По призначенню документи підрозділяються на розпорядницькі, виправдувальні, бухгалтерського оформлення і комбіновані.

Необхідна для відображення в бухгалтерському обліку інформація, що утримується в прийнятих до обліку первинних документах, накопичується і систематизується в облікових регістрах, що рекомендуються Міністерством фінансів України. Підприємства, що складають облікові регістри на машинних носіях, зобов'язані забезпечити технічні засоби для їхнього відтворення в зручному для читання виді.

У первинних документах і облікових регістрах виправлення помилок повинні бути підтверджені підписами посадових осіб, що підписали ці документи, із указівкою дати виправлення. У касових і банківських документах виправлення не допускаються.

Регістри бухгалтерського обліку повинні містити назву, період реєстрації господарської операції, прізвища і підписи або інші дані, що дозволяють ідентифікувати осіб, що брали участь у їхньому складанні. Господарські операції повинні бути відбиті в облікових регістрах у тім звітному періоді, у якому вони були здійснені.

На підприємстві повинний бути розроблений графік документообігу, що складається з метою упорядкування руху і своєчасного одержання для записів у бухгалтерському обліку первинних документів. У графіку повинен бути перелік робіт зі створення, перевірки й обробки документів, а також указуються конкретні виконавці, взаємозв'язки і термін виконання робіт.

Після обробки первинні документи й облікові регістри, звітність підлягають обов'язковій передачі в архів.

2.2. Перелік обліково-фінансових документів підприємства та строки їх зберігання

На кожному підприємстві, в кожній установі, організації існує велика кількість обліково-фінансових документів (табл. 1).

Таблиця 1 – Перелік обліково-фінансових документів та строків їх зберігання Завгородний В.П. Бухгалтерский учет в Украине. – К.: А.С.К., 2003. – 847с

№ п/п |

Види документів |

Термін збереження документів в установах, організаціях, підприємствах, документи яких | Примітка

Надходять в держархіви | Не надходять в держархіви

1 | 2 | 3 | 4 | 5

1 | Бухгалтерські звіти, баланси організацій і пояснювальні записки до них:

а) зведені річні

б) річні

в) квартальні |

Пост.

Пост.

3 р.1* |

-

10 р.

3 р.2* | 1 При відсутності річних —пост.

2 При відсутності річних — 10 л.

Продовження табл. 1

1 | 2 | 3 | 4 | 5

2 | Звіти по фінансуванню:

а) зведені річні

б) річні

в) квартальні

г) місячні |

Пост. Пось.

3 р.1*

1 р.3 |

-

10 р.

3 р.2*

1 р.4 | 1 При відсутності річних — пост.

2 При відсутності річних — 10 р.

3 При відсутності річних і квартальних — пост.

4 При відсутності річних і квартальних — 10 р.

3 | Передатні, розділові, ліквідаційні баланси і додатки, пояснювальні записки до них | Посада. | 10 р.

4 | Протоколи засідань комісій з розгляду і твердження звітів і балансів:

а) річних

б) квартальних |

Пост.

3 р.1 |

10 р.

3 м2 | 1 При відсутності річних — пост.

2 При відсутності річних — 10 р.

5 | Аналітичні таблиці по розробці й аналізові річних звітів і балансів | Пост. | 5 р.

6 | Переписка про твердження й уточнення балансів і звітів | 3 р. | 3 р.

7 | Переписка про терміни представлення бухгалтерської і фінансової звітності | 1 р. | 1 р.

Продовження табл. 1

1 | 2 | 3 | 4 | 5

8 | Первинні документи і додатки до них, що зафіксували факт здійснення господарської операції і явились підставою для бухгалтерських записів (касові, банківські документи, повідомлення банків і перекладні вимоги, виписки банків, убрання на роботу, табелі, акти про прийом, здачу і списання майна і матеріалів, квитанції і накладні по обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти й ін.) | 3 р.1 | 3 р.1 | 1 За умови завершення ревізій.

У випадку виникнення споров, розбіжностей, слідчих і судових справ зберігаються до винесення остаточного рішення

9 | Особові рахунки:

а) робітників та службовців

б) одержувачів пенсій і державних посібників |

75 р. — "В"

ЕПК

5 л.1 |

75 р.—

"В"

5 р.1 | Після припинення виплати допомог і пенсій; для одноразових допомог - 1 р.

10 | Розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості | 3 р.1 | 3 р.1 | При відсутності особових рахунків—

75 л.

11 | Інвентарні картки і книги обліку основних засобів | 3 р.1 | 3 р.1 | 1Після ліквідації основних засобів

12 | Доручення на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей (у тому числі анульовані доручення) | 3 р. | 3 р.

Продовження табл. 1

1 | 2 | 3 | 4 | 5

13 | Гарантійні листи | 3 р. | 3 р.

14 | Облікові регістри (головна книга, журнали-ордери, розробочні таблиці й ін.) | 3 р.1 | 3 р.1 | 1 За умови завершення ревізій. У випадку виникнення споровши, розбіжностей, слідчих і судових справ зберігаються до винесення остаточного рішення

15 | Допоміжні і контрольні книги, журнали, картотеки, касові книги, оборотні відомості | 3 р.1 | 3 р.1 | 1 За умови завершення ревізій. У випадку виникнення споровши, розбіжностей, слідчих і судових справ зберігаються до винесення остаточного рішення

16 | Книга обліку депонованої заробітної плати, журнал реєстрації виконавчих листів | 3 р. | 3 р.

17 | Журнали, книги реєстрації рахунків, касових ордерів, доручень, платіжних доручень і ін. | 3 р. | 3 р.

18 | Звіти, зведення про надходження, витрату і залишки дорогоцінних металів, алмазів і виробів з них | 3 р. | 3 р.

19 | Зведення про витрату кредитів:

а) річні

б) квартальні |

5 р.

3 р. |

5 р.

3 р.

Продовження табл. 1

1 | 2 | 3 | 4 | 5

20 | Зведення про облік фондів, лімітів заробітної плати і контролі за їхнім розподілом, про розрахунки по перевитраті і заборгованості по заробітній платі, про утримання з заробітної плати,