експлуатації і наступні основні показники: код; реєстраційний номер; короткий зміст; дата створення документа; термін збереження; код реєстрації, вид носія; місце збереження й інші.
Інформативно-пошуковий апарат складають журнали, картотеки, картки обліку документів, ручні довідкові картотеки.
Видача документів для використання здійснюється по актах прийому-видачі із супровідним листом.
2. Скласти номенклатуру справ канцелярії (служби документації)
Приклад номенклатури справ канцелярії учбового закладу.
Індекс структурного підрозділу | Найменування справи | Кількість
томів | Термін зберігання та № ст.за переліком | Примітка
472/1 | Копії наказів і розпоряджень ректора і проректорів загальні | 1 | 5/15
472/2 | Копії наказів і розпоряджень ректора і проректорів по особовому складу | 1 | 5/15
472/3 | Копії наказів і розпоряджень ректора і проректорів по студентах | 1 | 5/15
472/4 | Внутрішня переписка про постановку навчальної й ін.роботи | 1 | 3/204
472/5 | Указівки декана по факультеті | 1 | 5/204
472/6 | Переписка з підприємствами, установами, батьками і студентами по навчальних питаннях | 1 | 3/149
472/7 | Навчальні картки студентів | 12 | Посада/172,343
472/8 | Списки студентів по навчальних групах | 1 | 10/740
472/9 | Залікові й екзаменаційні відомості | 4 | 6эк/91
472/10 | Заяви студентів | 1 | 1/95
Список літератури
Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - К.: Издательство стандартов, 1997.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – К.: 2001.
Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. К.: 1994. - 85 с.
Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. - К.: 1998. - 208 с.
Документы и делопроизводство. Справочное пособие. - К.: 1991.