Картки складського обліку складаються в ящики в спеціальну картотеку за групами, підгрупами; вона постійно контролюється працівниками бухгалтерії.

У бухгалтерії використовують кілька варіантів обліку матеріалів.

Сортовий облік у картках аналітичного обліку. У бухгалтерії заводиться така ж картотека, як і на складі, тільки в ній, крім обліку цінностей у натуральних (кількісних) показниках, визначається їх вартість. На основі карток у кінці місяця складається оборотна відомість, дані якої включаються в синтетичний облік за рахунком 20 "Виробничі запаси".

Облік у звітах матеріально-відповідальних осіб. На складі ведеться кількісний облік у картках. У кінці місяця завідувач складу складає матеріальний звіт, що має форму оборотної відомості: назва і номенклатурний номер цінностей, одиниця вимірювання, ціна за одиницю, залишки на початок місяця (кількість, сума), надходження за місяць (за джерелами надходження у кількісному і вартісному вираженнях), вибуття за місяць (за напрямами вибуття у кількісному і вартісному вираженні). Матеріальний звіт складається у двох примірниках і разом з первинними документами здається в бухгалтерію. Один примірник після перевірки з підписом бухгалтера повертається на склад, інший — використовується як реєстр аналітичного обліку в бухгалтерії, на основі якого роблять записи за дебетом і кредитом рахунку 20 "Виробничі запаси".

Недоліком цього методу є те, що він може використовувати-ся лише за обмеженої номенклатури запасів, вимагає великих працезатрат, особливо в кінці місяця, що затягує строки здачі звітності.

Оперативно-бухгалтерський (сальдовий) метод обліку запасів. На складі організовується, як правило, кількісний облік за допомогою карток форми № М-12 ( дод. Л). У бухгалтерію періодично надходять зі складу первинні документи з реєстрами. Для посилення контролю за прийманням цих документів бухгалтери періодично виходять на склад і водночас здійснюють перевірку наявності цінностей і їх відповідності даним обліку. Про результати такої перевірки бухгалтер робить відмітку в картотеці.

На основі первинних документів про надходження і вибуття запасів проводяться записи у Накопичувальній відомості з надходження і вибуття цінностей.

Документом, який зв'язує складський облік з бухгалтерією, є сальдова відомість або Відомість обліку залишків матеріалів на складі. Вона відкривається на рік для груп цінностей.

Першого числа кожного місяця бухгалтер матеріального відділу йде на склад і з карток складського обліку переписує в сальдову відомість залишки за кожним видом, сортом матеріалів (разом може перевірити їх наявність і зіставити з обліком, що дуже важливо). У бухгалтерії ці залишки перемножуються на облікову ціну з кожного виду, кожної групи матеріалів загалом по складу. Ці залишки порівнюються з накопичувальними відомостями. Якщо залишки співпадають, облік проведено правильно. Якщо ні, то шукають помилки, неточності спочатку за окремими групами цінностей, а потім — загалом по складу.

Перевагами цього методу є значне скорочення документації, відсутність подвійної картотеки, оборотних відомостей. Головна умова — налагодити постійний контроль бухгалтерії за складським обліком, регулярно проводити інвентаризацію окремих видів цінностей.

Автоматизований метод обліку запасів використовується з застосуванням сучасних ПЕОМ. На основі первинних документів інформація про придбані матеріальні цінності вводиться у пам'ять комп'ютера. В автоматичному режимі здійснюється виписка документів на відпуск цінностей зі складу у виробництво, іншим суб'єктам господарювання. Якщо виписка документів на відпуск цінностей здійснюється на складі, то інформація через мережевий (модемний) зв'язок передається на центральний комп'ютер у бухгалтерії, де її оброблюють і складають бухгалтерські проведення для включення у зведений облік. Якщо документи виписуються в бухгалтерії, то періодично (щоденно, раз у 3—5 днів) на склад передається інформація про залишки окремих видів цінностей. Перевагою цього методу є те, що при ньому є постійний зв'язок між бухгалтерією і складом, а сучасні можливості обчислювальної техніки дають змогу оперативно одержувати інформацію щодо кількісно-сумового обліку. При цьому без особливих ускладнень може використовуватись будь-який метод оцінки та обліку матеріальних цінностей при їх відпуску у виробництво чи іншим суб'єктам господарювання.

Під відпуском у виробництво мають на увазі відпуск виробничих запасів для виготовлення продукції, виконання робіт або надання послуг. Відпуск виробничих запасів на приоб'єктні склади, в комори цехів розглядається як внутрішнє переміщення запасів. За відсутності таких складів і комор відпуск запасів із центральних складів вважається витратами на виробництво.

При відпуску матеріалів у виробництво необхідно дотримуватись таких вимог:

- запаси обліковуються за вагою, обсягом, масою відповідно до нормативів витрат на визначений обсяг виробництва;

- відпуск, як правило, здійснюється в межах попередньо встановлених лімітів; лімітування здійснюється відділом матеріально-технічного постачання або плановим відділом;

- з головним бухгалтером узгоджують списки осіб, яким надано право вимагати зі складів запаси, а також беруть зразки їх підписів. Ці дані потрібно повідомити працівникам складів (комор). Запаси на виробництво видаються зі складів тільки представникам виконробських дільниць, цехів, господарств, відділів тощо, які офіційно призначаються для їх отримання.

Порядок документального оформлення операцій з відпуску запасів зі складів підприємства залежить від того, для яких потреб вони відпускаються: систематично на виробничі потреби або разово в цехи та відділи на адміністративні чи інші.

Списання виробничих запасів може відбуватись з таких причин:

- відпуск у виробництво;

- списання у зв'язку з невідповідністю запасів критеріям визначення активу (не є джерелом матеріально-економічної ви-годи);

- списання у зв'язку з псуванням, розкраданням тощо;

- реалізація іншим суб'єктам господарської діяльності;

- передача до статутного капіталу іншого підприємства;

- безоплатна передача.

Найбільша частка матеріальних цінностей відпускається у виробництво для здійснення будівельно-монтажних робіт. Матеріально відповідальні