У комп'ютеризованій системі обліку, такій як на ПП «Еліт-Меблі» процедури контролю, які забезпечують обмежений доступ до даних, зведених у файли, тільки особам, які мають дозвіл, набирають особливого значення, оскільки переміщення активів може здійснюватись простою маніпуляцією даних (наприклад, автоматичною оплатою чеків). Крім цього, шляхом здійснення несанкціонованих операцій може бути створений ґрунт для зловживань і крадіжок. Процедури контролю, спрямовані на безпеку комп'ютерних програм і даних, що зберігаються в пам'яті запам'ятовуючого пристрою, мають особливе значення для комп'ютерних систем, в яких є потенційна можливість широкого доступу до програм і даних з терміналів. Такий контроль, як правило, досягається використанням загальних процедур, які мають відношення до схоронності програм і файлів.

Документи і облікові записи - це матеріальні носії, на яких фіксується і узагальнюється інформація про господарські операції. Це: товарно-транспортні накладні, рахунки-фактури, накладні, розрахунково-платіжні відомості, прибуткові і видаткові ордери, бухгалтерські реєстри, журнали-ордери та ін.

Бухгалтерський документ - це письмове свідчення, що підтверджує право на здійснення господарської операції і сам факт її здійснення. Документи в практиці ведення бухгалтерського обліку мають важливе значення, оскільки кожна господарська операція тільки тоді вважається здійсненою, якщо вона оформлена відповідним документом. Бухгалтерськими документами письмово підтверджується (з зазначенням кількісних та інших показників), що господарська операція дійсно здійснена, і факт її здійснення засвідчується підписами відповідальних осіб. Систематичне оформлення господарських операцій документами забезпечує достовірність облікових даних. Документація є складовою методу бухгалтерського обліку і засобом поточного контролю за господарською діяльністю підприємства.

За допомогою документів ставиться під контроль вся робота підприємства із сторони керівників, які, підписуючи документ, несуть повну відповідальність за доцільність і законність здійсненої господарської операції.

Отже, документи мають бути правильно, акуратно і достовірно оформлені, щоб забезпечити реальність даних, відображених в обліку. Оформлені належним чином документи мають юридичну доказову силу при вирішенні спорів, які виникають між підприємствами.

Документи повинні забезпечити достатню упевненість у тому, що всі активи належним чином контролюються і усі господарські операції адекватно обліковуються.

За достовірність даних, що містяться в документах, а також за якісне їх складання несуть відповідальність посадові особи, які підписали цей документ.

Первинні документи, і облікові реєстри досить важливі для створення і

передачі інформації в межах підприємства і між підприємствами.

Контрольним засобом, тісно пов'язаним з документами і реєстрами, є

план рахунків. Рахунок є складовою методу бухгалтерського обліку і являє собою спосіб групування і вторинної реєстрації господарських операцій з метою контролю і обліку всього кругообігу ресурсів. Рахунки, на відміну від

балансу, який складається періодично, призначені для повсякденного, поточного обліку господарських операцій.

Слід подбати і проте, щоб план рахунків (при його деталізації) містив інформацію за підрозділами, групами продукції, центрами відповідальності та іншими категоріями. План рахунків дає змогу уникнути помилок, пов'язаних з неправильним котируванням, якщо він точно визначає, яка кореспонденція рахунків відповідає відомим видам господарських операцій. Крім цього, щоб облікові принципи застосовувались постійно, одностайно і послідовно, вони мають бути описані в спеціальних методичних рекомендаціях. Вони мають визначати документообіг підприємства (переміщення документів від місця їх складання до надходження в архів на зберігання) і містити достатньо вказівок щодо забезпечення адекватного ведення обліку і здійснення якісного контролю активів.

Важливою контрольною процедурою є ретельний і безперервний нагляд виконання контрольних процедур і моментів, які називають незалежними внутрішніми перевірками. Потреба в них виникає у зв'язку з тим, що система внутрішнього контролю має тенденцію з плином часу зазнавати змін, якщо відсутній механізм постійної верифікації. Працівники, напевно, забудуть про необхідні процедури чи навмисно не виконають їх. Відомо, що при відсутності контролю і оцінки персонал стане працювати недбало. Крім цього, незалежно від якості системи контролю можливі як навмисні, так і ненавмисні викривлення реального стану справ.

Основною характеристикою спеціалістів, які займаються внутрішнім контролем, є незалежність, вони не повинні залежати від тих працівників, які несуть первинну відповідальність за підготовку інформації, що підлягає контролю.

Цінність перевірки набагато втрачається, якщо особа, яка її проводить, підпорядковується особі, відповідальній за підготовку даних, або залежить від неї яким-небудь іншим чином.

Джерелами інформації для аудиту є:

· синтетичні та аналітичні регістри з обліку розрахунків з підзвітними особами (Журнал-ордер № 3) відомість № 3.2 аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами (до рахунку 37);

· баланс підприємства (форма № 1);

· первинні документи з обліку розрахунків з підзвітними особами (авансові звіти, прибуткові та видаткові касові ордери, прибуткові документи — копії чеків, накладні, посвідчення на відрядження, інші виправдні документи).

Нормативні документи, які регламентують облік розрахунків з підзвітними особами, такі:

1. Закон України "Про оподаткування прибутку підприємств" від 22 травня 1997 р. № 283/97-ВР.

2. Положення про ведення касових операцій у національній валюті України, затверджене постановою Національного банку України від 19 лютого 2001 р. № 72.

3. Постанова Кабінету Міністрів України "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" від 23 квітня 1999 р. № 663.

4. Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 р. №59.

5. Наказ Державної податкової адміністрації України "Про затвердження форми посвідчення про відрядження" від 28 липня 1997 р. №260.

Аудиторська практика доводить, що найбільш типовими порушеннями при аудиті розрахунків з підзвітними особами, є такі:

1) при відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки він може щодня повертатись до місця постійного проживання, бухгалтерія підприємства розраховує добові за нормами, нижчими