Основними завданнями інвентаризації є:

- виявлення фактичної наявності основних засобів, матеріальних цінностей, бланків сурової звітності, грошових коштів у касах, на реєстраційних, бюджетних, валютних та поточних рахунках;

- виявлення невикористовуваних матеріальних цінностей;

- дотримання умов зберігання матеріальних цінностей і грошових коштів, а також правил утримання та експлуатації матеріальних цінностей;

- перевірка реальної вартості обліковуваних на балансі: матеріальних цінностей, сум дебіторської та кредиторської заборгованості, в тому числі такої, термін позовної давності щодо якої минув, та інших статей балансу.

Установи зобов'язані провадити інвентаризацію:

1) будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів - не менше одного разу на три роки;

2) музейних цінностей - відповідно до строків, встановлених Міністерством культури України;

3) бібліотечних фондів — один раз на 5 років;

4) інших основних засобів, малоцінних і швидкозношуваних предметів: у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, виконавчих органах місцевих рад — не менше одного разу на два роки; в інших установах - не менше одного разу на рік.

Інвентаризація основних засобів провадиться не раніше 1 жовтня:—

капітальних робіт інвентарного характеру і капітальних ремонтів — не менше одного разу на рік, але не раніше 1 грудня;

- молодняку тварин,: тварин на Відгодівлі, птиці, кролів, хутрових звірів і сімей бджіл - не менше одного разу на квартал;

- готових виробів, сировини пального та інших матеріалів, кормів, фуражу - не менше одного разу на рік, але не раніше 1жовтня;

- продуктів харчування і спирту - не менше одного разу на квартал;

- незавершеного виробництва і напівфабрикатів власного виробництва - не раніше 1 жовтня звітного року, крім того, періодично у терміни, встановлені відповідними , вищими органами;

- грошових коштів, грошових документів, цінностей та бланків суворої звітності — не менше одного разу на квартал;

- розрахунків платежів до бюджету - не менше одного разу на квартал; аналогічно з вищою організацією;

- розрахунків із дебіторами та кредиторами - не менше двох разів на рік, розрахунків у порядку планових платежів і з депонентами — не менше одного разу на місяць.

Для проведення інвентаризації створюються комісії на основі наказу керівника підприємства. До складу інвентаризаційної комісії входить головний бухгалтер організації, підприємства (або інший представник бухгалтерії) на правах заступника голови інвентаризаційної комісії.

Залежно від повноти охоплення засобів (коштів) інвентаризації поділяються на повні й часткові. Інвентаризація, що охоплює всі засоби, кошти і розрахунки підприємства, називається повною. Повні інвентаризації — річні. Часткова інвентаризація охоплює лише якийсь один вид засобів, коштів (матеріальних цінностей, основних засобів, господарського інвентарю, каси, незавершеного виробництва тощо). Часткові інвентаризації провадяться для забезпечення точності звітних даних, посилення боротьби з втратами і зміцнення фінансової дисципліни.

У звітному році кількість інвентаризацій, дати їх проведення, перелік майна і зобов'язань, що підлягають інвентаризації, визначаються підприємством, установою, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим.

Обов'язковим проведення інвентаризації є:

- при передачі майна державного підприємства, установи в оренду, приватизації майна державного підприємства, а також в інших випадках, передбачених законодавством;

- перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім майна, інвентаризація якого провадилася раніше 1 жовтня звітного року. Інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів основних засобів може провадитись один раз на три роки, а бібліотечних фондів - один раз на п'ять років;

- при зміні матеріально відповідальних осіб (на день прийому-передачі справ);

- при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей, а також за рішенням судово-слідчих органів;—

у разі пожежі або стихійного лиха.

На деяких підприємствах інвентаризації провадяться не як разові заходи, а як постійний процес. Керівники таких підприємств затверджують постійно діючу інвентаризаційну комісію, яка щоденно (або за особливим графіком) відвідує місця зберігання матеріальних цінностей і провадить інвентаризацію лише окремих видів цінностей.

Обирають для перевірки ті види матеріальних цінностей, по яких на момент перевірки в обліку є мінімальний залишок. Частіше в натурі цей вид матеріальних цінностей відсутній, а залишок по обліку являє собою природний убуток (наприклад, по зберіганню спирту), який і фіксується інвентаризаційною комісією. Такого типу інвентаризація називається перманентною. Організація перманентної інвентаризації не вимагає припинення прибутково-витратних операцій, забезпечує постійний контроль за роботою матеріально відповідальних осіб. Перманентні інвентаризації знижують трудомісткість і тривалість при їх проведенні.

До початку проведення обов'язкової або визначеної підприємством, установою інвентаризації в присутності комісії матеріально відповідальні особи складають звіт про останні проведені операції, відображають їх у складському обліку і разом з описом документів під розписку здають до бухгалтерії. Матеріально відповідальні особи дають комісії розписку, в якій підтверджують, що всі прибуткові та витратні документи здані до бухгалтерії й всі матеріальні цінності, довірені їх зберіганню, знаходяться в приміщенні складу або інших місцях. Якщо підрозділ здійснює реалізацію матеріальних цінностей за готівку, то насамперед підраховується наявність готівки: реєструються показники лічильників касових апаратів, готівка звіряється з показниками касового апарата. Під час інвентаризації прибуткові й витратні операції з матеріальними цінностями як правило не здійснюються. Також до початку інвентаризації перевіряється стан ваговимірювального господарства — точність ваги, гир й іншої апаратури.

Дані про наявність тих чи інших цінностей із зазначенням назви, відмітних ознак, включаючи номенклатурний номер, одиниці виміру і кількості фактично виявлених натуральних одиниць, записуються до інвентаризаційного опису. Кожна сторінка опису підписується всіма членами комісії та