Запаси, що надходять, ретельно перевіряються за асортиментом, кількістю (рахунком, вагою, обсягом) та якістю, зазначеними у супровідних документах.
При невідповідності матеріалів, що надійшли, їх асортименту, якості або кількості, зазначеним у документах постачальника, складають акт про приймання матеріалів за формою № М-7 . У цьому випадку прибутковий ордер не оформлюється.

За номенклатурним номером здійснюють аналітичний облік матеріалів . Завідуючим складом щоденно записуються до складської картотеки всі операції надходження і витрат матеріалів. Після кожного запису визначається залишок матеріалів даного номенклатурного номеру.

Періодично матеріально-відповідальна особа складу повинна складати реєстри документів і здавати їх до бухгалтерії для подальшої обробки. Якщо складський облік ведеться за допомогою ЕОМ, то машина сама співставляє одержаний залишок за нормою запису і може готувати дані для подальшого замовлення матеріальних цінностей.

Суть аналітичного обліку матеріалів полягає в тому, що на окремий вид матеріалів відкривається номенклатурний номер , а він і є аналітичним рахунком. Дані аналітичного обліку узагальнюються в оборотних відомостях . Введення ЕОМ для обліку матеріалів дає можливість організувати облік не дублюючи багато разів кількісних і якісних даних.

При реєстрації даних в складському обліку використовують тверді облікові ціни. Щоб звірити дані складського і аналітичного обліку потрібно періодично складати оцінку облікових цін і кількісних залишків за формами складського обліку на визначену дату і співставляти загальні одержані суми із сумою залишків за обліковими цінами з вартістю аналітичного обліку. Такий метод організації бухгалтерського обліку називається сальдовим або оперативно-технічним.

Для правильної організації обліку матеріалів на підприємствах треба мати складські приміщення з відповідним обладнанням, пристосуваннями (стелажами, полицями, ящиками) , вимірювальними приладами (міри, ваги). Розміщення матеріалів повинно бути за секціями складів, а в середині їх за окремими групами і типами, сортами і розмірами матеріалів (на полицях, у штабелях, стелажах, засіках тощо) з метою забезпечення можливості швидкого їх прийняття, видачі і перевірки наявності. У місцях зберігання на кожному виді матеріалу прикріплюють ярлик з вказівкою даних про знаходження відповідного матеріалу.

Важливе має встановлення осіб, відповідальних за прийняття і відвантаження матеріальних цінностей (завідуючих складами, комірників, експедиторів та ін.), за зберігання довірених їм матеріальних цінностей, правильне і своєчасне оформлення відповідних операцій щодо обліку матеріалів, а також виявлення списку посадових осіб, яким надано право підписувати документи на отримання і видачу із складів матеріалів, дати дозвіл (пропуск) на вивезення з підприємства матеріальних цінностей.

Матеріально відповідальні особи (завідуючі складами, комірники) повинні своєчасно повідомляти відділ постачання про всі випадки змін фактичних запасів кожного виду матеріалів відносно встановлених планових норм.

Інвентаризація - це перелік, перерахування, зважування, вимірювання виробничих запасів, що знаходяться в місцях зберігання співставлення з даними бухгалтерського обліку.

Інвентаризація є одним із засобів контролю за збереженням матеріальних цінностей і роботою матеріально-відповідальних осіб.

Інвентаризація також використовується для виявлення фактичних затрат на виробництво продукції та надання послуг, або коли інші дані не можуть бути одержані.

Обов`язковим є проведення інвентаризації при зміні матеріально-відповідальних осіб.

У процесі інвентаризації визначається фактична наявність цінностей, відхилення і причини відхилень.

Інвентаризаційні описи і акти разом з висновками робочої комісії здаються до бухгалтерії для виведення кінцевих результатів і складають при цьому порівнювальну відомість. У цій відомості послідовно використовують такі розрахункові процедури: взаємний залік лишків і нестач внаслідок пересортиці і розрахунок природної нестачі.

Якщо вартість нестач буде вища від вартості лишків, то різниця має бути віднесена на вищих матеріально-відповідальних осіб.

Коли вартість нестач коштує дешевше лишків, що їх перекривають, то різниця буде віднесена на зменшення собівартості продукції.

Лишки матеріальних цінностей , що не зараховані , як пересортиця оприбутковуються і їх вартість відноситься на зменшення собівартості продукції.

Недостачі списуються в межах норм природного убутку на собівартість продукції, робіт, послуг. Списується матеріально- відповідальною особою за роздрібними цінами.

За рішенням інвентаризаційної комісії вартість нестач може бути віднесена на інших винних осіб, фізичних або юридичних осіб шляхом висунення до них претензій через суд чи арбітраж, якщо вони не погоджуються сплатити віднесену на їх рахунок заборгованість за повернення заподіяної матеріальної шкоди.

Фактичні залишки, виявлені інвентаризацією, переносять до складського обліку у облікові записи бухгалтерії.

2. Характеристика бухгалтерського обліку

Бухгалтерський облік - це спосіб документального спостереження, відображення й контролю за господарською і фінансовою діяльністю виробників і господарників (підприємств, організацій, орендних, спільних підприємств, акціонерних товариств тощо), а також система збирання, вимірювання, обробки, інтерпретації та передачі інформації про господарську діяльність підприємства, установи, організації внутрішнім та зовнішнім користувачам для прийняття оптимальних рішень. Облік ведеться у вартісному, натуральному та трудовому вимірниках. Він грунтується на суворому дотриманні документації та здійснюється на основі державних правових актів, тобто на основі правових чинників, що передбачає виникнення

виробничих госпрозрахункових підрозділів (цех, бригада, лан-ка, виробник), малих підприємств.

Побудова бухгалтерського обліку залежить від розвитку всіх чинників, що зумовлюють його суть. Так, застосування ПЕОМ дає можливість одному працівникові оперувати нормативною, технологічною, обліковою, правовою інформацією, що підносить інтегрованість бухгалтерського обліку в системі управління на вищий рівень, породжуючи нову якість обліку й нові чинники його побудови.

Бухгалтерський облік — це процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність підприємства зовнішнім та внутрішнім користувачам для прийняття рішень.

На відміну від інших видів обліку бухгалтерський облік забезпечує суцільну реєстрацію всіх господарських операцій на підставі документів, первинного обліку.

Бухгалтерський облік базується на документуванні всіх господарських процесів і проведенні періодичних інвентаризацій, забезпечує виявлення та мобілізацію резервів