4. Можливість візуального подання таблично організованих даних. В електронних таблицях Microsoft Excel існує можливість графічного відображення залежностей між даними за допомогою різноманітних графіків і діаграм. Причому процес побудови максимально полегшений за допомогою використання спеціальної підпрограми – Майстра діаграм.

Загалом можна сказати, що електронні таблиці полегшують і оптимізують роботу бізнес-користувачів, забезпечуючи продуктивність праці, недосяжну при роботі зі звичайними паперовими документами.

4. Як розроблюються додатки, що працюють із БД?

База даних (БД) – це комп’ютерний термін для позначення сукупності інформації з певної теми або інформації, що використовується в певній предметній області. Зберігання такої інформації у вигляді бази даних дозволяє істотно полегшити її використання і доступ до неї. Комп’ютерна база даних – це не що інше, як автоматизована версія системи заповнення, зберігання і видачі документів. В комп’ютерних базах даних інформація зберігається у певному форматі. В таких базах даних може міститися будь-яка інформація – від простого тексту (наприклад, ім’я і адреса) до складної структури даних, включаючи малюнки, звуки і відеозображення. Зберігання даних в заздалегідь відомому форматі дозволяє системі управління базами даних (СУБД) перетворювати дані в корисну інформацію завдяки використанню різних методів виведення, таких як запити і звіти. На сьогоднішній день найбільше розповсюдження отримали реляційні бази даних в яких дані подані у вигляді взаємопов’язаних таблиць. Людина використовує комп’ютер для доступу до збережених в таблицях даних, вводячи дані в таблиці через форми і отримуючи їх за допомогою запитів. Запити відбирають з БД лише необхідні дані. Потім за допомогою звіту дані виводяться на екран або принтер. Макроси і модулі дозволяють користувачеві автоматизувати цей процес, аж до створення меню і діалогових вікон. Усі перелічені об’єкти разом й утворюють додаток, який працює з БД. Сучасні системи управління базами даних дозволяють користувачеві створювати досить потужні додатки, які за складністю і функціональними можливостями часом не поступаються самій СУБД.

В загальному випадку створення додатків в реляційній базі даних поділяється на п’ять принципових етапів:

1. Загальне проектування системи.

2. Проектування звітів.

3. Проектування даних.

4. Проектування таблиць.

5. Проектування форм.

1. Загальне проектування системи. Всі розробники програмного забезпечення і кінцеві користувачі стикаються зі схожими проблемами. Перша з них – це збирання вимог кінцевого користувача (клієнта, співробітника або самого розробника). Важливо зрозуміти загальні вимоги, котрим повинна відповідати система. Проектування є інтерактивною процедурою: в міру завершення кожного нового етапу необхідно озирнутися на попередні, щоб впевнитися, що базовий проект не змінився.

2. Проектування звітів. Проектування звітів є дуже відповідальним етапом розробки додатку БД, адже саме задля отримання різного роду звітів зазвичай і вносяться дані в БД. Проектування необхідно деталізувати настільки, наскільки це можливо, кожний новий крок необхідно почати з перевірки додержання загальних цілей проектування. Розробник повинен визначитися, які саме звіти потрібні, яка інформація виводиться в кожному з них.

3. Проектування даних. Коли вирішене, що саме буде відображене у звітах, час подумати про те, як систематизувати дані, щоб зробити їх доступними для розроблених звітів. Наступний крок проектування – складання опису всіх полів даних, які знадобляться у звітах. Один з кращих способів зробити це – записати на папері усі елементи даних, які знаходяться в кожному звіті. Роблячи це, слід позначати елементи, котрі містяться більш ніж в одному звіті. Слід переконатися, що при співпадінні імен елементів даних з різного роду звітів ці елементи дійсно співпадають. Слід також визначити, чи всі звіти в додатку будуються на основі повних даних відповідних таблиць, чи потрібно обирати лише певні записи, в останньому випадку слід додатково розробити запити, динамічні набори яких будуть використовуватися в звітах (це можуть бути як дані, що відповідають певному критерію, так і результати обчислень).

4. Проектування таблиць. Після визначення способу виведення і обробки даних в таблицях можна безпосередньо переходити до створення самих таблиць бази даних. Таблиці зв’язуються так, що інформація з однієї таблиці доступна з іншої таблиці. Зазвичай в додатках, спроектованих на базі реляційних СУБД використовується декілька таблиць, що допомагає зменшити надлишковість даних і оптимізувати додаток.

5. Проектування форм. Після створення таблиць і встановлення зв’язків між ними необхідно спроектувати форми. Форми складаються з полів, за допомогою яких здійснюється введення та перегляд даних. Якщо це взагалі можливо, форми повинні виглядати як паперові документи. Така установка створює найбільш дружній інтерфейс користувача.

Створення форм є завершальним етапом розробки додатку для роботи з реляційною БД. Після цього можливе безпосереднє заповнення БД даними: дані вводяться через форми в таблиці, результати аналітичної обробки даних виводяться через звіти.

Література

Глушаков С.В. Базы данных. – М., 2002.

Керри Н. Праг, Мишель