Всі ці документи підшивають в окрему теку, на обкладинці якої зазначаються в такій послідовності: назва підприємства (організації, установи); «ВІДДІЛ КАДРІВ»; «ОСОБОВА СПРАВА № _»; ім'я, по батькові, прізвище працівника, на якого оформлено особову справу; правила користування особовою справою (дод. 77).

До особової справи мають входити такі документи (в порядку зазначення):

1) опис документів, що зберігаються в особовій справі (дод. 78);

2) заява про прийняття на роботу;

3) направлення чи рекомендація:

4) анкета або особовий листок з обліку кадрів;

5) автобіографія;

6) копії документів про освіту (кваліфікацію);

7) характеристики (якщо подавалися під час прийняття на роботу);

8) витяги з наказів (про прийняття на роботу, переміщення, звільнення) (дод. 79, 80);

9) доповнення до особового листка з обліку кадрів;

10) листок заохочень та стягнень (дод. 81);

11) довідки та інші документи, що стосуються даної особи.

Довідки про стан здоров'я, з місця проживання та інші доку-менти, що мають другорядний характер, групують окремо. Не за-носять до особових справ також витяги з наказів про накладення дисциплінарних стягнень, про заохочення, про зміну прізвища (ці записи роблять у доповненні до особового листка з обліку кадрів та в доповненні до особової справи з обліку заохочень та стягнень).

Особові справи зберігають окремо від інших документів, у спеціальних сейфах. Доступ до особових справ мають пра-цівники, які визначені наказом керівника.

При формуванні особових справ підприємству дозволяється ви-готовляти копії потрібних документів, наприклад копії диплома, свідоцтва про народження, свідоцтва про укладення шлюбу, свідоцтва про розірвання шлюбу. Знімати копію дозволяється лише з оригіналу документа. Дозволяється підшивати в особову справу ксерокопії документів. Вони мають бути звірені з оригіналом (для виявлення фальшивих) та відповідним чином засвідчені відпо-відальною посадовою особою.

Знімання й засвідчення копій з паспорта, профспілкового квит-ка, перепустки, депутатського мандата, військового квитка за-бороняється.

ТРУДОВІ КНИЖКИ

ТРУДОВА КНИЖКА — це документ установленого зразка, в якому записані відомості про стаж роботи, нагороди, заохочення кожного працівника.

Отже, це основний документ, який підтверджує трудову діяльність особи. Тому трудовим книжкам, зокрема точному запов-ненню їх, приділяють особливу увагу. Порядок заповнення трудових книжок та вкладок до них, обліку їх та видачі в разі звільнення чи втрати тощо регламентує «Інструкція про порядок ведення тру-дових книжок на підприємствах, в установах та організаціях»** Затверджена спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України 29 липня 1993 року № 58 відповідно до постанови Кабінету Міністрів України 27 квітня 1993 року «Про трудові книжки України», зареєстрована в Міністерстві юстиції України Н. серпня 1993 року за № ПО. Зміни й доповнення внесено спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України І Міністерства соціального «хисту населення України 26 березня 1996 року № 29, зареєстрованого в Міністерстві Юстиції 24 квітня 1996 року за № 202/1227..

Розглянемо порядок ведення трудових книжок.

Загальні положення*

Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій (надалі підприємств) усіх форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, включаючи осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерсь-ких) господарств, на сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

На осіб, які працюють за трудовим договором у підприємців, котрі не мають прав юридичної особи, а також в окремих громадян по їх обслуговуванню (як хатні робітники, доглядальники, водії, охоронці і т. ін.), трудові книжки не ведуться, їхня робота під-тверджується довідкою організації, з участю якої було укладено трудовий договір між особою та наймачем, а також довідкою про сплату внесків у фонд державного соціального страхування.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ве-дуться тільки за місцем їхньої основної роботи.*

Трудові книжки раніше встановленого зразка обмінові не підлягають.*

Влаштовуючись на роботу, особа зобов'язана подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку.*

Особи, які вперше стають до роботи й не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил України, Національної гвардії України, Служби безпеки України, Прикордонних військ України, Цивільної оборони України, Управління охорони вищих посадових осіб України та інших військових формувань, створених відповідно до чинного за-конодавства України (далі Збройні Сили України та інші війська), та військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил колишнього Союзу РСР і Збройних Сил держав — учасниць СНД, пред'являють вій-ськовий квиток. Звільнені з місць відбування покарання за кри-мінальний злочин зобов'язані пред'явити довідку про звільнення.

Заповнення трудових книжок

Загальні вказівки*

Трудові книжки і вкладки до них заповнюються у відповідних" розділах українською та російською мовами.*

Якщо особа розпочинає свій трудовий шлях і ще не має трудової книжки, то власник або вповноважений ним орган має оформити (виписати) її не пізніше, ніж у тижневий термін від дня прийняття працівника на роботу.

У трудову книжку вносять такі відомості (дод. 82):

про працівника — його прізвище, ім'я та по батькові, дата народження;

про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;

про нагородження державними нагородами та відзнаками Ук-раїни, про заохочення за успіхи в роботі та інші відповідно до чинного законодавства України;

про відкриття, на які видано дипломи, використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції та грошові винагороди у зв'язку з цим.

Стягнення у трудовій книжці не зазначаються.*

Записи в разі звільнення працівника або переведення його на іншу роботу мають точно відповідати формулюванням чинного законодавства й містити посилання на відповідну статтю, пункт закону.*

Всі записи про прийняття