Щоб уникнути зловживань, не слід доручати ведення бухгалтерського обліку наявних активів працівникам, на яких тимчасово чи постійно покладена матеріальна відповідальність за збереження цих активів, оскільки існує значний ризик того, що вони скористаються цими активами для власної вигоди і від коректують при цьому облікові записи належним чином, щоб уникнути відповідальності. Це стосується каси, дебіторської заборгованості, заробітної плати, виробничих запасів та ін.

Крім цього, необхідно, щоб особи, які видають дозвіл на здійснення тих чи інших господарських операцій, не мали доступу до наявних активів. Наприклад, особа, яка підписує чеки, не повинна мати доступу до документів на видачу грошей.

Санкціонування господарських операцій буває загальним і конкретним Щодо кожного окремого випадку. Загальне санкціонування означає, що адміністрація встановила певні правила, згідно з якими підлеглі повинні одержати дозвіл на здійснення господарських операцій, які знаходяться в межах цих правил. Наприклад, стосовно відвантаження і реалізації продукції, ліміту позик покупцям, постійних стандартних закупок. Спеціальні дозволи стосуються конкретних разових господарських операцій. Як приклад можна навести санкціонування продажу важливого активу, а саме реалізацію потриманого автомобіля.

Особи, які мають право видавати спеціальні чи загальні дозволи на здійснення господарських операцій, повинні займати на підприємстві посади, що відповідають суті і призначенню цих операцій. Порядок видачі таких дозволів повинен встановлюватись вищим керівництвом.

Важливим також є розподіл обов'язків з фізичного захисту засобів і ведення відповідної документації, як ефективний механізм боротьби з шахрайством.

Зрозуміло, що якби кожний підрозділ підприємства повністю відповідав і за ведення обліку, і за подання звітності про свою діяльність, ймовірними були б тенденції викривлення результатів у напрямі створення оптимальної картини. Щоб забезпечити одержання неупередженої інформації, ведення обліку, як правило, доручають окремому структурному підрозділу, який працює під контролем спеціально призначеної особи (головного бухгалтера).

Отже, ефективність внутрішнього контролю передбачає відповідний розподіл обов'язків між тими, хто здійснює процедури бухгалтерського обліку і контролю, і тими, хто працює з активами. Доцільним є такий розподіл обов'язків:

ь санкціонування (дозвіл) на здійснення господарських операцій;

ь реєстрація (облік) господарських операцій;

ь забезпечення зберігання (схоронності) активів та контролю за їх використанням;

ь періодичне зіставлення існуючих активів з даними, відображеними на рахунках обліку (інвентаризація).

При цьому відповідний розподіл обов'язків передбачає несумісність зазначених функцій. Обов'язки мають бути розподілені так, щоб ніхто зі службовців не виконував дві або більше з вищезазначених чотирьох функцій. Якщо дві процедури, які стосуються однієї господарської операції, виконуються різними особами, кожна особа являє собою механізм контролю за діяльністю другої. Відокремлене виконання функцій має так; переваги: обмежує можливість зловживань з активами; зменшує ризик навмисного викривлення інформації, тому що це вимагає змови двох або трьох осіб; за рахунок координації дій різних посадових осіб простіше виявити і виправити ненавмисні помилки.

Процедури контролю базуються також на обмеженому реальному доступі до активів, документів, важливих записів і бланків уповноваженими на це особами. Такі активи, як запаси товарно-матеріальних цінностей та цінні папери, не повинні бути доступними для тих, хто ними не розпоряджається. Так, не повинен надаватись дозвіл на доступ до облікових записів тим особам, які не відповідають за ведення обліку. Деякі бланки досить важливі для обліку і контролю, доступ до них слід обмежити. Особа, яка не відповідає за облік продажу, не повинна мати можливості вільно брати бланки рахунків-фактур і накладних. Особа, яка не займається виплатами готівкою, не повинна одержувати чеки (включаючи комп'ютерні).

Процедури контролю повинні також забезпечити захист активів І облікових записів від фізичного пошкодження, наприклад, випадкового знищення, псування чи просто неправильного зберігання.

Вживати заходів застереження і для захисту записів і документів також важливо. Необхідно використовувати обладнання механічного захисту, щоб ще більше впевнитись у тому, що бухгалтерська інформація своєчасно і точно обліковується.

У комп'ютеризованій системі обліку, такій як на ТзОВ „Орсік - ЛТД” процедури контролю, які забезпечують обмежений доступ до даних, зведених у файли, тільки особам, які мають дозвіл, набирають особливого значення, оскільки переміщення активів може здійснюватись простою маніпуляцією даних (наприклад, автоматичною оплатою чеків). Крім цього, шляхом здійснення несанкціонованих операцій може бути створений ґрунт для зловживань і крадіжок. Процедури контролю, спрямовані на безпеку комп'ютерних програм і даних, що зберігаються в пам'яті запам'ятовуючого пристрою, мають особливе значення для комп'ютерних систем, в яких є потенційна можливість широкого доступу до програм і даних з терміналів. Такий контроль, як правило, досягається використанням загальних процедур, які мають відношення до схоронності програм і файлів.

Документи і облікові записи - це матеріальні носії, на яких фіксується і узагальнюється інформація про господарські операції. Це: товарно-транспортні накладні, рахунки-фактури, накладні, розрахунково-платіжні відомості, прибуткові і видаткові ордери, бухгалтерські реєстри, журнали-ордери та ін.

Бухгалтерський документ - це письмове свідчення, що підтверджує право на здійснення господарської операції і сам факт її здійснення. Документи в практиці ведення бухгалтерського обліку мають важливе значення, оскільки кожна господарська операція тільки тоді вважається здійсненою, якщо вона оформлена відповідним документом. Бухгалтерськими документами письмово підтверджується (з зазначенням кількісних та інших показників), що господарська операція дійсно здійснена, і факт її здійснення засвідчується підписами відповідальних осіб. Систематичне оформлення господарських операцій документами забезпечує достовірність облікових даних. Документація є складовою методу бухгалтерського обліку і засобом поточного контролю за господарською діяльністю підприємства.

Документ - це основне джерело відомостей для наступної реєстрації господарських операцій на рахунках, які виступають засобом вторинної реєстрації господарських операцій після відображення їх у документах.

Документація надзвичайно важлива