типових бухгалтерських операцій. Дана структура обліку дозволяє накопичувати інформацію для синтетичного і аналітичного обліку.
Технологічний процес автоматизованого обліку включає наступні основні етапи:
Підготовчий етап. На цьому етапі здійснюється налаштування плану рахунків. З цією метою в базу даних вносяться необхідні зміни та доповнення, додаються рахунки і субрахунки, яких не вистачає, визначається необхідний аналітичний облік для них.
Етап коригування чи доповнення господарських операцій для забезпечення правильності автоматичного подання бухгалтерської проводки. На момент впровадження інформаційної системи з ручних реєстрів бухгалтерського обліку переносяться залишки по рахункам на початок місяця, т. б. на дату впровадження.
Етап документального оформлення фактів господарської діяльності підприємства. На цьому етапі при оформленні первинного документу одночасно здійснюється їх автоматизована реєстрація.
Етап формування господарських операцій і їх відображення на рахунках бухгалтерського обліку.
Етап формування господарських звітних форм зведених реєстрів бухгалтерського обліку (Головна книга, оборотний баланс, відомості синтетичного та аналітичного обліку). На цьому етапі формується форма №2 фінансової звітності "Звіт про фінансові результати". При формуванні звітності використовуються вхідні залишки на початок звітного періоду і обороти по рахунках за звітний період.
На цьому етапі здійснюється закриття розрахункового періоду і формування архіву облікових даних. Інформація про залишки і обороти по рахунках бухгалтерського обліку по періоду, що закривається переносяться в спеціальний набір даних для подальшого їх зберігання.
Для відображення інформації та управління роботою інформаційної системи застосовуються екрани, оформлені відповідним чином. До них відносяться:
1. Головне меню (наприклад, таке)
Документи | Облік | Обороти | Звіти | Залишки | Словники | Сервіс | Вихід
За допомогою головного меню вибирається необхідний режим роботи інформаційної системи і відкривається доступ до відповідного об'єкту обліку.
Вікно перегляду передбачене для відображення списку об'єктів обліку і для вибору об'єктів з метою виконання над ними певних дій.
Форма редагування даних - це спеціальним чином оформлений екран, передбачений для відображення та редагування характеристик об'єктів обліку.
Меню вибору - це спеціальним чином підготовлений екран, передбачений для відображення переліку можливих дій і для вибору конкретної дії.
З 01.01.2000 р. в Україні діють положення бухгалтерського обліку. У зв'язку з цим організація обліку, аналізу, аудиту фінансових результатів повинна відповідати вимогам фінансового обліку. У фінансовому обліку обробляється частина облікової інформації, що показує фінансове становище підприємства. Ця інформація формується в документах фінансової звітності. Схема фінансового обліку на підприємстві в умовах функціонування інформаційних систем наведена на рис. 4.2.
Аудит в умовах автоматизованої інформаційної системи залежить від рівня автоматизації обліку і аудиту, наявності методик проведення автоматизованого аудиту, ступеня доступності до облікових даних, складності обробки інформації.
Переваги:
- розширюється сфера аудиторської перевірки, підвищується її точність, швидкість і повнота;
- комп'ютерна система дозволяє зробити ті операції, які вручну зробити неможливо;
- комп'ютерне середовище дозволяє більш повно і глибоко зробити висновок про специфіку діяльності підприємства і отримати зведені дані з комп'ютера клієнта.
Аудит фінансових результатів в комп'ютерному середовищі має свої переваги та недоліки.
Первинні документи | Результати розрахунків по обліку операцій
Книга обліку господарських операцій | Довідний типових господарських операцій
Оборотний баланс |
Довідник
План рахунків БО
Фінансовий звіт |
Довідник календар
Облікові регістри Головна книга | Довідник перерахунку валют
Рис. 4.2. Схема фінансового обліку в умовах функціонування інформаційної системи
Труднощі аудиту в комп'ютерному середовищі:
неможливість вибрати інформацію їх файлів у зв'язку з відсутністю або нерегулярним документальним оформленням записів;
велика кількість програмних звітів, які не задокументовані, не перевірені і не схвалені;
несумісність технічних засобів клієнта і аудитора, невідповідність програмного забезпечення і інше.
При аудиті із застосуванням інформаційних систем існують деякі особливості при проведенні аудиторських процедур:
Можлива відсутність вхідних первинних документів.
Неможливість залишити аудиторські помітки.
Потреба доступу до даних, що зберігаються на носіях, що читаються тільки комп'ютером.
Можливість зміни часу проведення аудиторської перевірки, оскільки окрема інформація зберігається нетривалий час.
Техніка проведення аудиторської перевірки в умовах функціонування інформаційної системи.
Аудитор досліджує операції, що здійснюються на АРМах І категорії в кілька етапів:
перевірка правильності застосування облікових номенклатур;
перевірка правильності визначення облікових показників та облікової реєстрації;
перевірка повноти вхідної інформації;
перевірка порядку контролю інформації, порядку коригування нормативно-довідкової інформації.
На АРМі II категорії перевірка здійснюється в 4 етапи:
перевірка підсумкових вихідних даних;
перевірка відповідності документації законодавчим актам;
перевірка законності коригування вихідної інформації;
перевірка порядку зберігання інформації для архіву і її відповідність даним, які виведені на паперовому носії.
На АРМі III категорії перевіряється правильність зведення інформації. Аудитор надає додаткові послуги:
виявлення резервів;
проведення аналізу звітності;
фінансове прогнозування.
Засоби і методи, які застосовуються для аудиторської перевірки в інформаційних системах підрозділяються на групи:
Робота в реальному режимі часу з реальними даними.
Робота із статистичними даними.
Робота з імітаційними даними.
Проведення аналізу спеціальними програмними засобами.
На практиці застосовують 3 типи підходу до використання електронної техніки: перевірка даних за допомогою програмних засобів перевіряємого підприємства шляхом імітації облікових даних; перевірка даних за допомогою спеціальних аудиторських програм, підготовлених працівниками перевіряємого підприємства; перевірка даних за допомогою спеціальних аудиторських програм, підготовлених аудиторською фірмою.
Організація АРМ бухгалтера по управлінському обліку фінансових результатів має важливе значення для управління підприємством.
Управлінський облік відображає всі види бухгалтерських даних, опрацьовані і передані для подальшого внутрішнього використання і вирішення задач управління.
Для прийняття управлінських рішень на основі бухгалтерської інформації треба застосовувати інформаційні системи, які дають змогу на основі логіки уявити необхідні управлінські рішення.
База знань складається з підсистем:
підсистема нагромадження знань - ця підсистема забезпечує введення, перевірку даних, а також забезпечує навчання конкретної додаткової операції або окремої ділянки обліку;
підсистема пояснень розкриває, яке треба прийняти управлінське рішення. За запитом система може видавати інформацію з бази знань і подавати її в механізм висновків;
підсистема логічних висновків;
підсистема прийняття рішень - дає можливість впорядкувати альтернативи, вибрати