Для обліку розрахунків за виданими авансами передбачено рахунок 37, рахунок має 7 субрахунків, які представлено в таблиці 2.3

Таблиця 2.3

Субрахунки до рахунку 37 "Розрахунки з різними дебіторами"

№ субрахунку | Назва субрахунку | Характеристика

1 | 2 | 3

371 | Передбачений для обліку розрахунків за виданими авансами під поставку матеріальних цінностей або під виконання робіт, а також по оплаті продукції та робіт, прийнятих замовником по частковій готовності

372 | Розрахунки з підзвітними особами | Ведеться облік розрахунків з підзвітними особами. Цей субрахунок використовується для обліку грошових коштів, виданих в підзвіт працівникам на адміністративно-господарські, операційні витрати та службові відрядження

373 | Розрахунки за нарахованими доходами | Ведеться облік нарахованих дивідендів, відсотків, роялті тощо, які підлягають отриманню

374 | Розрахунки за претензіями | Ведеться облік розрахунків за претензіями, які пред'явлені постачальникам, підрядникам, транспортним та іншим організаціям, а також за пред'явленими ним та визнаними штрафами, пенею, неустойками

375 | Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків | Ведеться облік розрахунків за відшкодуванням підприємству завданих збитків в результаті недостач і втрат від псування цінностей, недостач та розкрадання грошових коштів, якщо винуватця виявлено

376 | Розрахунки за позиками членам кредитних спілок | Ведеться облік розрахунків за позиками членам кредитних спілок у кредитних спілках

377 | Розрахунки з іншими дебіторами | Виникають з приводу розрахунків за іншими операціями, облік яких не відображається на інших субрахунках рахунку 37 "Розрахунки з різними дебіторами", зокрема розрахунки за операціями, пов'язаними із здійсненням спільної діяльності (без створення юридичної особи), усі види розрахунків з працівниками (крім розрахунків з оплати праці та з підзвітними особами), інші розрахунки. Для узагальнення інформації про розрахунки з працівниками підприємства за товари, продані в кредит, по наданих позиках, по відшкодуванню матеріального збитку, видачі в розстрочку форменого одягу, страховому відшкодуванню страхових сум працівникам тощо

Підзвітні особи - це працівники підприємства, яким видані грошові кошти під звіт. Список осіб, які мають право отримувати в касі готівку під звіт, затверджується керівником підприємства. Під звіт видається готівка на операційні, господарські пов'язані з відрядженням, на визначений термін і мету.

Видача грошових коштів під звіт оформляється видатковим касовим ордером на підставі наказу керівника, акта, заяви, при умові, що за працівником немає заборгованості по раніше одержаних авансах. Підзвітна особа зобов'язана надати звіт про витрачання цих коштів за призначенням і пред'явити підтверджувальні документи , а також внести до каси невикористану суму в такі терміни:

ь при відрядженні - не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження;

ь

по сумах на закупівлю сільськогосподарської продукції - не пізніше десяти робочих днів з дня їхньої видачі;

ь по інших сумах - не пізніше наступного робочого дня після видачі під звіт.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний термін до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Направлення працівника у відрядження оформляється наказом (розпорядженням) керівника по підприємству з випискою посвідчення про відрядження, яке має бути оформлене належним чином. Підприємство, яке направляє працівника у відрядження, повинне зареєструвати факт видачі посвідчення про відрядження такому працівникові у спеціальному журналі.

Термін відрядження визначається керівником, але не може перевищувати в межах України - 30 календарних днів, за кордон - 60 календарних днів. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи й прибуття до місця постійної роботи.

Після документального оформлення відрядження відрядженому працівникові перед від'їздом необхідно видати грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житла і добові.

Слід зазначити, що законодавчо встановлено саме граничні норми добових витрат. При цьому керівник (власник) підприємства може змінювати цю величину як у бік збільшення (тоді до валових витрат потрапить лише гранично допустима сума), так і в бік зменшення.

Бухгалтерський облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на активно-пасивному субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами".

По дебету даного субрахунка відображаються суми, видані працівникам підприємства під звіт у кореспонденції з рахунками обліку коштів: 30 „Каса”, 31 „Рахунки в банках”, 33 „Інші грошові кошти”.

По кредиту субрахунка 372 відображаються:

· витрачені підзвітними особами суми коштів у межах встановлених норм - у кореспонденції з рахунками обліку витрат: для підприємств, які використовують в обліку рахунки класу 8, - 84 "Інші операційні витрати" (з наступним списанням на один з рахунків: 23 "Виробництво", 91 "Загальновиробничі витрати", 92 "Адміністративні витрати", 93 "Витрати на збут"), для підприємств, які не використовують рахунки класу 8, списання проводиться безпосередньо на рахунки 23,91,92, 93;

· витрати на відрядження, пов'язані з придбанням або заготівлею запасів у межах встановлених норм, - у кореспонденції з рахунками обліку запасів: 20 „Виробничі запаси”, 21 „Тварини на вирощуванні та відгодівлі”, 22 „МШП” 28 „Товари”;

· повернені працівниками залишки невикористаних грошових коштів виданих на відрядження, - в кореспонденції з рахунком 30 „Каса”;

· списані витрати на відрядження понад встановлені норми — у кореспонденції з рахунками обліку витрат 92, 93, 94, з наступним списанням на фінансовий результат (субрахунок 791 "Результат основної діяльності").

При використанні журнально-ордерної форми обліку для обліку розрахунків з підзвітними особами призначений Журнал-ордер № 7, в якому поєднується синтетичний і аналітичний облік по субрахунку 372. Журнал-ордер № 7 ведеться в аналітичному