2. Рахунок на попередню оплату (в подальшому рахунок) це документ призначений для оформлення майбутніх договорів по продажу товарів (продукції) кдлієнтам. Однак, така договореність не є обов'язковою і контрагент не обов'язково може здійснити покупку. Рахунок має декілька призначень: по-перше він являється підставою для резервації товару на складі на декілька днів, а по-друге він полегшує виписку розхідних накладних. Якщо клієнт здійснив передоплату по виписаному йому рахунку то на основі цього рахунку обов'язково виписується розхідна накладна.

3. Податкова накладна - виписується на основі Рахунку або Розхідної накладної. В одній такій накладній можуть містити товари з однаковою ставкою ПДВ (0%, 20% або без ПДВ). Даний документ має право виписати підприємство, що зареєстроване в органах податкової адміністрації як платник ПДВ. На основі виписаної податкової накладної контрагент отримує право на повернення сплаченого ПДВ.

4. Довіреність - даний документ виписується на бланках суворої звітності. Довіреність дає право особі, зазначеній у ній, отримати товар на суму зазначену у довіреності. У довіреності обов'язково зазначається паспортні дані особи-одержувача. Також обов'язковими реквізитами є: дані про підприємство, що виписало довіреність, та дані про підприємство на яке було виписана накладна, а також назва цінностей, печатка та підписи директора та головного бухгалтера.

5. Угода - це письмове погодження між підприємствами про співпрацю. В даному документі зазначається ділянка співпраці, зазначаються умови співпраці, ціни, гарантії, термін дії угоди тощо. Угода обов'язково пронумеровується, датується та підписується директорами обох підприємств, або іншими керуючими уповноваженими особами підприємства та ставиться печатка з обох сторін, учасників договору (додаток Д).

6. Реєстр накладних, рахунків, угод - дані реєстри призначені для ведення реєстру Розхідних накладних, рахунків та угод (додаток Е).

7. Журнал-ордер дебіторської заборгованості - призначений для ведення обліку дебіторської заборгованості (додаток Є).

У процесі своєї діяльності кожне підприємство вступає у господарські відносини із постачальниками, працівниками, покупцями та іншими юридичними і фізичними особами. Ці відносини забезпечують нормальне функціонування підприємства. Господарські відносини регламентуються договорами. При встановленні господарських відносин між сторонами виникають певні права і зобов'язання. З юридичної точки зору ці права і зобов'язання виникають в момент укладення договору. В бухгалтерському обліку виникнення зобов'язань однієї сторони перед іншою відображається після здійснення однією із сторін дій, передбачених у договорі. Виникнення заборгованості пояснюється тим, що майже ніколи не збігається момент виконання зустрічних зобов'язань. Як наслідок, в однієї сторони в складі господарських засобів виникає актив (тому, що існує ймовірність отримання майбутніх вигод) у вигляді дебіторської заборгованості, а в іншої — зобов'язання погасити цю заборгованість перед кредитором.

Значну частину виробленої продукції підприємство реалізовує, переважно, покупцям та замовникам. Вони можуть розраховуватися з підприємством-постачальником за продукцію перед її отриманням (передоплата), в момент отримання, та після відвантаження (післяплата). Підприємства, які випускають продукцію у великих обсягах і зацікавлені у її швидкій реалізації або розширенні ринків збуту, можуть іти на поступки своїм покупцям щодо терміну оплати. Протягом терміну, початком виникнення якого вважається дата відпуску продукції, а кінцем — дата оплати покупцем раніше отриманої продукції, на підприємстві-постачальнику на суму реалізованої продукції буде існувати дебіторська заборгованість (додаток Ж).

Етапи та порядок загального ведення обліку розрахунків з покупцями і замовниками представлено на рисунку 2.2

Рисунок 2.2 – Порядок ведення обліку розрахунків з покупцями і замовниками

Аналітичний облік розрахунків з покупцями та замовниками ведеться за кожним покупцем та замовником по кожному пред'явленому до сплати рахунку. Розглянемо основні бухгалтерські проведення з обліку операцій по розрахунках з покупцями та замовниками, які наведено в таблиці 2.2

Таблиця 2.2 – Типові бухгалтерські проведення з обліку операцій по розрахунках з покупцями та замовниками

№ з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція рахунків

Дебет | Кредит

1 | Повернення грошових коштів, раніше отриманих за реалізовану продукцію та надані послуги після повернення продукції або у випадку зайвого перерахування сум | 361 | 301

311

2 | Відображення виникнення доходу і дебіторської заборгованості в момент реалізації продукції, товарів, робіт і послуг | 361 | 701

3 | Відображення отримання іншого операційного доходу при:

- реалізації інших оборотних активів;

- від операційної оренди актив;

- від операційної курсової різниці, отриманої при перерахунку дебіторської заборгованості іноземних покупців |

361 | 712

713

714

4 | Відображення надходження коштів за раніше відвантажену продукцію | 301

311 | 361

5 | Отримання короткострокового векселя в рахунок забезпечення дебіторської заборгованості | 34 | 361

6 | Погашення заборгованості покупців еквівалентами грошових коштів і та поточними фінансовими інвестиціями | 35 | 361

7 | Списання дебіторської заборгованості за рахунок резерву сумнівних боргів | 38 | 361

8 | Отримання довгострокового векселя в рахунок забезпечення дебіторської заборгованості | 51 | 361

9 | Взаємозалік заборгованостей у випадку попередньої оплати продукції | 681 | 361

10 | Зменшення дебіторської заборгованості покупців у зв'язку з виконання ними робіт, які за умовами продажу мають виконуватися підприємством-постачальником | 93 | 361

При реалізації продукції бухгалтерією підприємства-постачальника виписується відповідний первинний документ. До цих первинних документів належать: накладні; рахунки-фактури, акти прийому виконаних робіт (послуг), податкові накладні, товарно-транспортні накладні, товарні накладні. Один примірник залишається в бухгалтерії підприємства і є підставою для виникнення дебіторської заборгованості.

Побудова аналітичного обліку повинна забезпечити отримання даних про заборгованість, строк сплати