У діловому світі з різних причин іноді виникають такі ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросивши за неприємності, які ви завдали адресату. Такі листи треба починати так:

Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося...

Хочемо вибачитися за завдані вам зайві турботи.

Інколи доводиться писати листи до ділових партнерів із далекого зарубіжжя. Таку кореспонденцію оформляють за іншими правилами. Є міжнародні стандарти (ISO) на основні документи, в тому числі й на комерційні листи.

Надсилаючи листа до іноземного ділового партнера, необхідно враховувати все: від надписання конверту й добору бланка до складання й оформлення власне листа. Розглянемо деякі правила оформлення листа до іноземного партнера. Адресу відправника зазначають в лівій верхній частині лицьового боку конверта, а в правій нижній – одержувача. Адресу одержувача наводять у такому порядку: спочатку зазначають власне одержувача (це може бути назва фірми, підприємства), ім’я та прізвище адресата, його посаду; з нового рядка – номер будинку, назву вулиці; в наступному рядкові – назву міста, штату чи графства, поштовий округ, рядком нижче – назву країни.

Фірмові бланки слід виготовляти на високоякісному папері формату А4 з берегами, які дорівнюють 1 дюйму (2,54 см). У лівому верхньому куті чи в центрі верхньої частини аркуша розташовується емблема та назва підприємства. Якщо підприємство маловідоме й із назви незрозуміло, чим воно займається, то може зазначатись профіль його діяльності, наприклад: „Travel agency” („Туристична агенція”) тощо.

Якщо це товариство з обмеженою відповідальністю, то після його назви зазначають „LTD” (тобто „limited”). Під назвою або внизу аркуша наводиться юридична адреса фірми.

Все ж насамкінець варто зазначити, що працівники служби документування повинні намагатися скорочувати обсяг документообігу, тобто кількість документів, що надійшли до організації й створені нею за певний період, а отже, обґрунтовано братися за складання документів цієї групи. Службові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні – очно чи телефоном.

Але якщо, все-таки, постала проблема в написанні листа діловому партнеру, то, на мою думку, без засвоєння і вмілого використання всіх вищевикладених правил і особливостей їх оформлення годі сподіватися на успішне укладання якоїсь угоди чи договору.

Працівникам політичної та економічної сфер потрібно постійно удосконалювати навики написання ділової кореспонденції. Недаремно у Національному університеті „Києво-Могилянська академія” введено курс ділового листування. Керівники цього вищого закладу освіти зрозуміли важливість володіння цими навиками. Тепер черга за іншими.

Список використаної літератури

Глущик С. В. та ін.

Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів / C. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук. – 3-тє вид., переробл. і допов. – К. АСК., 2002. – 400с.

Діденко А. Н.

Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000. – 384с.

Ділова українська мова: Навч. посібник / За ред. Горбулова О. Д. – К.: Знання, 2000. – 226с.

Паламар Л.М., Кацавець Г. М.

Мова ділових паперів: Практичний посібник. – 4-е вид. – К.: Либідь, 2000. — 296с.