нагороди й заохочення;

участь у громадському житті;

сімейний стан і склад сім'ї;

паспортні дані, домашня адреса й номер телефону.

Нижче від текстової частини проставляють дату складання ав-тобіографії (ліворуч) та підписуються (праворуч).

Автобіографія зберігається в особовій справі.

Якщо автобіографію пишуть на трафаретному бланку, то ви-світлюють деякі додаткові питання: судимість, участь у воєнних діях тощо.

АНКЕТИ

АНКЕТА — це аркуш із низкою запитань, який пропонують заповнити особі, щоб дістати потрібні відомості про неї.

Анкети доводиться заповнювати, коли влаштовуються на роботу, оформляють документи на виїзд для роботи за кордоном, внутрішній та закордонний (дод. 64) паспорти і т. д.

До анкетних форм належить ОСОБОВИЙ ЛИСТОК З ОБЛІКУ КАДРІВ (дод. 65), який заповнюють, влаштовуючись на роботу.

Відповідати на запитання анкети треба розбірливо, чітко (одним словом «так» або «ні» відповідають тільки тоді, коли цього вимагає анкета); не дозволяється робити прочерки замість слів «ні», «не був», «не обирався» і т. д. в разі негативної відповіді.

Відомості про зміни, що сталися після заповнення особового листка фіксують у ДОПОВНЕННЯХ ДО ОСОБОВОГО ЛИСТКА З ОБЛІКУ КАДРІВ (дод. 66).

Державні службовці, наймаючись на роботу, заповнюють ОСО-БОВУ КАРТКУ (форма П-2ДС) (дод. 67), яка містить ДОДАТОК 1 ДО ОСОБОВОЇ КАРТКИ П-2ДС (дод. 68). Типову форму № П-2 на державних службовців не заповнюють.

ВИГОТОВЛЕННЯ КОПІЙ З ОСОБИСТИХ ДОКУМЕНТІВ, ОФОРМЛЕНИХ НА ТРАФАРЕТНИХ БЛАНКАХ

Копії з особистих документів (диплома, свідоцтва про народ-ження тощо) виготовляють машинописним способом на спеціальних трафаретних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4.

Якщо копію виготовляють на чистому аркуші паперу, то повністю відтворюють реквізити оригіналу (дод. 69, 70).

Якщо трафаретний бланк, на якому виготовлено сам документ, двомовний (дод. 71), то копію (дод. 72) виготовляють тією мовою, якою зроблено запис у трафаретному бланку оригіналу документа.

При відтворенні реквізиту 23 (підпис) посадова особа (особи) не підписується, а зазначають слово «підпис» («підписи»). Малюнки та відбитки печаток також не відтворюють.

Обов'язковим є реквізит 27 (позначка про завірення копії); в разі потреби у реквізиті 27 проставляють відбиток печатки підприємства, де завірено копію.

В нотаріальних конторах є трафаретні бланки для знімання копій з особистих документів.

Особа, яка завірила копію, несе повну відповідальність за відповідність копії оригіналові.

ДОРУЧЕННЯ

ДОРУЧЕННЯ — це документ, що видається підприємством або приватною особою іншій особі для подання третій особі (під-приємству), в якому визначається повноваження другої особи під час здійснення зазначених у документі юридичних дій, наприклад одержання грошей або матеріальних цінностей, підписання дого-ворів тощо.

Доручення бувають: * офіційні; * особисті.

Офіційні доручення видаються представникові підприємства для виконання дій від імені підприємства, їх оформляють на спеціальних або загальних (дод. 73) бланках формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту).

О РЕКВІЗИТИ ДОРУЧЕННЯ, ВИГОТОВЛЕНОГО НА ЗАГАЛЬ-НОМУ БЛАНКУ:

10 — назва виду документа (доручення);

11 — дата (зазначають словесно-цифровим способом);

12 — індекс (проставляють у день підписання);

14 — місце складання чи видання;

21 — текст [Зазначають, яка організація, кому (прізвище, ім'я, по батькові, паспортні дані), де і що доручає. Також у тексті за-лишають місце для підпису особи, якій видано доручення. Закін-чують текст зазначенням терміну дії доручення.];

23 — підпис (підписують керівник підприємства та головний бухгалтер);

26 — відбиток печатки (гербової або круглої, що прирівнюється до гербової).

Офіційне доручення видають під розписку особі, на яку його оформлено.

Доручення на одержання особою матеріальних цінностей від іншого підприємства оформляють машинописним способом або від руки на трафаретному бланку [форми № М-2, М-26 (дод. 74)].

Бланки таких доручень виготовляються на спеціальному папері, мають серію, номер і належать до бланків суворої звітності.

Бланк доручення за формою М-2 оформляють у тому разі, якщо перелік товарно-матеріальних цінностей невеликий. Усі вільні графи доручення закреслюють, щоб не можна було нічого дописати.

Особисті доручення видаються фізичною особою. Оформляють їх від руки (дод. 75) або машинописним способом на чистому аркуші паперу. Особисті доручення засвідчує нотаріус або вповно-важена особа підприємства, де працює чи навчається довіритель, адміністрація стаціонарного лікувального закладу, установи, де він перебуває на лікуванні, або вповноважені особи військової частини, в якій довіритель служить.

При виконанні дій, зазначених у дорученні, пред'явлення до-кумента, що засвідчує особу, на яку оформлено дане доручення, обов'язкове.

Виправлення та стирання в дорученнях категорично заборо-няються.

РОЗПИСКИ

РОЗПИСКА — це документ, в якому підтверджуються дії, що вже відбулися (як правило, одержання грошей або матеріальних цінностей від підприємства чи приватної особи).

Складають розписку в довільній формі на чистому аркуші паперу здебільшого від руки (дод. 76) або машинописним способом. У розписці мають бути такі відомості: назва виду документа (Розписка); посада автора (в разі потреби);

прізвище, ім'я та по батькові особи, яка дає розписку; сума взятих грошей або назви товарно-матеріальних цінностей; дата оформлення документа; підпис автора.

Одержану суму грошей у розписці зазначають цифрами, а в дужках — розшифровують словами.

У розписці, як і в дорученні, категорично забороняється робити будь-які виправлення чи стирання. Всі вільні місця між текстом та підписом перекреслюють. Складають розписку в одному примірнику і зберігають нарівні з грошовими та цінними докумен-тами.

Іноді в розписці зазначають свідків, тобто осіб, у присутності яких її було написано. В такому разі ці особи засвідчують документ своїми підписами.

ОСОБОВІ СПРАВИ

ОСОБОВА СПРАВА — це сукупність документів, що містять Найповніші відомості про працівника (студента).

На кожного працівника підприємства (установи, організації) у відділі кадрів (чи у відповідній службі) формують особову справу. До неї заносять документи, що їх складає чи заповнює працівник ПРИ вступі на роботу (заяву, особовий листок з обліку кадрів чи анкету, автобіографію), копії документів про