Сума резерву в момент його створення є іншими операційними витратами підприємства і, відповідно, впливає на фінансові результати в бухгалтерському обліку.

Створення резерву відображається бухгалтерським записом: Д-т pax. 944 "Сумнівні та безнадійні борги", К-т pax. 38 "Резерв сумнівних боргів". Нарахування резерву сумнівних боргів відображається в складі статті "Інші операційні витрати" звіту в ф. № 3 "Звіт про фінансові результати" в рядку 090. В результаті сума дебіторської заборгованості, що списується з балансу, буде зменшувати не прибуток (або збільшувати збитки), а резерв сумнівних боргів. І тільки у випадку, якщо створеного резерву виявиться недостатньо, сума дебіторської заборгованості, що перевищує резерв, буде безпосередньо впливати на фінансові результати.

Якщо на кінець звітного періоду строк позовної давності по сумнівному боргу не закінчився, він не був погашений і по даному боргу був сформований резерв, підприємство має право не списувати цей резерв і в наступному звітному періоді до моменту закінчення строку позовної давності по даному зобов'язанню чи його погашення.

Дебіторська заборгованість, по якій строк позовної давності закінчився, інші борги не реальні для стягнення, Списуються по кожному зобов'язанню на підставі даних проведеної інвентаризації, письмового обґрунтування і наказу (розпорядження) керівника організації та відносяться на рахунок резерву сумнівних боргів, якщо такий був створений на підприємстві.

При списанні безнадійної дебіторської заборгованості, пов'язаної з розрахунками за товари, роботи, послуги, за рахунок резерву сумнівних боргів робиться наступна проводка:

Д-т pax. 38 "Резерв сумнівних боргів", К-т pax. 36 "Розрахунки з покупцями та замовниками"; 37 "Розрахунки з різними дебіторами" – в частині безнадійної дебіторської заборгованості.

Дана проводка не зачіпає жодного виду витрат, що впливають на прибуток, адже витрати вже були відображені при нарахуванні резерву. Вона також не змінює чисту вартість (тобто балансову вартість) рахунків дебіторської заборгованості. Отже, різниця між рахунками дебіторської заборгованості і рахунком резервів сумнівних боргів буде залишатись незмінною.

Якщо списана сума безнадійної заборгованості більша, ніж сальдо резервів, робиться додаткова регулююча проводка по дебету рахунку 949 "Інші витрати операційної діяльності" і по кредиту рахунків 36, 37 – на решту суми безнадійної заборгованості (різниця між загальною сумою безнадійної заборгованості та списаною).

Сума дійсно списаних неоплачених рахунків протягом звітного періоду рідко збігається з розрахунковими сумами, які були відображені на рахунку 38. Якщо сума дійсно списаних рахунків менша, ніж розрахункова сума, рахунок 38 "Резерв сумнівних боргів" продовжується з кредитовим сальдо. Якщо сума списується як безнадійна, а клієнт після цього все ж таки сплачує її, здійснюється зворотна проводка, і отримання платежу відображається звичайним способом.

При поверненні боргів, раніше визнаних підприємством сумнівними, але які ще не були визнані безнадійними записи проводяться по дебету рахунків 30 "Каса", 31 "Рахунки в банках", 10 "Основні засоби", 11 "Інші необоротні матеріальні активи", 12 "Нематеріальні активи", 14 "Довгострокові фінансові інвестиції", 20 "Виробничі запаси", 28 "Товари" в кореспонденції з відповідними рахунками обліку розрахунків з дебіторами, а невикористана сума резерву за сумнівними боргами в кінці року при інвентаризації приєднується до доходу року записом по дебету рахунку 38 "Резерв сумнівних боргів" в кореспонденції з рахунком 716 "Відшкодування раніше списаних активів".

Аналітичний облік на рахунку 38 "Резерв сумнівних боргів" можна вести в розрізі боржників або по термінах непогашеної дебіторської заборгованості.

Рахунок 38 є регулювальним до рахунка обліку дебіторської заборгованості (за аналогією обліку нарахування зносу). Завдяки цьому рахунку можна визначити чисту реалізаційну вартість дебіторської заборгованості.

Поточна дебіторська заборгованість за продукцію на дату балансу, згідно з пунктом 7 П(С)БО 10, включається до підсумку балансу за вирахуванням резерву сумнівних боргів, тобто за її чистою реалізаційною вартістю. Саме створенням резерву сумнівних боргів забезпечується дотримання принципу обачності, який полягає у не заниженні витрат та не завищенні доходів підприємства.

Бухгалтерський облік розрахунків за претензіями ведеться на субрахунку 374 "Розрахунки за претензіями". Згідно з Інструкцією про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств та організацій, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 р. № 291, на субрахунку 374 "Розрахунки за претензіями" ведеться облік розрахунків за претензіями, пред'явлених постачальникам, підрядникам, транспортним та іншим організаціям, а також за пред'явленими їм і визнаними штрафами, пенею і неустойками. На підприємстві за необхідності можна організувати аналітичний облік пред'явлених претензій у розрізі постачальників, а також за датами виникнення і погашення заборгованості з метою своєчасного відображення таких розрахунків у синтетичному обліку. За кожною претензією слід постійно контролювати стан її досудового врегулювання з постачальником і строк закінчення позовної давності.

Податковий облік розрахунків за претензіями регламентується Законом України "Про оподаткування прибутку підприємств" у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР (далі – Закон про прибуток). Відповідно до пп. 4.1.6 п. 4.1 ст. 4 Закону про прибуток суми штрафів, неустойок або пені, одержаних за рішенням сторін договору або за рішеннями відповідних державних органів, суду, господарського або третейського суду, включають до складу валового доходу.

У той же час згідно з пп. 4.2.3 п. 4.2 ст. 4 Закону про прибуток до складу валового доходу не включаються суми коштів або вартість майна, одержані підприємством за рішенням суду (господарського суду) або в результаті задоволення претензій у порядку, встановленому законодавством як компенсація прямих витрат або зазнаних збитків у випадку, якщо вони не були віднесені до складу валових витрат або відшкодовані за рахунок коштів страхових резервів.

У Законі України