„Обліково-фінансові документи”

Зміст

Вступ

У сучасних умовах для підвищення ефективності керування необхідне удосконалювання роботи з документами, тому що всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі.

Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарата керування, організацію і культуру праці управлінських працівників. Удосконалювання керування виробничо-господарськими системами, підвищення рівня організації й ефективності управлінської праці багато в чому залежить від того, наскільки раціонально поставлено в установах і на підприємствах діловодство і наскільки професійне ведеться документація, гарантується успіх управлінської діяльності в цілому.

Значення діловодного обслуговування як однієї з найважливіших сфер діяльності визначається рядом факторів і насамперед його універсальністю. Основу інформаційного середовища будь-якого підприємства, організації або установи складають обліково-фінансові документи, створені як «традиційним» рукописним, машинописним, типографським способом, так і отримані з використанням комп'ютерних технологій. Інформація, що утримується в них, буде мати юридичну силу і може бути використана тільки при здійсненні ряду обов'язкових діловодних операцій. У правильній організації діловодства закладена основа схоронності й ефективного використання документної інформації в майбутньому.

Раціональні форми і методи створення й обробки документів, які виправдали себе на практиці, можуть бути доведені до рівня загальної норми лише за умови, що всі обробки, що беруть участь у процесах створення і використання документів і документної інформації, будуть досить точно дотримуватися у своїй діяльності цих єдиних правил і норм діловодства.

Метою даної курсової роботи є аналіз такої важливої частини документообігу підприємства, організації, установи, як обліково-фінансові документи. Дана мета реалізується в рамках конкретних задач:

Поставлені задачі вирішуються у відповідних розділах роботи.

Об'єктом даної курсової роботи є обліково-фінансові документи підприємства, організації, установи.

Предмет роботи – вивчення різних аспектів обліково-фінансового діловодства.

1. Загальні вимоги до діловодства підприємства

1.1. Організація документообігу та регістрації документів

Документообіг - це рух документів з моменту їхнього одержання або створення до завершення виконання, відправлення або здачі в справу Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - К.: Издательство стандартов, 1997.

Документи, що надходять на підприємство проходять:

Після цього вхідні документи передаються конкретним виконавцям.

Служба документаційного забезпечення управління (ДЗУ), що може бути представлена на підприємстві як самостійним структурним підрозділом (канцелярія, загальний відділ, секретаріат), так і окремим співробітником (секретар - референт) повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну чинність і прислані в повному комплекті (при наявності додатків). У противному випадку прислані документи повертаються авторові з відповідним супровідним листом, де вказуються причини повернення.

Конверти від документів, що надходять, знищуються за винятком тих випадків, коли тільки по конверті можна визначити адреса відправника, час відправлення і дату одержання документів. Не розкриваються і передаються по призначенню документи з позначкою "особисто" і на адресу громадських організацій.

Попередній розгляд документів проводиться працівником служби ДЗУ з метою розподілу документів, що надійшли, на підприємство, на ті, що направляються на розгляд керівникові; направляються безпосередньо в структурні підрозділи або конкретних виконавців.

Без попереднього розгляду передаються по призначенню документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам. На розгляд керівництва передаються документи, адресовані керівникові підприємства і документи, що містять інформацію з найбільш важливих питань діяльності підприємства.

Обробка і передача документів виконавцям повинна здійснюватися в день їхнього надходження в службу ДЗУ. Якщо документ повинний виповнюватися декількома підрозділами або посадовими особами, його розмножують у потрібній кількості екземплярів.

Документи, що підлягають відправленню в іншу організацію, сортують, упаковують, оформляють їх як поштове відправлення і здають у відділення зв'язку. Перед упакуванням служба ДЗУ зобов'язана перевірити правильність оформлення документів, наявність усіх додатків, відповідність кількості екземплярів кількості адресатів і т.д. Неправильно оформлені документи підлягають поверненню виконавцеві на доробку. На замовлену кореспонденцію складається опис розсилання, що підписується працівником служби ДЗУ і датується.

Вихідні документи повинні оброблятися і відправлятися в день реєстрації Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - К.: Издательство стандартов, 1997.

Внутрішні документи підприємства передаються виконавцям під розписку в реєстраційній формі.

Служба ДЗУ повинна систематично вести облік кількості оброблюваних документів, включаючи всі їхні види і розмножені екземпляри. Результати обліку документообігу узагальнюються службою ДЗУ і доводяться до уваги керівника підприємства для вироблення заходів для удосконалювання роботи з документами.

Реєстрація документів - фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому індексу з наступним записом необхідних зведень про документ у реєстраційних формах. Реєстрації підлягають усі документи, що вимагають обліку, виконання і подальшого використання в довідкових цілях, (організаційно-розпорядницькі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові і т.д.). Реєструються вхідні, вихідні і внутрішні документи Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. К.: 1994. - 85 с.

Однак, не всі документи підприємства реєструє служба ДЗУ. Документи спеціальних (функціональних) систем документації (планові. бухгалтерські, фінансові й ін.) реєструються у відповідних підрозділах. У службі ДЗУ на цих документах ставиться тільки дата надходження.

Реєстрація документів повинна бути тільки однократною. Документи, що надходять, реєструються в день надходження, що відправляються і внутрішні - у день підписання або твердження. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він не повинний реєструватися повторно.

При реєстрації документи поділяються на кілька