із засобів соціального страхування, про виплату відпускних і вихідних допомога й ін. | 3 р. | 3 р.
21 | Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентарні описи, акти, порівнювальні відомості) про інвентаризації | 3 р.1 | 3 р.1 | 1 За умови завершення ревізій. У випадку виникнення споровши, розбіжностей, слідчих і судових справ зберігаються до винесення остаточного рішення
22 | Документи (копії звітів, виписки з протоколів, заключення) про виплату посібників, пенсій, аркушів непрацездатності по державному соціальному страхуванню | До минання надобності | До минання надобності | 1 Не менш
3 років
23 | Виконавчі
аркуші | До минання надобності | До минання надобності | 1 Не менш
3 років
Продовження табл. 1
1 | 2 | 3 | 4 | 5
24 | Доручення-зобов'язання за товари, отримані в кредит, переписка по оформленню доручень-зобов'язань | До минання надобності | До минання надобності | 1 Не менш
3 років
25 | Довідки, надані в бухгалтерію на оплату учбових відпусток, одержання пільг по податках і ін. | До минання надобності | До минання надобності | 1 Не менш
3 років
26 | Документи (довідки, акти, зобов'язання, переписка) по дебіторській заборгованості, нестачах, розтратах, розкраданнях | До минання надобності | До минання надобності | 1 Не менш
3 років
27 | Документи (протоколи, акти, звіти) про переоцінку основних фондів | Посада. | До переоцінки
28 | Акти, відомості переоцінки і визначення зносу основних засобів | Посада. | До переоцінки
29 | Переписка про паспортизацію будинків і споруджень | 5 р. | 5 р.
30 | Документи (плани, звіти, переписка) про проведення документальних ревізій і контрольно-ревізійної роботи | 3 р. | 3 р.
Продовження табл. 1
1 | 2 | 3 | 4 | 5
31 | Паспорта будинків1, споруджень1 і устаткування | 3 р.2 | 3 р.2 | 1Паспорта будинків і споруджень — пам'ятників архітектури, що знаходяться під охороною держави — пост.
2Після ліквідації основних засобів
32 | Акти документальних ревізій фінансово-господарської діяльності організацій, документи (довідки, інформації, доповідні записки) до них | 5 л.1 | 5 л.1 | 1За умови завершення ревізій. У випадку виникнення споровши, розбіжностей, слідчих і судових справ зберігаються до винесення остаточного рішення
33 | Переписка про фінансово-господарську діяльність (про облік фондів, про накладення і стягнення штрафів, про прийом, здачу, списання матеріальних цінностей і з інших питань) | 3 р. | 3 р.
34 | Акти перевірки каси, правильності стягування податків і ін. | 3 р. | 3 р.
Продовження табл. 1
1 | 2 | 3 | 4 | 5
35 | Договори, угоди (господарські, операційні, трудові й ін.) | 3 р.1 | 3 р.1 | 1Після закінчення терміну дії договору, угоди за умови завершення ревізій
36 | Реєстр договорів | 3 р. | 3 р.
37 | Договори про матеріальну відповідальність | 5 р.1 | 5 р.1 | 1Після звільнення матеріально відповідальної особи
38 | Зразки підписів (матеріально відповідальних осіб) | До минування потреби | До минування потреби
Термін збереження первинних документів, облікових регістрів, звітності в архіві підприємства визначається Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.
Первинні бухгалтерські документи вилучаються тільки органами дізнання, попереднього наслідку і прокуратури, судами і податковими адміністраціями на основі їхніх постанов і відповідно до діючого законодавства України. Усі вилучені документи оформляються відповідно протоколом, копія якого зберігається на підприємстві. При пропажі або знищенні первинних документів на підприємстві створюється спеціальна комісія, що розслідує причини пропажі або загибелі; на підставі її висновків складається акт, затверджуваний керівником підприємства.
2.3. Зберігання документів та експертиза їх цінності
Добір документів на збереження або знищення є результатом проведення експертизи цінності документів.
Експертизою в діловодстві називається вивчення документів на основі принципів і критеріїв з цінності з метою визначення засобів збереження і добору частини з них для тривалого збереження.
Експертиза цінності документів приводяться у відповідність з нормативними літературними документами. Склад документів, що підлягають постійному збереженню, а також тривалість збереження інших документів визначається Типовими переліками документів із указівкою термінів їхнього збереження, що складаються і затверджуються архівною службою; мінімальні терміни збереження, зазначені в цих переліках, носять нормативний характер і не повинні бути порушені.
З метою розширення складу документів і збільшення термінів збереження деяких категорій на основі Типового переліку можуть створювати відомчі (галузеві) переліки, що мають нормативний характер для організацій даної галузі після їхнього твердження разом з архівною службою. Експертиза цінності проводиться в наступних випадках:
при складанні номенклатури справ;
при формуванні справ і перевірці правильності віднесення документів до справ;
при підготовці справ до наступного збереження в архіві;
у процесі підготовки документів до передачі з організації на збереження в державний архів.
Для проведення експертизи цінності документів, а також розгляду нормативно-методичних документів його роботі служби діловодства й архіву у всіх організаціях створюються постійно діючі експертні комісії.
Експертна комісія є дорадчим органом, її рішення набирають сили після їхнього твердження керівником організації або його заступником. Секретарем експертної комісії призначається, як правило, секретар організації або співробітник діловодної служби. Засідання комісії проводяться не рідше двох разів у рік і оформляються протоколами.
Експертиза цінності документів проводиться на основі переліків документів із указівкою термінів збереження з полистовим розглядом справ постійного збереження і справ з оцінкою в переліку експертно-перевірочної комісії архівного органа для справ тимчасового збереження Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – К.: 2001.
За результатами експертизи цінності документів складається опис для