Контрольна робота
з предмету: „Документознавство і діловодство”

Зміст

1. Зберігання документів у структурних підрозділах установи

Добір документів на збереження або знищення є результатом проведення експертизи цінності документів.

Експертизою в діловодстві називається вивчення документів на основі принципів і критеріїв з цінності з метою визначення засобів збереження і добору частини з них для тривалого збереження.

Експертиза цінності документів приводяться у відповідність з нормативними літературними документами. Склад документів, що підлягають постійному збереженню, а також тривалість збереження інших документів визначається Типовими переліками документів із указівкою термінів їхнього збереження, що складаються і затверджуються архівною службою; мінімальні терміни збереження, зазначені в цих переліках, носять нормативний характер і не повинні бути порушені.

З метою розширення складу документів і збільшення термінів збереження деяких категорій на основі Типового переліку можуть створювати відомчі (галузеві) переліки, що мають нормативний характер для організацій даної галузі після їхнього твердження разом з архівною службою. Експертиза цінності проводиться в наступних випадках:

Для проведення експертизи цінності документів, а також розгляду нормативно-методичних документів його роботі служби діловодства й архіву у всіх організаціях створюються постійно діючі експертні комісії.

Експертна комісія є дорадчим органом, її рішення набирають сили після їхнього твердження керівником організації або його заступником. Секретарем експертної комісії призначається, як правило, секретар організації або співробітник діловодної служби. Засідання комісії проводяться не рідше двох разів у рік і оформляються протоколами.

Експертиза цінності документів проводиться на основі переліків документів із указівкою термінів збереження з полистовим розглядом справ постійного збереження і справ з оцінкою в переліку експертно-перевірочної комісії архівного органа для справ тимчасового збереження.

За результатами експертизи цінності документів складається опис для постійного і довгострокового збереження, у т.ч. по особовому складу, й акти про виділення до знищення документів, не підлягаючих збереженню по єдиній, регламентованій державною архівною службою формі.

Протоколи експертної комісії про схвалення описів на справи постійного збереження і по особовому складу, про зміну типових термінів збереження документів, про встановлення термінів збереження документів, не передбачених діючими переліками, акти про виділення документів до знищення, номенклатури справ затверджуються керівником організації.

Організації, у процесі діяльності яких не створюються документи, що підлягають передачі на державне збереження, складають акти про виділення до знищення документів і знищують документи, включені в ці акти, після закінчення термінів їхнього збереження тільки після складання річних розділів описів справ по особовому складу за відповідний період і їхнього твердження керівником організації.

Справи і документи, призначені для знищення здаються в контори, які займаються прийомом вторинної сировигни. Дата здачі документів, їхня вага і номер прийому здавальної накладної вказуються в акті про виділення документів до знищення. Акти підшиваються в справу після внесення змін в облікові документи служби діловодства і відомчого архіву.

Підшивка знову оформлених у процесі проведення експертизи справ виробляється тільки після її повного завершення.

Рішення експертної комісії і вимоги про необхідність переформування справ, розшуку відсутніх справ і документів доводяться до співробітників, як правило, у формі наказів або вказівок керівника організації.

Документи мають потребу в оперативному або довгостроковому збереженні інформації. Засоби для довгострокового збереження документів мають визначену подібність із засобами архівного збереження документів (якщо мова йде про технічне оснащення архіву організації як самостійного структурного підрозділу).

Для засобів оперативного збереження документів характерні такі особливості, як забезпечення максимальної зручності користування ними, оптимальних режимів збереження розміщених у них документів щодо невеликого габариту і маси.

Велика частина документів, що знаходяться на оперативному збереженні, виконана на паперовій основі. В основному вони зберігаються на робочому місці працівників управлінської праці або в безпосередній близькості від них. Для забезпечення схоронності таких документів і змісту їх у визначеному порядку застосовується кілька видів технічних засобів: лотки, касети, картотеки настільні й інші.

Лотки і касети дозволяють зберігати на поверхні робочих столів окремі документи і їхні комплекси (справи). Найбільш ефектні поворотні лотки, що монтуються по 2-4 на загальній стійці, що прикріплюється до краю робочого столу, причому лотки можна повертати в горизонтальній площині, місткість лотків від 600 до 1200 аркушів папера формату А4. Застосовуються також коробки для збереження документів з пластмас, що охороняють їх від пилу. Для зручності збереження документів на робочих місцях передбачається реконструкція тумб письмових столів, шухляди в яких міняються штангами для забезпечення можливості вертикального збереження папок з документами.

Найбільш ефективні для діловодних операцій механізовані (автоматизовані) картотеки. Вони являють собою сховища карток (документів) з механічної (автоматичної) подачі документів до робочої зони або на стіл оператора по його запиті. Доцільність застосування таких картотек визначається обсягами документів, що зберігаються, і частотою звертання до них.

Збереження документів в автоматизованих картотеках здійснюється відповідно до вимог до такого збереження.

Мова йде про збереження магнітних матеріалів (стрічок, дисків). Облік, збереження і використання машинних документів в оперативному режимі реалізує спеціальна служба збереження. Вона приймає, враховує і зберігає машинограми: створює пошукові системи, анулює документацію в машині, видає її користувачам, передає на архівне збереження.

На кожен носій заводиться облікова картка, куди вноситься дані по його