інформації, як правило, забезпечують внутрішньою інформацією лише бухгалтерський облік, статистику, складання зведеної звітності, тощо. А тому необхідну інформацію для вироблення та прийняття управлінських рішень керівники здебільшого вимушені збирати і обробляти вручну або іншим неефективним способом. При виконанні такої технічної роботи, а вона дорого коштує і забирає багато часу, їм не вистачає інколи часу для оперативного аналізу процесів, які відбуваються на ринку та у виробничо-господарській діяльності, тому вони наспіх підготовлюють управлінські рішення, які не завжди оптимальні і ефективні. Врешті зазнають збитків виробництво та інші ланки, що за умов ринкових відносин призводить об‘єкт управління до банкрутства.
Для того, щоб підвищити оперативність і покращити якість управління, а також щоб постійно вдосконалювати методи управління, потрібно забезпечувати керівників своєчасною і об‘єктивно необхідною інформацією зовнішнього і внутрішнього характеру, яку б вони використовували при виробленні та прийнятті управлінських рішень.
Розробки вчених і практиків спрямовані на всебічну комп‘ютеризацію, з одного боку, правової, ділової, економічної інформації, яка стосується автоматизації управління в організаційно-економічних об‘єктах різних рівнів і призначень, з іншого-соціально-побутової інформації, яка потрібна населенню як послуга для забезпечення нормальної життєдіяльності.
При обліку, контролі, аудиті та аналізі фінансової звітності підприємства використовують зведені форми та звітні дані бухгалтерського обліку, які в свою чергу базуються на первинному та поточному обліку.
При аналізі, контролі та аудиті результатом комп’ютерної обробки даних є безтекстові таблиці, малюнки, креслення, схеми, графіки, акти перевірки, оцінкові і експертні висновки, тощо.
Контрольний процес складається з великої кількості операцій. Контрольна операція це дія над економічними даними з метою одержання різних проміжних і кінцевих показників, придатних для оцінки результатів роботи.
При організації контрольного процесу розрізняють три етапи: підготовка даних для контролю, перевірка даних різними прийомами контролю та узагальнення результатів контролю.
У контрольному процесі не формують документ і документопотоки у прямому розумінні. Немає й жорсткої регламентації. Строки та послідовність робіт все одно потрібно планувати, як виконавцям так і за структурними підрозділами. Найбільш доцільною формою планування є графік.
Аналітичний процес як технологічна сукупність складається з кількох видів самостійних робіт, кожний із яких в свою чергу, поділяються на самостійні операції.
Операції, що використовуються в аналітичному процесі, поділяються на три типи: механічні, переробні та творчі.
Типи операцій дають змогу визначити три види організаційних місць роботи виконавчі пости: для висококваліфікованих спеціалістів, для спеціалістів середнього рівня і для технічних виконавців.
Співвідношення різних операцій формує аналітичну інформаційну базу, кілька аналітичних фах формують етап аналітичного процесу.
Організаційно аналітичний процес як технологічна сукупність складається з трьох етапів: підготовчого, аналітичної обробки та заключного.
На кожному етапі об’єктами організації аналітичного процесу є аналітичні номенклатури, носії аналітичних номенклатур, рух носіїв аналітичної номенклатури у процесі обробки та формування показників, забезпечення аналітичного процесу.
Метою аналізу є одержання узагальнюючих висновків, які можуть бути використані для прийняття управлінського рішення у господарській діяльності.
Важливим елементом є перевірка якості джерел аналізу. Оскільки від якості джерел аналізу залежить вірогідність результатів аналізу, їх слід обов’язково ретельно перевіряти.
Організація технології контрольного процесу це створення організаційних передумов для оптимізації виконання контрольних процедур. Для цього застосовують різні прийоми, які на кожному етапі контрольного процесу становлять цілий комплекс.
Загальні питання організації контрольного процесу та руху носіїв контрольної інформації такі самі як і для облікового процесу.
Організація контролю не має жорсткої регламентації системою нормативних актів, як це має місце при організації бухгалтерського обліку. Технологія контрольного процесу регламентується проектом організації.
Для розв’язання завдань контролю організовують АРМ контролера або ці завдання виконують функціональні АРМ бухгалтера. В умовах автоматизації бухгалтерського обліку ЕОМ формує , а також контролює інформацію згідно з розробленими програмами, які охоплюють усі регламентні та запитні задачі.
В умовах використання АРМ контролера змінюється технологічний процес контролю. Для одержання контрольної інформації використовують узагальнену модель баз даних, що передбачає:
створення загальної бази оперативної і нормативно-довідкової інформації;
загальнометодичні питання обліку та контролю;
прийняття рішень з організації обліку та контролю на конкретних підприємствах;
прийняття рішень з організації обліку та контролю в цілому по підприємству.
Організація автоматизованої системи збирання і обробки економічної інформації сприяє побудові раціональної структури апарату управління підприємством і більш корисному використанню для виробничих цілей. Функціонування зазначеної системи створює умови для підвищення культури управління, а також звільняє керівників і фахівців різних рівнів від ручної праці по збиранню і обробці інформації, скорочує строки вироблювання і прийняття управлінських рішень, поліпшує їх якість.
Комп’ютерний аудит зведеного обліку і звітності здійснюється на основі даних АРМ бухгалтера з використанням аудиторської нормативно-довідкової інформації.
Модель автоматизованої обробки інформації можна представити таким чином [17, с. 57]:
Підготовка первинної інформації
Створення картотеки на момент вступу
Створення НДІ на момент вступу
Створення набору даних щодо діяльності МП
Проведення розрахунків та занесення інформації в БД
Формування інформації для наступного використання
Проведення аналізу результативної інформації
Прийняття управлінських рішень з отриманих результатів
Передача даних в суміжні АРМ.
Досягнуті в останні роки результати розвитку засобів обчислювальної техніки, методів проектування програмного та інформаційного забезпечення різного рівня та призначення сприяли суттєвому перегляду прийнятих раніше підходів до створення автоматизованих систем, і перш за все, призвели до створення нової інформаційної технології, основними принципами якої є [17, с. 63]:
Забезпечення спілкування кінцевого користувача (бухгалтера, комірника, економіста і т.п.) з системою автоматизації на професійній мові, представлення вхідної та результативної інформації в звичайній та зручній користувачеві формі.
Забезпечення можливості вирішення задач обліку, контролю аналізу та аудиту по їх постановкам та початковим даним незалежно від складності та наявності формальних математичних моделей задач.
Створення кінцевому користувачеві таких умов роботи, при яких він здійснює процеси управління