | 985,00
9 | Віднесена на витрати вартість послуг "Укрпошта" з пересиланням готівки підзвітній особі 2 | 22.06.
2007 | 92 | 372 | 67,06
10 | Перераховані готівкові грошові кошти підзвітній особі на господарські потреби гарантованим платіжним дорученням з поточного рахунка в банку. Як варіант, готівкові кошти можуть перераховуватися на витр. на відрядження | 22.06.
2007 | 372 | 311 |
777,00
11 | Отримані грошові кошти у валюті з валютного рахунка підприємства для видачі коштів у валюті відрядженому за межі України й оприбутковані в | 25.06.
2007 | 302 | 312 | 1779,20
касу в доларах США (9320 доларів США за курсом 1$ - 5,56 грн.) | 25.06.
2007 | 320$
12 | Видані відрядженому з каси готівкові грошові кошти в іноземній валюті. Відкрито субрах. 3722 "Розрахунки з
підзвітними особами в іноземній валюті, доларах США" | 25.06.
2007 | 3722 | 302 | 1779,20
320$
13 | Витрати на службове відрядження підзвітної особи, метою якого було придбання товарів, віднесені на вартість придбаного товару без ПДВ. Відповідно до п.9 ПСБО 9, такі витрати включаються в собівартість запасів. | 25.06.
2007 | 281 | 3721 | 403,00
14 | Відображена сума податкового кредиту з ПДВ у витратах на відрядження | 25.06.
2007 | 641 | 3721 | 45,00
15 | Повернення невикористаних грошей підзвітною особою в касу підприємства | 25.06.
2007 | 301 | 3721 | 52,00
16 | У разі якщо підзвітна особа у встановлений термін не повернула гроші, сума заборгованості утримується з його заробітної плати | 25.06.
2007 | 661 | 3721 | 52,00
17 | Підзвітній особі відшкодована перевитрата грошей | 25.06.
2007 | 3721 | 301 | 69,00
Варіант 3. Підзвітна особа після закінчення відрядженні залишок готівки
протягом 3-х днів