Реформування системи бухгалтерського обліку із застосуванням міжнародних стандартів підвищує вимоги до автоматизованих систем: це й можливість надання даних для фінансового аналізу, і поширення можливостей бухгалтерського діловодства й документообігу, і системи зведеного обліку та фінансової звітності.

Одним із глобальних понять теорії бухгалтерського обліку, що в значній мірі впливає на його організацію, є поняття форми бухгалтерського обліку.

На розвиток форм бухгалтерського обліку найбільше впливають вимоги широкого розподілу праці між обліковими працівниками, ведення детального аналітичного обліку, швидкого одержання підсумкової інформації. Форми обліку, що передбачають застосування комп’ютерів, на відміну від паперових, дозволяють ефективно задовольнити наведеним вимогам. Можливість здійснення широкого розподілу праці забезпечується тим, що сучасні програмно-апаратні комп’ютерні системи, як правило, побудовані на принципах розподіленої обробки даних. Завдяки програмно реалізованому механізму, що дозволяє працювати з однією базою даних одночасно різним користувачам, з’явилась можливість одночасно працювати з одним обліковим реєстром не одному, а декільком бухгалтерам.

Застосування комп’ютерів дозволяє вирішити проблему аналітичного обліку. Якщо при застосуванні паперових форм обліку збільшення рівнів деталізації аналітичного обліку та переліку об’єктів аналітики вимагає збільшення кількості облікових працівників, то при застосуванні комп’ютерної техніки можна ефективно вести аналітичний облік з будь-яким рівнем деталізації та широкою номенклатурою аналітичних об’єктів. Реєстрація операцій в хронологічному і системному порядку в розрізі синтетичних та аналітичних рахунків , яка раніше здійснювалась окремо, поєднується в одному робочому процесі. При цьому контроль за тотожністю даних аналітичного та синтетичного обліку забезпечується автоматично. При паперових формах обліку операції накопичення даних в облікових регістрах, обчислення підсумків та перенесення даних між обліковими регістрами потребують великих затрат живої праці та завжди пов’язані з помилками. При застосуванні комп’ютерів ці операції виконуються без участі людини.

Обліковий регістр є невід’ємною складовою форми обліку. Регістри відображають вторинну облікову інформацію (первинне джерело інформації – бухгалтерські документи) та є матеріальним засобом фіксації на рахунках даних про факти господарської діяльності підприємства. Паперові регістри призначені для формування в них заздалегідь встановленого переліку показників. В основу побудови регістрів бухгалтерського обліку паперових форм покладений принцип надлишку, тобто фіксуються всі дані, які можуть знадобитись. В умовах застосування комп’ютерів, зміст поняття „регістр бухгалтерського обліку” змінюється. Якщо при безкомп’ютерних способах обробки облікових даних під регістром бухгалтерського обліку розуміють засіб, призначений для фіксації, накопичення, систематизації, узагальнення і відображення облікової інформації, то в умовах комп’ютерного бухгалтерського обліку стадія відображення облікової інформації, тобто надання систематизованих облікових даних в зручному для користувача вигляді, як правило, є самостійним процесом, що не пов’язаний зі стадіями накопичення, узагальнення облікової інформації при застосуванні комп’ютерів здійснюється в автоматичному режимі. Первинна облікова інформація накопичується в базі даних комп’ютерної системи, а узагальнюється та систематизується на рахунках, що представлені окремими комірками пам’яті комп’ютера та є ідеальними носіями ознак її групування.

Оскільки порядок ведення, спосіб і послідовність обробки облікових даних комп’ютерами, формування зведених облікових показників повністю залежать від програми, що використовується, при комп’ютерній формі важливого значення набуває програмне забезпечення для обробки облікової інформації. Таким чином, технологічний процес комп’ютерного обліку визначається загальними принципами програмування, і елементи форми знаходять своє конкретне втілення в програмах для комп’ютеризації облікових робіт.

За ступенем впливу на організаційну структуру підприємства виділяють два підходи до автоматизації процесу бухгалтерського обліку. Перший ґрунтується на адаптації інформаційної технології до організаційної структури підприємства та бухгалтерії. Комп’ютерна система бухгалтерського обліку пристосовується до організаційної структури в її існуючому вигляді і відбувається локальна модернізація сформованих методів роботи. При цьому здійснюється розподіл функцій між технічними працівниками і спеціалістами (бухгалтерами, адміністраторами), об’єднання функцій збирання і обробки інформації з функцією прийняття рішень. Такий спосіб впровадження нової інформаційної технології орієнтований на діючу організаційну структуру управління. При цьому ступінь ризику від впровадження цієї технології зводиться до мінімуму, оскільки витрати незначні, а організаційна структура залишається без змін.

Другий, значно ефективніший підхід до впровадження комп’ютерної системи бухгалтерського обліку, передбачає раціоналізацію організаційної структури підприємства і бухгалтерії. Організаційна структура оптимізується таким чином, щоб впровадження інформаційної технології дало найбільший ефект. Основою такого підходу є максимальний розвиток технічних комунікацій і розробка нових організаційних взаємозв’язків, які раніше були економічно недоцільними.

Перспективною є така структура бухгалтерії, при якій в її складі замість облікових підрозділів з ділянок обліку виділяються два основні відділи: відділ інформаційної системи та контрольний відділ, підпорядковані головному бухгалтеру.

Перший відділ – інформаційний, забезпечує взаємозв’язок із структурними підрозділами підприємства і складається з групи працівників, до якої належать інженери-програмісти та бухгалтери-консультанти, що допомагають технічним працівникам вводити первинну інформацію. Таким чином, до працівників першого сектору належать працівники, які забезпечують поповнення інформаційної бази даних та поточне налагодження комп’ютерної системи бухгалтерського обліку. До другого відділу – контрольного - належить група бухгалтерів - контролерів, які безпосередньо не вводять облікову інформацію до бази даних, але здійснюють контроль за правильністю її введення і при необхідності, коригують. Окрім наведених функцій до компетенції контролерів входить розробка і перевірка виконання облікової політики, складання внутрішніх та зовнішніх звітів, кошторисів і контроль за їх виконанням, оцінка нормативних і фактичних даних.

Застосування комп'ютерної техніки підвищує ефективність аналітичної роботи за рахунок скорочення термінів проведення аналізу, більш повного виявлення впливу факторів, заміни приблизних розрахунків на більш точні обчислення.

Інформація, використовувана для ПК поділяється на:

змінну (дані про випуск продукції в розрізі видів асортименту, про забезпеченість і використання усіх видів ресурсів);

умовно-постійну (базисні дані за всіма показниками, базисні норми витрати матеріальних ресурсів, норми часу, дані