постійного і довгострокового збереження, у т.ч. по особовому складу, й акти про виділення до знищення документів, не підлягаючих збереженню по єдиній, регламентованій державною архівною службою формі.
Протоколи експертної комісії про схвалення описів на справи постійного збереження і по особовому складу, про зміну типових термінів збереження документів, про встановлення термінів збереження документів, не передбачених діючими переліками, акти про виділення документів до знищення, номенклатури справ затверджуються керівником організації.
Організації, у процесі діяльності яких не створюються документи, що підлягають передачі на державне збереження, складають акти про виділення до знищення документів і знищують документи, включені в ці акти, після закінчення термінів їхнього збереження тільки після складання річних розділів описів справ по особовому складу за відповідний період і їхнього твердження керівником організації.
Справи і документи, призначені для знищення здаються в контори, які займаються прийомом вторинної сировигни. Дата здачі документів, їхня вага і номер прийому здавальної накладної вказуються в акті про виділення документів до знищення. Акти підшиваються в справу після внесення змін в облікові документи служби діловодства і відомчого архіву.
Підшивка знову оформлених у процесі проведення експертизи справ виробляється тільки після її повного завершення.
Рішення експертної комісії і вимоги про необхідність переформування справ, розшуку відсутніх справ і документів доводяться до співробітників, як правило, у формі наказів або вказівок керівника організації.
Документи мають потребу в оперативному або довгостроковому збереженні інформації. Засоби для довгострокового збереження документів мають визначену подібність із засобами архівного збереження документів (якщо мова йде про технічне оснащення архіву організації як самостійного структурного підрозділу).
Для засобів оперативного збереження документів характерні такі особливості, як забезпечення максимальної зручності користування ними, оптимальних режимів збереження розміщених у них документів щодо невеликого габариту і маси.
Велика частина документів, що знаходяться на оперативному збереженні, виконана на паперовій основі. В основному вони зберігаються на робочому місці працівників управлінської праці або в безпосередній близькості від них. Для забезпечення схоронності таких документів і змісту їх у визначеному порядку застосовується кілька видів технічних засобів: лотки, касети, картотеки настільні й інші.
Лотки і касети дозволяють зберігати на поверхні робочих столів окремі документи і їхні комплекси (справи). Найбільш ефектні поворотні лотки, що монтуються по 2-4 на загальній стійці, що прикріплюється до краю робочого столу, причому лотки можна повертати в горизонтальній площині, місткість лотків від 600 до 1200 аркушів папера формату А4. Застосовуються також коробки для збереження документів з пластмас, що охороняють їх від пилу. Для зручності збереження документів на робочих місцях передбачається реконструкція тумб письмових столів, шухляди в яких міняються штангами для забезпечення можливості вертикального збереження папок з документами Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – К.: 2001.
Найбільш ефективні для діловодних операцій механізовані (автоматизовані) картотеки. Вони являють собою сховища карток (документів) з механічної (автоматичної) подачі документів до робочої зони або на стіл оператора по його запиті. Доцільність застосування таких картотек визначається обсягами документів, що зберігаються, і частотою звертання до них.
Збереження документів в автоматизованих картотеках здійснюється відповідно до вимог до такого збереження.
Мова йде про збереження магнітних матеріалів (стрічок, дисків). Облік, збереження і використання машинних документів в оперативному режимі реалізує спеціальна служба збереження. Вона приймає, враховує і зберігає машинограми: створює пошукові системи, анулює документацію в машині, видає її користувачам, передає на архівне збереження.
На кожен носій заводиться облікова картка, куди вноситься дані по його експлуатації і наступні основні показники: код; реєстраційний номер; короткий зміст; дата створення документа; термін збереження; код реєстрації, вид носія; місце збереження й інші.
Інформативно-пошуковий апарат складають журнали, картотеки, картки обліку документів, ручні довідкові картотеки.
Видача документів для використання здійснюється по актах прийому-видачі із супровідним листом.
Висновки
Документообіг - це рух документів з моменту їхнього одержання або створення до завершення виконання, відправлення або здачі в справу.
Служба документаційного забезпечення управління (ДЗУ), що може бути представлена на підприємстві як самостійним структурним підрозділом (канцелярія, загальний відділ, секретаріат), так і окремим співробітником (секретар - референт) повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну чинність і прислані в повному комплекті (при наявності додатків). У противному випадку прислані документи повертаються авторові з відповідним супровідним листом, де вказуються причини повернення.
Установлено наступний обов'язковий склад реквізитів для реєстрації документів:
автор (кореспондент);
назва документа;
дата документа;
індекс документа;
дата надходження документа (для вхідних документів);
індекс надходження документа (для вхідних документів;
заголовок документа або його короткий зміст;
резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);
термін виконання;
оцінка про виконання (короткий запис рішення питання власне кажучи, дата фактичного виконання й індекс документа - відповіді);
номер справи.
У разі потреби склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений наступними:
виконавці;
розписка виконавця в одержанні документа;
хід виконання;
додатки й ін.
В Україні єдину типову форму первинних документів по ділянках обліку розробляють централізовано. Розроблені первинні документи є обов'язковими для виконання на підприємствах. Такі первинні документи в практичній роботі називають уніфікованими формами (наприклад, форми касових документів, банківських документів і т.д.).
Бухгалтерські документи класифікуються по наступних ознаках: призначенню, порядкові складання і способові охоплення операцій.
По призначенню документи підрозділяються на розпорядницькі, виправдувальні, бухгалтерського оформлення і комбіновані.
Регістри бухгалтерського обліку повинні містити назву, період реєстрації господарської операції, прізвища і підписи або інші дані, що дозволяють ідентифікувати осіб, що брали участь у їхньому складанні. Господарські операції повинні бути відбиті в облікових регістрах у тім звітному періоді, у якому вони були здійснені.
Термін збереження первинних документів, облікових регістрів, звітності в архіві підприємства